Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innen det aktuelle området

Tildeling av støttekontakt og avlastning er fordelt mellom Sosiale tjenester og Hjemmebasert pleie og omsorg, ved tjenesten for funksjonshemmede. Oppfølging skjer også fra psykiatritjenesten og fra hjemmetjenesten. Ansvaret for avlastning for eldre hjemmeboende er lagt til sykehjemmet. Informasjon om tjenestene foregår i hovedsak direkte fra enhetene som kjenner de aktuelle tjenestemottakere.

Det er en utfordring å f rekruttert nok støttekontakter, noe som kan føre til at det ikke alltid gis informasjon der det kunne vært behov for denne tjenesten. I enkelte tilfeller fattes det vedtak på støttekontakt uten at kommunen har funnet støttekontakt til det aktuelle oppdraget. Det framkommer informasjon om at det ikke alltid settes inn alternative tiltak i påvente av støttekontakt. Enkelte støttekontakter blir brukt til oppdrag som ikke faller inn under støttekontaktordningen, for eksempel som boveileder eller til praktisk bistand. I noen saker overlates det til tjenestemottaker og støttekontakten å definere innholdet i oppdraget, uten at kommunen bidrar til oppklaring.

Ved mangel på oppfølging vil det være en fare for at støttekontakter etter hvert tar på seg oppgaver som ikke var med i kontrakten. Uten et system som kan fange opp denne type svikt, er ikke klienten nødvendigvis sikret at behovet for en meningsfull fritid blir ivaretatt ut fra den enkeltes individuelle behov.

Kommunen har ikke noe system for å vurdere støttekontaktenes kompetanse i forhold til de oppdrag de får. Behovet for informasjon om det oppdraget de har tatt på seg, samt for relevant kunnskap blir ikke systematisk fanget opp. Det er ikke lagt inn samtale forut for oppstart som støttekontakt, eller underveis i oppdraget, slik at eventuelle behov som opp står underveis kan fanges opp. Det opplyses om at støttekontakter og avlastere selv tar kontakt med aktuell enhet i kommunen ved behov, og enkelte har jevnlig kontakt med for eksempel psykiatritjenesten eller tjenesten for funksjonshemmede. Det finnes likevel ikke noen innarbeidede rutiner for systematisk oppfølging eller veiledning. Det er ikke rutiner for å informere støttekontakter om at de kan få veiledning. Det er heller ikke rutiner for å kontakte støttekontakter som man ikke f tilbakemelding fra via timelister eller rapporter.

Støttekontakters erfaringer og kunnskap blir ikke brukt av kommunen i arbeidet med å forbedre tjenesten. Under tilsynet kom det frem eksempler på at støttekontakter tar kontakt med hverandre for å utveksle erfaringer.

Det fremkom under tilsynet uklarhet omkring hvilke informasjon som gis vedrørende kortidsopphold og avlastningsopphold på sykehjemmet. I enkeltsaker var det søkt om avlastning fra familien side, men det ble innvilget kortidsopphold. Søknadene som tilsynet gjennomgikk gav ikke tilstrekkelig med opplysninger til å klargjøre hvilken informasjon som var gitt for eksempel fra hjemmetjenesten. Det gis også avlastning som dagtilbud og denne tjenesten er vederlagsfri.

Kommunen har ikke et system for tilbakerapportering eller kontroll fra ledelsen på de beskrevne områdene.

Fylkes mannen avdekket 3 avvik:

  • Kommunen sikrer ikke en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.
  • Kommunen sikrer ikke at avlastning blir gitt som en vederlagsfri tjeneste.
  • Kommunen sikrer ikke at støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Dato: 04.06.2007

Lisbeth Sævold
revisjonsleder

June Iversen
revisor

Merete Bondørevisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rennebu kommune i perioden 02.02.2007 - 09.05.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rennebu kommune har ca. 2700 innbyggere.

Kommunens tjenester er organisert med rådmann og to områdeledere eller kommuneledere i ledelsen. En egen avdeling for rådgivnings og servicefunksjoner, samt interkommunale funksjoner ivaretar for eksempel lønn, fl, og servicetorg funksjoner. Kommunen har 12 fagenheter, deriblant institusjonsbasert pleie og omsorg, Sosiale tjenester og Hjemmebasert pleie og omsorg hvor tjenesten for funksjonshemmede og psykiatritjenesten er plassert.

