Rapport frå tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn i Eid kommune 2012

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika som blei avdekte innanfor dei reviderte områda.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn vert behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at kartlegging og vurdering av søknadene blir gjort på ein forsvarleg måte.

Fylkesmannen avdekka to avvik under systemrevisjonen i Eid kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik 1:

Eid kommune sikrar ikkje at det vert gjort forsvarleg kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik 2:

Eid kommune sikrar ikkje at det blir gjort forsvarleg vurdering ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Dato:

26.06.2012

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Kari Vold Olsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Eid kommune i perioden 03.02.2012 – 26.06.2012. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2012, og er del av eit landsomfattande tilsyn etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten gjer greie for avvika som blei avdekt under revisjonen og gir derfor inga fullstendig

tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring.

2. Omtale av kommunen

Eid kommune hadde 01.01.2011 5.905 innbyggjarar. Rådmann og fire kommunalsjefar utgjer leiinga i

Eid kommune. NAV-kontoret er ei av 30 einingar.

NAV-leiar og to tilsette i kontoret kartlegg, vurderer og avgjer søknader om økonomisk stønad. Alle tre har utdanningsbakgrunn som barnevernspedagog. NAV-leiar skriv under vedtaka. Så langt som råd, skal personar som søkjer økonomisk stønad for første gong, ha ein samtale med NAV-leiar. Vidare skal NAV-leiar i utgangspunktet behandle alle søknader om nødhjelp.

Grunnen til at NAV-leiar for tida er mykje deltakande i saksbehandlinga av søknader om økonomisk stønad er at det over tid har vore sjukefråvær i kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel: sendt ut 03.02.2012 . Dokumentgrunnlag frå kommunen: motteke 21.03.2012. Opningsmøte: 26.04.2012.

Intervju: fire personar blei intervjua.

Sluttmøte: 27.04.2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn vert gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er sentralt at kommunen sikrar at situasjonen til søkaren blir forsvarleg kartlagt og vurdert og at det blir gjort individuelle vurderingar av kvar søknad.

Med økonomisk stønad meiner vi stønad til livsopphald, jf lov om sosiale tenester i NAV § 18 og stønad i særlege tilfelle, jf. lov om sosiale tenester i NAV § 19.

Personar som har forsytingsansvar for barn er i denne samanhengen definert slik: personar som har forsytingsansvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna buande hjå seg fast eller som har samvær med dei.

Behandling av søknad er definert som prosessen frå og med det ligg føre ein søknad og fram til det skal takast avgjerd om det er grunnlag for å yte økonomisk stønad og storleiken på stønaden blir vurdert. Behandling av søknad omfattar kartlegginga og vurderinga som vert lagt til grunn for avgjerd, og det er desse to områda som er tilsynstema.

5. Funn

Avvik 1:

Eid kommune sikrar ikkje at det vert gjort forsvarleg kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik frå følgjande krav:

• Forvaltningslova §§ 17 og 11d jf. lov om sosiale tenester i NAV § 41, §§ 6,18,19 og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Mappegjennomgangen avdekte at det ikkje blir innhenta informasjon som belyser livssituasjonen til søkar, utover økonomiske tilhøve (inntekts- og utgiftsopplysningar.) Det går ikkje fram i
• sakene at det blir innhenta opplysningar om sosiale og helsemessige tilhøve, spesielle utgifter til barn/samvær med barn, eller at behovet til barn er særskilt kartlagt. Dette gjeld både førstegongssøknader og andre søknader.
• Under intervjua kom det fram at kartlegging i stor grad blir gjennomført i samtale med søkar.
• Gjennomgangen av mappene avdekte at slike samtalar ikkje er dokumenterte.
• Innsendt dokumentasjon og intervjua viste at kommunen ikkje har felles forståing, sjekklister, rutinar eller prosedyrar, for kva opplysningar som er aktuelt å innhente for at kvar enkelt sak skal bli forsvarleg opplyst.
• Under mappegjennomgangen kom det fram at kommunen ikkje har eit system som fungerer i forhold til å fange opp og evaluere om det ligg føre riktige, relevante og tilstrekkelege opplysningar før det blir gjort vurderingar.

