Rapport frå tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år i Høyanger kommune 2013

Samandrag

Statens helsetilsyn har bestemt at det i 2013 skal gjennomførast landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0 - 6 år. Vi har gjennomført tilsyn med Høyanger kommune som del av dette tilsynet.

Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon. Vi såg særleg på om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar at

• alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar
• helsestasjonstenesta bidreg til at barn/familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod
• helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn
• helsestasjonstenesta gir fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring

Denne rapporten gjer greie for funn på områda som det er ført tilsyn med. Det vart funne to avvik:

Avvik 1

Høyanger kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov får eit koordinert og heilskapleg tenestetilbod.

Avvik 2

Høyanger kommune sikrar ikkje at helsestasjonen tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa deira språkbakgrunn.

Dato: 16.05.2013

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar

Linda Svori
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Høyanger kommune i perioden 21.01.2013 - 16.05.2013. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester til barn 0- 6 år i 2013, og går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynslova) § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda – spesielle forhold

Høyanger kommune har 4222 innbyggjarar. I 2012 vart det fødd 41 barn i kommunen. Talet på framandspråklege har auka dei siste åra. I tillegg til helsestasjonen i Høyanger har helsestasjonen utekontor i Lavik ein dag i veka, og på Søreide ein dag i månaden.

Høyanger kommune har 2,7 helsesøsterårsverk delt på to helsesøstrer og leiande helsesøster. Ved helsestasjonen er det også tilsett jordmor i 70 % stilling. Helsestasjonen har legeressurs som utgjer 20% stilling. Ved helsestasjonen i Høyanger er det fast lege 5 timar i veka. Det er planlagt legeressurs ein dag ekstra per månad ved Høyanger helsestasjon. Ved utekontora i Lavik og på Søreide vert det gjort avtale om legeressursar etter behov. Eininga har ikkje tilsett fysioterapeut, men samarbeider med eining for fysikalsk medisin og rehabilitering. Barn vert tilviste til eininga for vurdering og oppfølging av lege eller helsesøster. Fysioterapeut kan delta i spedbarnsgruppe når det er ønskje om det. Eininga har ikkje merkantil ressurs. Helsesøstrene ved helsestasjonen i Høyanger har vore stabile og har lang erfaring med arbeidet der. Leiande helsesøster er einingsleiar ved helsestasjonen, og rapporterer til kommunalsjef for tenesteområde helse og omsorg.

Dei tilsette ved helsestasjonen brukar journalsystemet WinMed 3. Høyanger kommune nyttar styringssystemet «Kvalitetslosen». Dette er også teke i bruk ved helsestasjonen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 21.01.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 17.04.2013.

Intervju 8 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 18.04.2013 .

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år.  Vi undersøkte om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak sørger for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og faglege rettleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis.

Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikra kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre vart ivareteke.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis sørger for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidreg til å sikre barn sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og behandling. Vi såg også på om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tenester frå fleire einingar.

Tilsynet såg også på om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis sørger for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig.

Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak sørger for at tilsette på helsestasjonen følgjer nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og dei nasjonale retningslinjene for veging og måling i helsestasjonen.

5. Funn

Avvik 1

Høyanger kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov får eit koordinert og heilskapleg tenestetilbod.

Avvik frå:

• helse og omsorgstenestelova §§ 3-4, 4-1 og internkontrollforskrifta §§ 3, 4 og 5.