Sosialtjenesten administrerer støttekontakt og avlastningstjenester for barn med lettere funksjonshemninger. Konsulent for funksjonshemmede administrerer støttekontakter for psykisk utviklingshemmede, både hjemmeboende og de som bor i egen bolig. Sykehjemmet organiserer avlastning for eldre hjemmeboende. Vedtak om støttekontakt fra psykiatritjenesten behandles av sosialtjenesten, men følges opp av psykiatritjenesten.

På Kostra er kommunen registrert med 22 støttekontakter totalt og 4 avlastningsforhold.

Dagavlastning på sykehjemmet benyttes og i enkelte tilfeller og er da gratis.

Kommunen har privat avlaster for barn, i kommunen og i ett profesjonelt avlastningshjem på Oppdal.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.02.2007.

Formøte ble avholdt 19.04.2007.

Åpningsmøte ble avholdt 08.05.2007.

Intervjuer:
10 personer inkludert 2 private avlastere og i støttekontakt ble intervjuet. En av avlastere var og støttekontakt.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.05.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen oppfyller kravene som settes i sosialtjenesteloven og forvaltningsloven om å gi informasjon om tjenestene, forsvarlig utredning av tjenestemottakers behov, samt tildeling av avlastnings og støttekontakttjenester. Tilsynet undersøkte også om avlastere og støttekontakter får informasjon, oppfølging og eventuelt veiledning og opplæring underveis.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • sosialtjenesteloven § 4-3 bokstav c, internkontrollforskriften § 4 sosialtjenesteloven § 4-1, fvl. § li om plikten til å gi informasjon, Forvaltningsloven § 42 jfr. § 27, 3. ledd om iverksettelsestidspunktet

Dette bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke system for å informere om støttekontakttjenesten til aktuelle tjenestemottakere.
  • Det finnes ikke skriftlig informasjonsmateriell om tjenesten utenom opplysninger som finnes på kommunens nettsider.
  • Det finnes ikke system for at ansatte systematisk opplyser om at det finnes en slik tjeneste.
  • Knapphet på støttekontakter gjør at det ikke alltid informeres om tjenesten til potensielle tjenestemottakere.
  • Kommunen har ikke et system for tilbakerapportering til eller kontroll fra ledelsen, som sikrer at kommunens informasjonsplikt ivaretas, eller som fanger opp når det skjer svikt i plikten til å informere.
  • Selv om det blir fattet vedtak om støttekontakt, blir ikke vedtaket alltid iverksatt innen forsvarlig tid. Det blir ikke alltid satt inn andre tjenester.
  • Det fattes vedtak på støttekontakt før støttekontakt er engasjert.
  • Tilsynet har ved gjennomgang av klientmapper observert vedtak på støttekontakt hvor man ikke har funnet støttekontakt over et år etter vedtaksdato. Det fremgår ikke av dokumentasjonen at alternative tiltak er satt inn.
  • Vedtak, og rapportskjema som brukes for tilbakemelding fra støttekontakter, samt intervjuer viser at støttekontakttjenesten også brukes til formål som ikke faller inn under støttekontaktordningen (boveiledning, hjelp til praktiske gjøremål, praktisk bistand). De som er innvilget støttekontakt, er derfor ikke nødvendigvis sikret at behovet for en meningsfull fritid er ivaretatt ut fra en individuell vurdering.
  • Kommunen har ikke prosedyrer for å fange opp områder hvor det er fare for svikt i arbeidet med tildeling og oppfølging av støttekontakter.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at avlastning blir gitt som en vederlagsfri tjeneste.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 11-2, 2. ledd jfr. Forskr. § 8-2, 1. ledd nr. 3
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 bokstav b
  • Internkontrollforskriften § 4

Dette bygger på følgende:

  • Tilsynet har ratt informasjon om at det i enkeltsaker er innvilget korttidsopphold der det er søkt om avlastning ved sykehjem.
  • Tilsynet har fått ulik informasjon om hva det informeres om til aktuelle tjenestemottakere, når det gjelder muligheten for å få avlastning på institusjon.
  • Kommunen har ikke et system for å fange opp uklarheter rundt lovforståelse og retningslinjer.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke at støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 2-3 jfr. § 4-3 bokstav c
  • Internkontrollforskriften § 4,2. ledd bokstav c

Dette bygger på følgende:

  • