Rapport frå tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Bremanger kommune 2013

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt innanfor revisjonsområdet. Systemrevisjonen gjaldt følgjande: om kommunen sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram blir gjort på ein forsvarleg måte.

Forsvarleg tildeling og gjennomføring fører til at personar som har rett til kvalifiseringsprogram får ei forsvarleg teneste.

Fylkesmannen avdekte eitt avvik under systemrevisjonen i Bremanger kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik:

• Bremanger kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging, vurdering, avgjerd og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Kari Vold Olsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bremanger kommune i perioden 10.06.2013 – 02.12.2013. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2013.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som er avdekt under revisjonen og gir ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Bremanger kommune hadde 3938 innbyggjarar pr. 01.04.2013. Administrasjonssenteret ligg i Svelgen, der og NAV-kontoret er lokalisert. Industri er ein viktig næringsveg i kommunen.

NAV-kontoret har åtte tilsette, i tillegg til leiar og nestleiar, og NAV-leiar rapporterer direkte til rådmannen. I tillegg til dei statlege og kommunale oppgåvene som er lagt til NAV-kontora, gir kontoret også tenester innan startlån, busetjing av flyktningar og på rusfeltet.

Alle dei åtte tilsette arbeider noko i mottaket og informerer der om kvalifiseringsprogram når dette er aktuelt. Dei som arbeider med oppfølging av langtidsmottakarar av økonomisk stønad er ansvarlege for å ta opp til diskusjon i kontoret om desse personane kan vere aktuelle for å søkje om kvalifiseringsprogram. To tilsette i NAV-kontoret er tildelt arbeidsoppgåver med å behandle søknader om kvalifiseringsprogram og å følgje opp deltakarar i programmet.

Kontoret har ikkje motteke søknader om kvalifiseringsprogram i 2013 fram til tidspunktet for tilsynsbesøket, og hadde på tilsynstidspunktet fire personar som er innvilga tenesta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel: sendt 10.06.2013.

Oversikt over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte: 15.10.2013.

Intervju: 7 personar blei intervjua.

Sluttmøte: 16.10.2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Kommunen er pålagt å føre internkontroll med tenesta kvalifiseringsprogram. Føremålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram skjer i samsvar med lov- og forskriftskrav slik at det blir gitt forsvarlege tenester til dei som har rett til kvalifiseringsprogram.

Tilsynet hadde som føremål å undersøke om kommunen sikrar at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengeleg for potensielle deltakarar, om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om retten til kvalifiseringsprogram. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram er forsvarlege.

Føremålet var også å undersøke om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved å sikre at tidsfrist for iverksetting av program blir haldne. Vidare undersøkte vi om innhald og omfang av kvalifiseringsprogramma er forsvarleg. I dette ligg det at programma blir individuelt tilpassa ved at den einskilde sine behov og føresetnader blir teke omsyn til og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre tiltak som kan vere med på å førebu og støtte opp under overgang til arbeid. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar forsvarleg oppfølging av deltakarar i kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik:

• Bremanger kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging, vurdering, avgjerd og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avvik frå følgjande krav: sosialtenestelova §§ 4, 5, 29, 30, 31 og 43, forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad § 1, forvaltningslova §§ 17 og 24 og internkontrollforskrifta §§ 4 og 5.

Avviket byggjer på følgjande:

a) Kommunen har fire deltakarar i kvalifiseringsprogrammet på tilsynstidspunktet. Dokumentet «Arbeidsevnevurdering» ligg i mappene til alle desse deltakarane.

• I dei fire mappene ligg det arbeidsevnevurderingar som inneheld faktaopplysningar, men ikkje vurderingar av arbeidsevne.
• I ei av mappene er konklusjonen på arbeidsevnevurderinga «situasjonsbestemt innsats».
• I tre av mappene er arbeidsevnevurderinga datert etter at vedtaket om kvalifiseringsprogrammet er fatta.

b) Mappegjennomgangen viste at to av dei fire deltakarane i kvalifiseringsprogrammet ikkje hadde eit program på tilsynstidspunktet. Dei to som hadde program, hadde ikkje eit program på fulltid, og tidspunkt for evaluering går ikkje fram av programma.

Arbeidssøking er ikkje del av programma. I den eine saka var det berre éin aktør som medverka i programmet.

c) Mappegjennomgangen viste at det i nokre tilfelle var opp til eit halvt år mellom kvar dokumenterte samtale med deltakaren i kvalifiseringsprogrammet. Det er ikkje dokumentert at hyppigheita i oppfølgingssamtalane har grunnlag i behovet til den enkelte deltakar.

d) I intervjua kom det fram at ikkje alle oppfølgingssamtalar, vurderingar og evalueringar blir dokumentert.

e) Det vart i november 2010 utarbeida saksbehandlingsrutine for kvalifiseringsprogrammet. Rutinen vart endra i august 2013. Mappegjennomgangen viste at rutinen ikkje er følgt i dei fire aktive sakene med kvalifiseringsprogram. Det går ikkje fram av dokument eller intervju kven som skal følgje med på at rutinen blir følgt, og kven som er ansvarleg for å setje i verk korrigerande tiltak. Det er ikkje sett i verk korrigerande tiltak.

f) Ansvar for gjennomføring av arbeidsevnevurdering og oppfølging av deltakarar i kvalifiseringsprogrammet ligg til den einskilde tilsette. Leiinga har ikkje sett i verk tiltak for å følgje med på om arbeidsevnevurderingane blir gjort på ein forsvarleg måte, om deltakarane får tett oppfølging og om program blir evaluert i samsvar med lovkrav.