Avvik 2:

Eid kommune sikrar ikkje at det blir gjort forsvarleg vurdering ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik frå følgjande krav:

• Forvaltningslova §§ 17 og 11d jf. lov om sosiale tenester i NAV § 41, §§ 6,18,19 og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Tilsette har tilgang til gjeldande regelverk. Mappegjennomgangen avdekte at kommunen likevel ikkje har eit system som fangar opp om tilsette forstår korleis regelverket skal tolkast og brukast i saksbehandlinga. Lovtekst og tekst frå rundskriv I-34/2001 er limt inn i vedtaka, men det kjem ikkje fram korleis situasjonen til den enkelte søkar er vurdert opp mot regelverket. Konkrete individuelle vurderingar er ikkje dokumenterte.
• Mappegjennomgangen viste at statleg rettleiande sats gjennomgåande blir nytta ved utmåling av stønad til livsopphald. Det er ikkje grunngjeve kvifor dette stønadsnivået er tilstrekkeleg for den enkelte.
• Under mappegjennomgangen kom det fram at kommunen ikkje har eit system som fungerer i forhold til å fange opp og evaluere om det blir gjort konkrete individuelle vurderingar i kvar enkelt sak, der ein vurderer situasjonen til søkar opp mot vilkåra i lova.
• Innsendt dokumentasjon viste at kommunen manglar sjekklister, rutinar eller prosedyrar for å sikre forsvarleg individuell vurdering av søknader om økonomisk stønad.
• Observasjonar om styring – felles for begge avvika:
• Det er ikkje godtgjort at kommunen har eit system for å fange opp om NAV-kontoret har tilstrekkeleg kompetanse til å behandle søknader om økonomisk stønad. Kommunen har ikkje lagt fram dokumentasjon på at det er gjennomført kompetansekartlegging eller utarbeidd opplæringsplanar.
• Kommunen er i ein innføringsfase av internkontrollverktøyet ”Kvalitetslosen”. I intervjua kom det fram at ”Kvalitetslosen” ikkje er teke i bruk i NAV-kontoret. Dette fører til at det ikkje blir meldt skriftlege avvik i tenesta. Det er ikkje etablert ei felles forståing for kva som skal meldast som avvik.
• Det er ikkje godtgjort at kommunen har eit systematisk forbetringsarbeid, som gjeld behandling av søknader om økonomisk stønad. I intervjua kom det fram at kommunen ikkje har system for å ta i bruk tilbakemeldingar frå brukarane i forbetringsarbeid. Klagesaksvedtak frå Fylkesmannen blir samla i eigen perm. Kommunen opplyser at dei hadde sju klagesaker i 2011, i permen ligg det fem vedtak frå Fylkesmannen frå 2011.

Kommentar:

I følgje lov om sosiale tenester i NAV § 6 jf. internkontrollforskrifta § 4 bokstav c, har kommunen ansvar for å syte for tilstrekkeleg opplæring av tilsette. Kommunen må ha oversikt over kva kompetanse tilsette har, sett opp mot kva som er nødvendig for å løyse oppgåvene etter lova. Kravet til opplæring inneber vidare at kommunen følgjer med på om opplæringstiltaka er verksame, og har eit system for å avdekke om det er trong for kompetanseheving. Kommunen må sikre at tilsette har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne kartlegge og vurdere søknader om økonomisk stønad, inkludert behova til barna, på ein forsvarleg måte.

Det følgjer av lov om sosiale tenester i NAV § 41 at forvaltningslova gjeld med dei særreglar som går fram av lova. Avgjerder etter lov om sosiale tenester i NAV §§ 18 og 19 er enkeltvedtak, slik at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova kapittel IV og V gjeld.

Forvaltningslova § 17 lovfestar eit grunnleggande forvaltningsrettsleg prinsipp om at ei sak skal vere forsvarleg opplyst (”så godt opplyst som mulig”) før det blir teke avgjerd.

Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for aktivt å syte for tilstrekkeleg saksopplysning. Regelen i forvaltningslova § 17 inneber at alle relevante forhold skal klarleggast før kommunen tek stilling til ein søknad. Dersom søkaren har barn eller samvær med barn har kommunen ansvar for å innhente opplysningar knytt til dette. Døme: spesielle utgifter til barn, barn sine sosiale- og helsemessige forhold, deltaking på fritidsaktivitet, utgifter til utstyr, samværsutgifter, bustad og butilhøve og liknande.