Avviket byggjer på følgjande:

1. Det er uklart kven som har det medisinskfaglege ansvaret for helsestasjonen og skulehelsetenesta. Kommunen har ikkje gjort det klart for helsestasjonslegane kva som er deira ansvar og oppgåver på helsestasjonen. Det er uklart for legane om dei har andre oppgåver enn helseundersøkingar. Det er ikkje utarbeidd stillingsomtale for helsestasjonslegane.
2. Kommuneoverlege eller helsestasjonslegane har ikkje delteke i utarbeiding- eller kvalitetsikring av rutinar og prosedyrar som vert nytta ved helsestasjonen.
3. Helsestasjonslegane har ikkje på ein systematisk måte delteke i helsestasjonen si internopplæring eller internundervisning. Det er utarbeidd ny skriftleg prosedyre for gjennomføring av fagmøte to gonger i året der legetenesta, fysikalsk og helsestasjonen skal delta. Det er halde eit slikt fagmøte. Det er planlagt ny rutine med morgonmøte med helsestasjonslege og tilsette på helsestasjonen ein dag per veke. Rutinen er ikkje implementert. Tilsette ved helsestasjonen har regelmessige avdelingsmøte der også faglege spørsmål /tema vert teke opp. Legane deltek ikkje på desse møta.
4. Det er ikkje utarbeidd skriftleg introduksjonsprogram for helsestasjonslegane.
5. Det er utarbeidd nye skriftleg prosedyre for samhandlinga mellom helsestasjonslegane, kommuneoverlege og dei tilsette på helsestasjonen. Kommuneoverlege skal delta i avdelingsmøte fire gonger i året. Verksemda er i gang med å implementere dei nye rutinane.
6. Helsestasjonslegane har ulik forståing av kva som er helsestasjonslegen sine oppgåver og kva som er fastlegeoppgåver. Dette er heller ikkje klart for helsesøstrene på helsestasjonen. Det er ikkje utarbeidd skriftleg avtale med fastlegane om arbeidsfordeling mellom helsestasjonslegane og fastlegane.
7. Det vert ikkje nytta skriftleg tilvising til fastlege, og fastlegane får ikkje kopi av tilvising når helsestasjonslegane tilviser til spesialisthelsetenesta eller andre kommunale tenester.
8. Opplysningar om kven som er barnet sin fastlege vert ikkje dokumentert i journal. Det er ikkje alle tilvisingar til spesialisthelsetenesta som vert skrivne i barnet sin journal på helsestasjonen. Desse tilvisingane vert skrive i pasientjournalen hjå fastlegen på legekontoret.
9. Barn på helsestasjonen vert tilvist til kommunal fysioterapeut eller privatpraktiserande fysioterapeut ved behov. Helsestasjonen får ikkje alltid tilsendt epikrise/tilbakemelding frå fysioterapeut. Slik skriftleg dokumentasjon om resultatet av den fysikalske behandlinga/ oppfølginga vert heller ikkje etterspurt frå helsestasjonen.
10. Det er ikkje alle som er tilknytta helsestasjonen som kjenner til at kommunen har koordinerande eining og kva som er oppgåvene til koordinerande eining.
11. Verksemda har eit system for å melde avvik. Det vert meldt få avvik ved helsestasjonen.

Dei tilsette ved helsestasjonen har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik. Leiar for verksemda etterspør avvik, og avviksmeldingar er tema i avdelingsmøte og leiarmøte.

Avvik 2

Høyanger kommune sikrar ikkje at helsestasjonen tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa deira språkbakgrunn.

Avvik frå:

• helse- og omsorgstenestelova §§ 3-1, 3-2 nr. 1b, 4-1a og b, lov om pasient- og brukarrettar § 3-2 og § 3-5, jf. internkontrollforskrifta §§ 3 - 5.

Avviket byggjer på følgjande:

