Rapport frå tilsyn med rehabiliteringstilbodet Fjaler kommune 2013

Samandrag

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har gjennomført tilsyn med Fjaler kommune, Fjaler sjukeheim, i perioden 30.05.2013 til 26.09.2013. Denne rapporten gjer greie for funn på området det var ført tilsyn med.

Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon og gjaldt følgjande område: Rehabiliteringstilbodet til pasientar som er overført frå spesialisthelsetenesta til sjukeheim.

Tilsynet skulle undersøke følgjande fasar i rehabiliteringsprosessen:

• innhenting og handtering av nødvendig og relevant informasjon ved innlegging i sjukeheimen
• kartlegging av behov for rehabilitering
• målsetting og planlegging av rehabilitering
• gjennomføring og evaluering av rehabiliteringstiltak
• utskriving/avslutting av rehabilitering

Det vart ikkje funne avvik eller gitt merknader under tilsynet i Fjaler kommune.

Dato: 26.09.2013

Beate Tollefsen
revisjonsleiar

Per Stensland
revisor

Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Fjaler kommune, Fjaler sjukeheim, i perioden 30.05.2013 til 26.09.2013. Tilsynet er eit av dei planlagde tilsyna som Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomfører i år.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstenesta § 2.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Dette inneber gransking av dokument, intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen, gjennom internkontroll, tek hand om ulike krav i lovgivinga. Revisjonen omfattar å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om eventuelle avvik som er avdekte under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avviker krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, som ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynslaget finn grunn til å påpeike betringspotensial.

2. Omtale av kommunen

Fjaler kommune har om lag 2850 innbyggjarar.

Tenesteleiar for BIO (bistand og omsorg), er blant anna leiar for sjukeheimen og heimetenestene. Ho rapporterer direkte til rådmannen.

Fjaler sjukeheim er delt i to arbeidslag, arbeidslag 1 og arbeidslag 5. Ved arbeidslag 1, sjukeheimsavdeling er det 15 plassar for blant anna spesialisert pleie, terminalpleie, rehabilitering og avlastning. Arbeidslaget yter også tenester til pasientar i to rehabiliteringshyblar og har ansvar for tenester til heimebuande som bur utanfor sentrum av Dale.

Arbeidslag 5, sjukeheimsavdeling A og B/C har 24 langtidsplassar for eldre med omfattande trong for varig døgerkontinuerleg pleie- og omsorg. Åtte av desse plassane er tilrettelagt for demente. Arbeidslaget har i tillegg ansvar for tenesteyting i 23 omsorgsbustader og for dagtilbod og aktivitetstilbod.

Kvar av dei to arbeidslaga har fagkonsulent som blant anna skal ha ansvar for oppfylging av internkontroll i BIO og vere pådrivar i kvalitets- og fagutviklingsarbeidet.

Tilsynslegen er medisinskfagleg ansvarleg ved sjukeheimen. Næraste overordna er tenesteleiar for BIO. Det er sett av 12 timar kvar veke til tilsynslegen, fem av timane er ubunden tid. Når tilsynslegen ikkje er til stades vikarierer turnuslegen.

Mottakskoordinator skal vere kommunen sin første kontakt for brukarar, pårørande og samarbeidspartnarar og skal rettleie slik at søkjarar får rett teneste til rett tid, på rett nivå og på rett måte. Tenesteleiar BIO er næraste overordna til mottakskoordinator.

Fysioterapi/ergoterapitenesta i kommunen er lokalisert i same bygg som Fjaler sjukeheim. Tenesteleiar for avdelinga rapporterer til rådmannen.

Det er tett samarbeid mellom dei enkelte avdelingane, mottakskoordinator og faggruppene med blant anna fast møte kvar veke.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande:

Oversikt over dokument som verksemda har sendt oss i samband med tilsynet, er teke inn i kapittel 7 om dokument.