Kor omfattande kartlegging som er nødvendig og kva type informasjon som skal innhentast for at saka skal vere forsvarleg opplyst, må vurderast konkret, og vil variere frå søknad til søknad. Kommunen må også syte for å dokumentere opplysningar som blir innhenta, t.d. gjennom journalnotat frå møte/brukarsamtale, jf. forvaltningslova § 11d.

Etter at kommunen har sikra at det ligg føre tilstrekkelige opplysningar til søknaden, skal den avgjerast etter ein konkret individuell vurdering, jf. lov om sosiale tenester i NAV §§ 18 og 19.

Kravet til konkret individuell vurdering, inneber at kommunen, i kvar enkelt sak, skal ta stilling til av kva som skal leggast til grunn som inntekter for denne søkaren, kva utgifter som er nødvendig til livsopphald for denne søkaren og også storleiken på stønaden (utmålinga).

Inkludert i den individuelle vurderinga er vurdering av kva som skal leggast til grunn som søkarens inntekter og vidare kva som skal leggast til grunn som nødvendige utgifter til livsopphald.

Dersom kommunen, etter ei totalvurdering av saka, kjem til at vilkåret for å yte stønad etter 18 ikkje er oppfylt, skal kommunen ta stilling til om søkaren er i slik situasjon at vilkåra i § 19 er oppfylt. I vurderinga av om det skal gjevast hjelp etter § 19 har kommunen høve til å trekkje inn og legge vekt på eit breiare spekter av omsyn enn tilfellet er etter § 18.

Lova er bygt opp slik at det først skal vurderast om krava for å innvilge stønad etter § 18 er oppfylt, for så eventuelt å vurdere om krava heimla i § 19 er oppfylt.

Mangelfull kartlegging og individuell vurdering kan føre til at søkaren ikkje får tenester som vedkommande har krav på, i rett omfang og til rett tid. Manglane vil også kunne føre til at føremålet i § 1 ikkje blir ivareteke, jf. lova.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001- Sosial og helsedepartementet
• Rundskriv A-2/2011 av 20.12.2011 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei sendt over då revisjonen blei førebudd:

• Samarbeidsavtale mellom Eid kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane
• Organisasjonsplan Eid kommune
• Årsmelding 2010 for NAV Eid
• Verksemdsplan for NAV Eid 2011
• Delegeringsreglement for Eid kommune
• Delegering av administrativt mynde frå etatsjef til avdelingsleiarar 2012
• Organisering av NAV Eid med rolledeling
• NAV Eid – Organisering, roller, kompetanse (arbeidsdokument)
• Oversikt over tilsette som arbeider (mest) med søknader om økonomisk sosialhjelp
• Hugseliste for mottak av søknad om økonomisk sosialhjelp og søknad om naudhjelp
• Rutine ved søknader om sosialhjelp
• Ei orientering til deg som søkjer økonomisk sosialhjelp
• Søknadsskjema til økonomisk stønad
• Søknadsskjema til naudhjelp
• Det blei sendt inn nokre dokument som ikkje var relevant for tilsynet, desse tek vi ikkje med i oversikta.

Dokumentasjon frå kommunen som blei utdelt under revisjonsbesøket:

• Kvalitetshandbok Eid kommune – kvalitetslosen
• Ekstra stønad i forbindelse med jul/nyttår

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 17 klientmapper tilhøyrande personar med forsytingsansvar for barn, med søknad(er) og vedtak om økonomisk stønad. Vi såg på kartlegginga og vurderinga av 23 søknader.
• Perm med vedtak gjort av Fylkesmannen i klagesaker

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel sendt 03.02.2012
• E-postar vedkommande dato for tilsynet 14. og 15.03.2012
• E-postar vedkommande innsending av dokumentasjon 20. og 21.03.2012
• Dokumentgrunnlag frå kommunen motteke 21.03.2012
• Telefonsamtale 28.03.2012
• Dagsorden sendt 02.04.2012
• E-post og samtalar med avklaringar kring tilsynet 23. og 24.04.2012
• Førebels rapport 21.05.2012
• Kommentar til førebels rapport motteke 15.03.2012
• Endeleg rapport 26.06.2012

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:
Rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar) Rådgjevar Kari Vold Olsen (revisor)
Rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor) Seksjonsleiar Hanne Sæbø (observatør)