1. Det gjekk fram at det ikkje alltid vert brukt tolketeneste i møte med barn og foreldre der norsk ikkje kan brukast i kommunikasjonen. Det har hendt at venner pasienten har hatt med seg har blitt brukt som tolk etter mor sitt ønske. I ein av journalane var det dokumentert at ein person som oppheld seg i kommunen og som snakka det aktuelle språket, var blitt kontakta for å tolke. Dei tilsette ved helsestasjonen er kjende med at denne praksisen kan vere til fare for personvernet.
2. Opplysningar om foreldre sin språkbakgrunn og behovet for bruk av tolk vert ikkje alltid dokumentert i journal. Journalgjennomgangen synte at helsesøster ved fleire høve har vore usikker på om foreldre har skjøna innhaldet i den informasjonen som har blitt gitt.
3. Tilsette ved helsestasjonen er kjende med rettleiaren om kommunikasjon via tolk.
   Rettleiaren er ikkje implementert ved helsestasjonen.
4. Det er utarbeidd skriftleg prosedyre for bruk av tolk. I følgje prosedyren skal det brukast godkjent tolk (telefontolking), og helsestasjonen skal tinge tolk etter avtale med helse- og omsorgssjef. Det er ulik forståing for korleis rutinane ved bruk av tolketeneste skal praktiserast, mellom anna kven som har mynde til å tinge tolk, og i kva situasjonar bruk av tolk skal godkjennast av kommunalsjef for helse og omsorg.
5. Dei tilsette ved helsestasjonen er kjende med verksemda sitt avviksystem. Svikt i kommunikasjonen med framandspråklege eller manglande bruk av tolketeneste har ikkje blitt meldt som avvik.
6. Dei ansvarlege for verksemda er kjende med at det ikkje alltid vert brukt tolk i situasjonar der dette er nødvendig. I følgje verksemda sin årsmelding for 2012 er oppfølging av flyktningebarn og deira familiar og sikre likeverdige tenester til denne gruppa peika på som ei utfordring for helsestasjonstenesta.

6. Regelverk

Lovverk som blir lagt til grunn ved tilsynet er:

• lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynsloven)
• lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven)
• lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
• lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven)
• lov av 02. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven)
• forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• forskrift av 03. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• forskrift av 09. november 2012 nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap
• forskrift av 23. november 1983 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd:

• Årsmelding 2012 - Avdeling for førebyggjande helsetenester og habilitering - utkast
• Årsmelding 2012 - tenesteområde helse og omsorg (til politisk handsaming 25.04.2013)
• Utvalde nøkkeltal - KOSTRA 2012
• Temaplan for helsestasjons- og skulehelsetenesta 2012 – 2015
• Kommuneplanen sin samfunnsdel 2013 - 2026 - Høyanger kommune
• Administrativt organisasjonskart - Høyanger kommune
• Funksjonsbeskriving for leiande helsesøster
• Stillingsomtale for helsesøster
• Stillingsomtale for jordmor
• Delegeringsreglement for Høyanger kommune
• Etiske retningslinjer for tilsette og folkevale i Høyanger kommune
• Oversikt over tilsette i helsestasjonen og ansvarsfordeling
• Oversikt over personale helsestasjon og skulehelseteneste
• «Kontaktform, kontaktpunkt og innhald i helsestasjonskontrollar 0-6 år» - oversikt
• Prosedyre: Heimebesøk nyfødde
• Prosedyre: 6-vekers kontroll
• Foreldreinformasjon til utdeling før to-års kontrollen - «To år og verdensmester»
• Skjema: «Om kontakten ved to års alder»
• Foreldreinformasjon / skjema: «4 årsundersøking på helsestasjonane i Høyanger kommune»
• Foreldreinformasjon: «Velkomen til skulestartundersøking for 5- åringar på helsestasjonen»
• Brosjyreoversikt
• Skjema: Helseopplysningar frå heimen
• Informasjon og skjema: rutinar for kosthaldsrettleiing og oppfølging av barn og foreldre ved risiko for feilernæring
• Informasjon om rutinar for bruk av tolketeneste
• Informasjon om rutinar for brukarmedverknad
• Skjema: «brukarundersøking på helsestasjonstilbodet»
• Informasjon om samarbeidet med fastlegane om barn 0-6 år
• Oversikt over møtestruktur/ samhandling med andre kommunale tenester og andre samarbeidspartar
• Kopi - referat frå møte ang. tverretatleg drøftingsteam 10.01.05
• Evaluering av tverretatleg drøftingsteam
• Samarbeidsavtale mellom helsestasjons- og skulehelsetenesta og den off. tannhelsetenesta
• «Tenner for livet»
• Referat frå samarbeidsmøte mellom helsestasjons/ skulehelsetenesta og den offentlege tannhelsetenesta i Høyanger 06.02.2013
• Delavtalar mellom Høyanger kommune og Helse Førde HF:
  • Retningslinjer for å sikre heilskaplege og samanhengande helse- og omsorgstenester til pasientar med behov for koordinerte tenester
  • Samarbeid om førebyggjing
  • Svangerskaps-, fødsels- og barselomsorga
• Informasjon om rutinar for samarbeid og arbeid om Individuell plan
• Kopi av skjema: Individuell plan
• Retningslinjer - Ansvarsgrupper
• Temaplan for habilitering og rehabilitering
• Skjema: Melding til Koordinerande eining
• Skjema: Søknad om pleie- og omsorgstenester
• Skjema: Oppretting av koordinerte tenester ( oversikt over personleg koordinator, ansvarsgruppe og IP)
• Evalueringsskjema ved gjennomgang av individuell plan
• Skjema: Avslutta koordinerte tenester/endring av koordinerte tenester
• Informasjon om rutinar for overgang frå barnehage til skule
• Skjema: «Bekymringsmelding til barnevernstenesta»
• Foreldreinformasjon:
  • Orientering om innsynsrett og overføring av journal ved flytting
  • Informasjon om honning
  • Førebyggjing av hodelus
• Informasjon til barnehagane: Augebetennelse og barn i barnehagar
• Skjema: kvittering for depositum
• Informasjonsfolder - ressursgruppe for menneske i krise og sorg
• Retningslinjer - ressursgruppe for menneske i krise og sorg
• Retningslinjer - helseberedskapsgruppa
• Opplæringsplan/kursplan for perioden 2013 – avdeling for førebyggjande helsetenester
• Opplysningar om verksemda sin systematiske gjennomgang av drift og resultat innan tema for tilsynet
• Avvik - generell informasjon om retningslinjer i tenesta
• Årsplan helsestasjon 2012
• Årshjul helsestasjon 2013
• Skjematisk oversikt over avviksmeldingar utanfor plo - 2012
• Oversikt over melde avvik helsestasjonen/skulehelsetenesta 11.02.2011 - 13.03.2013