g) NAV-kontoret har gjennomført ROS-analyse av arbeidet med kvalifiseringsprogrammet i september 2013. Gjennom intervju gjekk det fram at NAV- kontoret har evaluert og avdekka områder med fare for svikt. Det går ikkje fram av referatet etter ROS-analysen eller intervju at det er sett i verk korrigerande tiltak eller korleis leiinga skal følgje opp områda med fare for svikt.

h) Det er etablert eit avvikssystem og NAV-kontoret har skjema for å melde avvik. Det er likevel ikkje meldt avvik som gjeld tenesta kvalifiseringsprogrammet. Det gjekk fram av intervju at dei tilsette ikkje har ei felles forståing av kva som kan/skal meldast som avvik på dette området.

i) Mappegjennomgangen viste at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet ikkje alltid skjer i samsvar med regelverket. Kommunen har ikkje avdekka dette gjennom eigen internkontroll eller korrigert manglane.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR-2011-12-21-1471: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV – Arbeids- og velferdsdirektoratet

7. Dokumentunderlag

Fylkesmannen har motteke følgjande dokumentasjon frå kommunen:

• Organisasjonskart Bremanger kommune pr. 21.11.2011
• Organisasjonskart for NAV Bremanger
• Skildring av NAV Bremanger
• Oversikt over brukargrupper og saksmengder
• Måloppnåing og oversyn over tilsette
• Arbeidsfordeling pr. 28.01.2013
• Arbeidsområder med tilhøyrande oppgåver / oppgåver i mottak / oppgåver for alle
• Verksemdsplan for NAV Bremanger 2013
• Årsplan 2013 NAV Bremanger
• Verksemdsplan 2012 for NAV Bremanger
• Samarbeidsavtale mellom Bremanger kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane
• Møtereferat frå møte mellom tannhelsetenesta i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Bremanger kommune
• Rutine for samarbeid mellom Fylkeskommunen og NAV rundt elevar i vidaregåande skule med behov for oppfølging
• Tilretteleggingsgaranti – garanti for tilrettelegging og oppfølging i arbeid
• Oppfølgingsplan – Tilretteleggingsgaranti
• Rutinar for samhandling mellom NAV og Arbeidsmarknads-/Vekstbedriftene frå 17.03.2011
• Avtale om drift og forvaltning av eigedom mellom NAV Sogn og Fjordane og Bremanger kommune
• Møtestruktur NAV Bremanger
• Delegasjonsreglement for Bremanger kommune
• Kompetanseplan for tilsette ved NAV Bremanger som arbeider med kvalifiseringsprogrammet
• Kompetanseplanar for åtte tilsette
• Beskriving av aktivitet på kvp-området i 2012 og 2013
• Risiko- og sårbarheitsanalyse KVP utarbeida 02.09.2013
• Referat frå risiko- og sårbarheitsanalyse KVP 2013
• Brukarundersøking NAV Sogn og Fjordane haust 2011
• Brukarundersøking NAV Sogn og Fjordane vår 2010
• Prosedyre for handtering av vald og truslar
• Handlingsplan – truslar og vald mot tilsette i Bremanger kommune
• Avviksrutine KVP utarbeida 02.09.2013, inkludert skjema for avviksmelding
• Krav til sakshandsaminga Lost §§ 8-1 – 8-5a
• Sakshandsaming søknader om sosialhjelp – klagebehandling
• Skjematisk framstilling av saksgangen i saker etter sosialtenestelova – sakshandsamingsmal
• Framlegg til «sakshandsamingsmal» ved handsaming av sosialsaker
• Kartleggingsskjema – Bremanger kommune, sist endra 13.08.2013
• Saksbehandlingsrutine KVP, endra 23.08.2013
• Saksbehandlingsrutine KVP – identifisere aktuelle kandidater for KVP, endra 23.08.2013
• Rutinar i kvalifiseringsprogrammet (KVP) 2
• Prosedyre for sikring av heilskaplege, langvarige og koordinerte tenester, for organisering av koordinerande eining og for utarbeiding av individuell plan og oppnemning av koordinator. Sist revidert 19.06.2012.
• Felles metodikk for avklaring av arbeidsevne i NAV, 27.11.2007
• Trend i tiltaksgjennomføringa
• Prosedyre for introduksjon av nytilsette
• Prosedyre for fadderskap
• Målekort NAV Bremanger juli 2013
• NAV Bremanger – kontormøter
• Brukerveiledning Arena – plantypen kvalifiseringsprogram
• Skisse kvalifiseringsprogram frå sosial- og helsedirektoratet
• Tipshefte: Elementer/tiltak – individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 4 mapper til personar som er innvilga kvalifiseringsprogram
• 7 mapper til personar som har hatt økonomisk stønad som einaste inntekt i fire månader eller meir
• 5 mapper til personar med avslutta kvalifiseringsprogram

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 10.06.2013
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 10.09.2013
• Program for tilsynet sendt 16.09.2013
• E-postar med avklaringar knytt til tilsynet
• Førebels rapport sendt 25.10.2013
• Endeleg rapport sendt 02.12.2013

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:

• Rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen
• Rådgjevar Kari Vold Olsen
• Rådgjevar Brit Sundgot
• Rådgjevar Tom Nesvåg

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet