Rapport frå tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn i Førde kommune 2012

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avviket som blei avdekka innanfor dei reviderte områda.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn vert behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at kartlegging og vurdering av søknadene vert gjort på ein forsvarleg måte.

Fylkesmannen avdekka eitt avvik under systemrevisjonen i Førde kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik:

Førde kommune sikrar ikkje at barn sine behov vert forsvarleg kartlagt ved søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Dato:

05.06.2012

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Siv Bianca Kjosås
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Førde kommune i perioden 03.02.2012 – 05.06.2012. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2012, og er del av eit landsomfattande tilsyn.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke potensiale for betring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Førde kommune har om lag 12.000 innbyggjarar. Nav-kontoret er organisert som ein av 39 einingar i kommunen. Nav-kontoret opna våren 2008. Leiar av kontoret rapporterer til kommunalsjef som har ansvaret for til saman 11 einingar. Nav-kontoret har 22 tilsette inkludert leiar og er organisert i seks grupper.

Søknader om økonomisk stønad vert behandla og avgjort av to tilsette med sosialfagleg utdanning, og som har lang erfaring på området økonomisk stønad. Dei er organisert i ”Økonomigruppa” i kontoret saman med ein gjeldsrådgjevar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut 03.02.2012. Dokumentgrunnlag frå kommunen motteke 14.03.2012. Opningsmøte blei halde 11.04.2012.

Intervju: fem personar blei intervjua 11.04.2012.

Sluttmøte blei halde 12.04.2012

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn vert gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er sentralt at kommunen sikrar at situasjonen til søkaren blir forsvarleg kartlagt og vurdert og at det blir gjort individuelle vurderingar av kvar søknad.

Med økonomisk stønad meiner vi stønad til livsopphald, jf lov om sosiale tenester i Nav § 18 og stønad i særlege tilfelle, jf lov om sosiale tenester i Nav § 19.

Personar som har forsytingsansvar for barn er i denne samanhengen definert slik: personar som har forsytingsansvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna buande hjå seg fast eller som har samvær med dei.

Behandling av søknad er definert som prosessen frå og med at det ligg føre ein søknad og fram til det skal takast avgjerd om det er grunnlag for å yte økonomisk stønad og storleiken på stønaden blir vurdert. Behandling av søknad omfattar altså kartlegginga og vurderinga som vert lagt til grunn for avgjerd, og det er desse to områda som er tilsynstema.

5. Funn

Avvik:

Førde kommune sikrar ikkje at barn sine behov vert forsvarleg kartlagt ved søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik frå følgjande krav:

• Lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19, jf forvaltningslova §§ 17 og 11d og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Mappegjennomgangen viste at det ikkje alltid blir innhenta opplysningar om spesielle utgifter til barn/samvær med barn, og det er ikkje dokumentert i saka at barn sine behov er særskilt kartlagt.
• Det kom fram i intervjua at dei tilsette meiner dei kan bli betre på å kartlegge barn sine behov.
• Kommunen har rutinar/prosedyrar for korleis søknader om økonomisk stønad skal behandlast i dokumentet ”Interne retningslinjer for ytingar etter lov om sosiale tenester i NAV for Nav Førde” men mappegjennomgangen avdekka at rutinane ikkje alltid vert nytta i praksis.
• Under intervjua blei det formidla at kartlegging i stor grad skal skje gjennom bruk av søknadsskjema. Kommunen har eit mål om at søknadsskjema skal vere godt utfylt i alle saker. Mappegjennomgangen viste at søknadsskjema i mange saker var mangelfullt utfylt. Det var ikkje dokumentert at opplysningane blei innhenta på anna måte.
• Kommunen har eit avvikssystem, men i intervjua blei det avdekka at det ikkje er etablert ei felles forståing i Nav-kontoret for kva som kan vere eit avvik når det gjeld behandling av søknader om økonomisk stønad. Det vert meldt lite avvik.

Kommentar:

Det følgjer av lov om sosiale tenester § 41 at forvaltningslova gjeld med dei særreglar som går fram av lova. Avgjerder etter lov om sosiale tenester §§ 18 og 19 er enkeltvedtak, slik at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova kapittel IV og V gjeld.

Forvaltningslova § 17 lovfestar eit grunnleggande forvaltningsrettsleg prinsipp om at ei sak skal vere forsvarleg opplyst (”så godt opplyst som mulig”) før det blir teke avgjerd.

Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for aktivt å syte for tilstrekkeleg saksopplysning. Regelen i fvl § 17 inneber at alle relevante forhold skal klarleggast før kommunen tek stilling til ein søknad. Dersom søkaren har barn eller samvær med barn har kommunen ansvar for å innhente opplysningar knytt til dette. Døme: spesielle utgifter til barn, barn sine sosiale- og helsemessige forhold, deltaking på fritidsaktivitet, utgifter til utstyr, samværsutgifter, bustad og butilhøve og liknande.

Mangelfull kartlegging, vil forplante seg vidare i saksbehandlinga, og kan føre til at søkaren ikkje får tenester som vedkommande har krav på, i rett omfang og til rett tid.

Kor omfattande kartlegging som er nødvendig og kva type informasjon som skal innhentast for at saka skal vere forsvarleg opplyst, må vurderast konkret, og vil variere frå søknad til søknad. Kommunen må også syte for å dokumentere opplysningar som blir innhenta, t.d. gjennom journalnotat frå møte/brukarsamtale, jf. forvaltningslova § 11d.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningslova
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001- Sosial og helsedepartementet
• Rundskriv A-2/2011 av 20.12.2011 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart Førde kommune
• Organisering NAV Førde
• Samarbeidsavtale mellom Førde kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og
• Fjordane for NAV Førde, gjeldande frå 14.05.2008
• Administrativt delegeringsreglement, versjon 1.2 10.08.2011
• Interne retningslinjer for ytingar etter lov om sosiale tenester i NAV for NAV Førde, pr. 01.01.2012
• Opplæringsplanar – kompetansebehov for ”Økonomigruppa”, pr. februar 2012
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp
• Skjema for samtykkeerklæring for overføring av økonomisk stønad
• Dokumentasjon frå kommunen som blei utdelt under revisjonsbesøket:
• Handlingsplan 2012 – 2015 for NAV Førde
• Året rundt i NAV Førde, oppdatert 01.01.2012
• Verksemdplan/utviklingsplan NAV Førde 2011
• Verksemdplan/utviklingsplan NAV Førde 2012
• Utkast til årsrapport for NAV Førde 2011
• Avviksskjema (melding om forbetringsforslag og uønska/tilløp til uønska hendingar)
• Sjekkliste for framgangsmåte for handsaming av avvik
• Avviksrapportering/melding om forbetringsforslag og uønska/tilløp til uønska hendingar i NAV Førde

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 33 søknader med tilhøyrande vedtak om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel sendt 03.02.2012
• Påminning om innsending av dokumentgrunnlag sendt 07.03.2012
• Dokumentgrunnlag frå kommunen motteke 14.03.2012
• Telefonsamtale vedkommande dokumentgrunnlaget 20.03.2012
• Dagsorden sendt 26.03.2012
• Telefonsamtale vedkommande tilsynet 10.04.2012
• Førebels rapport 30.04.2012
• Kommentar til førebels rapport motteke 24.05.2012
• Endeleg rapport 05.06.2012

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar)
Rådgjevar Kari Vold Olsen (revisor)
Rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor)
Rådgjevar Hanne Skei Veum (observatør)