4. Kva tilsynet omfatta

Ved tilsynet har vi undersøkt om Fjaler kommune, Fjaler sjukeheim, har styring og fører kontroll med at rehabiliteringstilbodet til pasientar som er overført frå spesialisthelsetenesta blir gitt i samsvar med krav i helselovgivinga. Vi undersøkte særskilt om kommunen sikrar forsvarleg:

• innhenting og handtering av nødvendig og relevant informasjon ved innlegging i sjukeheimen
• kartlegging av behov for rehabilitering
• målsetting og planlegging av rehabilitering
• gjennomføring og evaluering av rehabiliteringstiltak
• utskriving/avslutting av rehabilitering

5. Funn

Det vart ikkje funne avvik eller gitt merknader under tilsynet i Fjaler kommune.

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 14. november 1988 for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 12. november 2010 nr. 1426 om en verdig eldreomsorg
• Forskrift av 16. desember 2011 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

7. Dokument

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, sendt over i samband med førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart for Fjaler kommune o Organisasjonsplan mottakskontor - BIO o Årsmelding 2012
• Fjaler kommune – rekneskap 2012
• Reglement for delegering av avgjerdsrett
• Oversikt over tilsette ved:
  - Arbeidlag 1 og 5
  - Mottakskontoret i Bistand og omsorg
  - Kommunal fysioterapi/ ergoterapi, behandling og opptrening, frisklivsentral
• Skildring av Fjaler sjukeheim
• Skildring av tilsynslegefunksjonen ved sjukeheimen
• Arbeidsoppgåver mottakskontoret BIO
• Internundervisning i sjukeheim
• Plan og stadfesting av gjennomført opplæring for tilsette BIO
• Nytilsette – orientering og sjekkliste for informasjon
• Skildring av fagprogram Cos Doc
• Innføring av elektronisk kvalitetshandbok
• Internkontroll Fjaler kommune, tenesteeining bistand og omsorg 2012
• Internopplæring gjeldande INTERNKONTROLL
• Plan for bistand og omsorg for Fjaler kommune 2012-2016

Stillingsomtale for:

• Tilsynslege
• Mottakskoordinator i Bistand og omsorg
• Funksjonsbeskriving for fagkonsulent
• Sjukepleiar
• Fagarbeidar BIO
• Assistentar
• Instruks for fadder

Rutinar for:

• Årskontroll
• Mal for legejournal og rutinar i avdeling ved nye pasientar til fast- eller korttidsplass
• Samtale med pårørande til sjukeheimsbebuarar
• Involverte fagpersonar under eit rehabiliteringsforløp
• Journalføring i Cos Doc
• Inntaksmøtet som tverrfagleg og tverretatleg forum - prioritering av plassar i institusjon, rehabiliteringshyblar og tildeling av omsorgsbustader sentralt
• Tverrfagleg målmøte med rehabiliteringspasientane på Fjaler sjukeheim
• Rutine for samhandlingsmøte for rehabiliteringspasientar på sjukeheimen
• Kartlegging av morgon – ADL for rehabiliteringspasientar
• Avvikshandtering

Opplæringsplan for:

• Tilsynslege i sjukeheim
• Assistentar
• Fagarbeidarar
• Sjukepleiarar

Dokumentasjon som blei gjennomgått/utdelt under revisjonsbesøket:

• 13 pasientjournaler blei gjennomgått o Perm med referat frå personalmøte o Avviksperm frå 2013, Arbeidslag 1
• Morgon-ADL-skjema (på pasientrom)
• Beskjedbok
• Vedtak i inntaksnemda for 14.08.2013 og 21.08.2013 Vi fekk omvising ved Fjaler sjukeheim.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane:

• 30.05.2013 melding om tilsyn til Fjaler kommune
• 20.08.2013 dokumentasjon til tilsynet frå Fjaler kommune
• 21.08.2013 utkast til program for tilsynet
• Diverse e-postar som omhandlar tilsynet (endring av program og praktiske opplysningar mm.)
• 13.09.2013 førebels rapport

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over kven som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane deltok:
Seniorrådgjevar Bjørg Eikum Tang, revisor
Fylkeslege Per Stensland, revisor
Rådgjevar Beate Tollefsen, revisjonsleiar