Dokumentasjon som blei utdelt under opningsmøtet:

• Kopi av nye prosedyrar i «Kvalitetslosen»:
  • Informasjon om innsynsrett og overflytting av journal ved flytting
  • Streptokokkinfeksjonar og barn i barnehage
  • Helsekontrollar helsestasjonsprogrammet
  • Fagmøte
  • Samarbeidsmøte med kommuneoverlege
  • Kopi til fastlege v/ tilvising til spesialisthelsetenesta
  • Tilvising til fastlege frå helsestasjon og skulehelseteneste
  • Førebygging, utgreiing og behandling av overvekt og fedme
  • Kosthaldsrettleiing
  • Rutinar for bruk av tolk
  • Samarbeidsmøte med barnevernet
  • Samarbeidsmøte med fysikalsk avdeling
• Skjematisk oversikt - Møtestruktur/ samhandling med andre kommunale tenester og andre samarbeidspartar
• Statistikk/oversikt over tenesteproduksjon fysioterapi og ergoterapi for helsestasjon og skulehelsetenste 2013

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalgjennomgang av 55 elektroniske journalar i journalsystemet WinMed 3. I tillegg gjekk vi gjennom papirjournal inkludert IP i gruppa barn med behov for fleire tenester.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• brev av 21.01.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Høyanger kommune - melding om tilsyn
• brev av 12.02.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Høyanger kommune
• brev frå Høyanger kommune av 07.03.2013 til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• brev med vedlegg frå Høyanger kommune av 22.03.2013 til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• brev med vedlegg av 02.04.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Høyanger kommune - program for tilsynet
• e-post med vedlegg av 03.04.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Til Høyanger kommune - program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor
Jacob Andersen, ass. fylkeslege, observatør
Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet