Rapport fra tilsyn med Sogn og Fjordane barn- og foreldresenter 2012

Samandrag

Dette tilsynet er det første som er gjennomført ved Sogn og Fjordane barn- og foreldresenter etter at forskrift for sentre for foreldre og barn trådde i kraft 25.11.2010.

Denne rapporten omtalar påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Tilsynet omfattar følgjande tema:

• På kva måte kartlegging av sakene skjer ved inntak, og om denne fasen er sikra gjennom senteret sin internkontroll.
• Om senteret oppfyller krav til kvalitet, og med dette om målgruppe, målsetting og metode går klart fram av den skriftlege planen for verksemda. Om senteret blir drifta i samsvar med den skriftlege planen.
• Om senteret sikrar bebuaren sine rettar, og vidare om den enkelte sin personlege integritet blir ivareteke.
• Om opplæring og rettleiing av personell blir gjennomført i tilstrekkeleg grad.

Fylkesmanen gav ein merknad under tilsynet:

Ved inntak har ikkje senteret gode nok rutinar for informasjon til bebuarar om deira rettar.

Dato: 14.01.2013

Line Pedersen Døsen
revisjonsleiar

Hanne Skei Veum
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Sogn og Fjordane barn- og foreldresenter i perioden 10.09.2012 – 14.01.2013. Tilsynet inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2012.

Fylkesmannen fører tilsyn med sentre for foreldre og barn med heimel i lov om barnevernstenester (bvl) § 5-8, 5-9 a, 5-10 og forskrift til denne: forskrift 25. november 2010 nr. 1479 for sentre for foreldre og barn. Det følgjer av forskrifta § 21 at føremålet med tilsynet er å sjå til at lover og regelverk blir følgd, og at bebuarane får eit fagleg forsvarleg og likeverdig tilbod.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Sogn og Fjordane barn- og foreldresenter ligg i Førde. Senteret gjev eit heildøgnstilbod til gravide og foreldre med barn i alderen 0 – 3 år og har i tillegg heimebaserte tenester til same målgruppe. Senteret har beredskapsheimar for barn i alderen 0 - 13 år som må flytte heimanfrå raskt, og i tillegg ansvar for rettleiing av fosterforeldre som tek imot barn i alderen - 6 år.

Familiane bur i leilegheiter ved sentret i ein avgrensa periode. Det er barnevernstenesta i kommunen som avgjer kven som får tilbod om opphald.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Varsel om tilsyn vart send ut 10.09.2012

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, motteke her 01.10.12, er gitt i kapittel 7. dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 13.11.2012

Intervju: Fem personar vart intervjua.

Verifikasjon: Gjennomgang av 6 saksmapper.

Sluttmøte blei halde 14.11.2012

Førebels rapport vart sendt ut 03.12.2012

Endeleg rapport vart sendt ut 14.01.2013

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å bidra til at:

• senter for barn og foreldre yter forsvarlege tenester som er til barnet sitt beste jf. bvl § 4-1
• senteret vert drifta slik at bebuarane sin personlege integritet blir ivareteke, og at retten til familie- og privatliv blir respektert
• senteret har internkontroll som sikrar at det utfører oppgåvene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhald av lov

Tilsynet omfatta følgjande tema:

• På kva måte kartlegging av sakene skjer ved inntak, og om denne fasen er sikra gjennom senteret sin internkontroll.
• Om senteret oppfyller krav til kvalitet, og med dette om målgruppe, målsetting og metode går klart fram av den skriftlige planen for verksemda. Om senteret blir drifta i samsvar med den skriftlege planen.
• Om senteret sikrar bebuaren sine rettar, og vidare om den enkelte sin personlege integritet blir ivareteke.
• Om opplæring og rettleiing av personell blir gjennomført i tilstrekkeleg grad.

5. Funn

Det vart ikkje avdekt funn som gav grunnlag for avvik.

Det vart gjeve ein merknad:

Ved inntak har ikkje senteret gode nok rutinar for informasjon til bebuarar om deira rettar.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Senteret har ikkje skriftlege rutinar for kva informasjon bebuar har rett til å få ved innflytting.
• Det går fram av institusjonsplanen at ein i kartleggingsfase 1 skal: «Bli kjend, få overblikk over daglege rutinar, informera om kartlegging og rapportar og anna praktisk informasjonsutveksling». Kva som er «anna praktisk informasjonsutveksling» er ikkje presisert.
• Senteret har ein perm som familiane får ved inntak. Denne inneheld daglege rutinar, branninstruks med meir, men inneheld ikkje opplysningar om innsynsrett og klagerett, eller andre rettar bebuarane har.
• Ved intervju kjem det fram at senteret heller ikkje har rutinar for å sikre at denne type informasjon vert formidla på annan måte ved inntak.
• Det går heller ikkje tydeleg fram ved mappegjennomgangen at dette har vore tema.
• Senteret har ikkje eit avvikssystem som fangar opp svikt på dette området.

6. Regelverk

Fylkesmannen fører tilsyn med sentre for foreldre og barn med heimel i lov om barnevernstenester (bvl) § 5-8, 5-9 a, 5-10 og forskrift til denne: forskrift 25. november 2010 nr. 1479 for sentre for foreldre og barn.

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei sendt over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart
• Institusjonsplan frå 2011 som inneheld:
Grunnlagsdokument
• Plan for senteret
• Målgruppe, målsetjing og metodikk
• Materielle krav
• Krav til bemanning og dei tilsette sin kompetanse
• Internkontroll/innhaldet i internkontroll
• Vern om personleg integritet
• Brukarane sitt medansvar og medverknad
• Senterets ansvar for tryggleik og trivsel
• Bebuarane sine plikter
• Oppbevaring og behandling av personopplysningar/dokumentasjon
• Oversikt over vedlegg (vedlegg som mellom anna omhandla husreglar, kontrakt, vekeplan, kompetanseplan, ansvar ved vakter, ulike rutinar og prosedyrar)
• Oppdatert stillingsplan 2012
• Oppdatert opplæringsplan 2012

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 19.09.2012
• Oversending av dokument frå senteret 28.09.2012
• Program for tilsynet 15.10.2012
• Diverse e-postar ang. intervjuobjekt

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane deltok:
Hanne Skei Veum og Line Pedersen Døsen