Rapport frå tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn i Jølster kommune 2013

Samandrag

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt på det reviderte området. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at kartlegging og vurdering av søknadene frå denne gruppa blir gjort på ein forsvarleg måte. Ei forsvarleg kartlegging og vurdering av kvar enkelt søknad ut frå situasjonen på søknadstidspunktet vil gjera til at søkjaren mottar rett teneste til rett tid.

Fylkesmannen avdekte eitt avvik under systemrevisjonen i Jølster kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik:

Jølster kommune sikrar ikkje ei forsvarleg kartlegging og vurdering av søknader frå personar med forsytingsansvar for barn.

Dato: 14.05.2013

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Kari Vold Olsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Jølster kommune i perioden 25.01.2013 – 14.05.2013. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2013.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke:

• kva tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt under revisjonen og gir ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor området som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring.

2. Omtale av kommunen

Jølster kommune er ein kommune med to tettstader; Vassenden og Skei, med til saman om lag 3000 innbyggjarar. Kommunesenteret er Skei, og NAV-kontoret er også lokalisert der på kommunehuset.

Kommunen har tre kommunalsjefar i leiargruppa til rådmannen og har 19 tenesteeiningar. NAV, sosial og barnevern er ei av tenesteeiningane, og NAV-leiar rapporterer til kommunalsjef for helse og sosial.

Av samarbeidsavtale mellom kommunen og NAV Sogn og Fjordane 26.02.2013 går det fram at følgjande kommunale tenester er lagt til NAV-kontoret:

• Oppgåver etter lov om sosiale tenester i NAV
• Lov om introduksjonsordning – Busetting og oppfølging av flyktningar
• Husbanken sine ordningar for tilskot og lån
• Barnevernstenestelova
• Tvangstiltak overfor rusmiddelavhengige, Helse- og omsorgstenestelova kap. 10
• Gjeldsrådgjeving

Fem tilsette i NAV-kontoret arbeider med økonomisk stønad. NAV-leiar og ein tilsett driv sakshandsaming på området, i tillegg til at dei også gir informasjon og tek imot søknader. NAV-leiar kvalitetssikrar sakene/vedtaka. Tre tilsette gir informasjon, gjennomfører samtalar med brukarar og tek imot søknader, men driv ikkje sakshandsaming. Ein av desse har også ansvar for kvalitetssikring av sakene/vedtaka i leiar sitt fråver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel: sendt 25.01.2013.

Dokumentgrunnlag frå kommunen: mottatt 04.03.2013 og 25.03.2013.

Oversyn over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i punkt 7.

Opningsmøte: 10.04.2013.

Intervju: seks personar blei intervjua.

Sluttmøte: 11.04.2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er sentralt at kommunen sikrar at situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet blir forsvarleg kartlagt og vurdert og at det blir gjort individuelle vurderingar av kvar søknad.

Med økonomisk stønad meiner vi stønad til livsopphald, jf lov om sosiale tenester i NAV § 18 og stønad i særlege tilfelle, jf lov om sosiale tenester i NAV § 19.

Personar som har forsytingsansvar for barn er i denne samanhengen definert slik: personar som har forsytingsansvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna buande hjå seg fast eller som har samvær med dei.

Behandling av søknad er definert som prosessen frå og med det ligg føre ein søknad og fram til det skal takast avgjerd om det er grunnlag for å yte økonomisk stønad og storleiken på stønaden blir vurdert. Behandling av søknad omfattar kartlegginga av situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet og vurderinga som blir lagt til grunn for avgjerd.

5. Funn

Avvik:

Jølster kommune sikrar ikkje ei forsvarleg kartlegging og vurdering av søknader frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik frå følgjande krav:

• lov om sosiale tenester i NAV §§ 5, 18 og 19, jf forvaltningslova §17 og internkontrollforskrifta § 4 andre ledd bokstav f, g og h.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Kommunen har eit skriftleg kvalitetssystem som skal evaluerast og oppdaterast ein gong i året. Rådmannen er ansvarleg for evaluering/oppdatering av generell del, tenesteleiar er ansvarleg for evaluering/oppdatering av det som er spesielt for si eining. Det kom fram i dokumentgrunnlaget at systemet sist blei oppdatert i 2011.
• Som del av kvalitetssystemet, har kommunen eit avvikssystem for å handtere og lære av feil, og for å sikre at liknande feil ikkje skjer igjen. Det finnast prosedyre for avvikshandtering. Det blir likevel ikkje meldt avvik i NAV-kontoret. Det kom fram i intervjua at NAV-kontoret ikkje har etablert ei felles forståing av kva som skal meldast som avvik når det gjeld behandling av søknader om økonomisk stønad. Det kom også fram at avvikssystemet ikkje er implementert i kontoret. I tillegg kom det fram at leiinga i kommunen ikkje etterspør avvikshandteringa i tenesta.
• Kommunen utarbeida i februar 2013 rutinen ”Økonomisk sosialhjelp- rutine NAV Jølster”. Det går fram at den som tek imot søknaden må orientere om krav til dokumentasjon av faste utgifter og inntekter. Det går ikkje fram av rutinen kva som skal kartleggast og vurderast, altså kva opplysningar som kan vere aktuelle å innhente og vurdere. Kommunen har ikkje kartleggingsverktøy eller sjekklister for å sikre forsvarleg kartlegging og vurdering og felles forståing i kontoret.
• Intervju og mappegjennomgang avdekte at NAV-kontoret ofte tek imot munnlege søknader. I rutinen for sosialhjelp går det fram at: ”viktig informasjon i samtalen må skrivast ned i fagsystemet, socio,” Det gjekk fram av mappegjennomgangen at munnlege søknader ikkje alltid blir nedteikna skriftleg og vi fann få notat frå samtalar i socio.
• Mappegjennomgangen viste at det ikkje er dokumentert i alle saker at det er gjort ei kartlegging og vurdering av barns behov på søknadstidspunktet, eller at det blir innhenta informasjon som belyser livssituasjonen til søkjar, utover økonomiske tilhøve (inntekts- og utgiftsopplysningar). Det er ikkje dokumentert i alle saker at det blir innhenta opplysningar om sosiale og helsemessige tilhøve, spesielle utgifter til barn/samvær med barn.
• Mappegjennomgangen avdekte at det ikkje alltid går fram av vedtaka at det er gjort ei individuell vurdering før stønadsbeløpet blir fastsett. Det går ikkje alltid fram kvifor beløpet er tilstrekkeleg i den enkelte situasjonen.
• Gjennom risiko- og sårbarheitsanalyse i februar 2013 har NAV-kontoret komme fram til at leiar skal lese og signere vedtak ”for kontroll at lova vert følgt”. I leiar sitt fråver har ein tilsett denne oppgåva. Det er ikkje utarbeida retningslinjer, sjekkliste eller andre hjelpemiddel for å sikre felles forståing for gjennomføring av kvalitetssikringa.

Kommentar:

Det følgjer av lov om sosiale tenester i NAV § 41 at forvaltningslova gjeld med dei særreglar som går fram av lova.

Avgjerder etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i NAV er enkeltvedtak, slik at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova kapittel IV og V gjeld. Forvaltningslova § 17 lovfestar eit grunnleggande forvaltningsrettsleg prinsipp om at ei sak skal vera forsvarleg opplyst («så godt opplyst som mulig») før det blir tatt avgjerd. Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for aktivt å syte for tilstrekkeleg saksopplysning.

Føresegna i forvaltningslova § 17 inneber at alle relevante forhold skal klarleggast før kommunen tek stilling til ein søknad.

Når søkaren har barn eller samvær med barn har kommunen særskilt ansvar for å innhente opplysningar knytt til barn, jf føremålet i lov om sosiale tenester i NAV § 1. Døme: spesielle utgifter til barn, barns sosiale- og helsemessige forhold, deltaking på fritidsaktivitet, utgifter til utstyr, samværsutgifter, bustad og butilhøve, innbu og liknande.

Kartlegging av faktisk situasjon, gjennom innhenting av opplysningar/informasjon frå søkjar, må avgrensast mot retten NAV-kontoret har til å krevje at søkaren dokumenterer opplysningar/informasjon, i den utstrekning det er relevant og rimeleg i den enkelte saka. Kor omfattande kartlegging som er nødvendig og kva type informasjon som skal innhentast for at saka skal vere forsvarleg opplyst, må vurderast konkret, og vil variere frå søknad til søknad. Kommunen må også syte for å dokumentere opplysningar som blir innhenta, t.d. gjennom journalnotat frå møte/brukarsamtale, jf forvaltningslova § 11d.

Etter at kommunen har sikra at det ligg føre tilstrekkelige opplysningar til søknaden, skal den avgjerast etter ein konkret individuell vurdering, jf lov om sosiale tenester i NAV §§ 18 og 19. Kravet til konkret individuell vurdering inneber at kommunen, i kvar enkelt sak, skal ta stilling til kva som skal leggast til grunn som inntekter for denne søkaren, kva utgifter som er nødvendig til livsopphald for denne søkaren/familien, om denne søkaren er i ein spesiell livssituasjon som omtalt i § 19, og storleiken på stønaden (utmålinga).

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV – Arbeids- og velferdsdirektoratet
• Rundskriv A-2/2012 av 17.12.2012: Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Jølster kommune
• Oversyn over ansvars- og oppgåvefordeling for økonomisk stønad – delegasjonsreglementet for Jølster kommune
• Oversyn over tilsette som arbeider med økonomisk stønad
• Samarbeidsavtale mellom kommune og NAV Sogn og Fjordane - partnerskapsavtalen
• Opplysningar om møtestruktur på NAV Jølster
• Opplysningar om møtestruktur med kommuneleiinga
• Kompetanseplan NAV Jølster 2012
• Gjennomført opplæring i nytt rundskriv i lov om sosiale tenester i NAV
• Risiko- og sårbarhetsanalyse på sakshandsaming etter lov om sosiale tenester i NAV
• Innsamling brukarerfaring
• Rutine sakshandsaming sosialhjelp
• Rutine økonomisk rettleiing
• Prosedyre økonomisk sosialhjelp
• Prosedyre samarbeid barneverntenesta og NAV
• Prosedyre avvikshandtering
• Rutine NAV Jølster avvikshandtering
• Tal personar med forsytingsansvar for born som har fått vedtak som gjeld økonomisk stønad i 2012
• Verksemdplan 2013 NAV Jølster
• Søknadsskjema sosialhjelp
• Lokal beredskapsplan
• Årsmelding for 2012 – tenesteeining NAV

Dokumentasjon som blei utdelt/gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Jølster kommune. Kvalitetssystem og Helse-, miljø- og tryggleiksarbeid
• 20 søknader/vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytingsansvar for barn

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 25.01.2013
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 04.03.2013 og 25.03.2013
• Program for tilsynet sendt 13.03.2013
• Førebels rapport sendt 23.04.2013

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Rådgjevar Elisabeth lund-Iversen (revisjonsleiar)
Rådgjevar Kari Vold Olsen (revisor)
Rådgjevar Brit Sundgot (observatør)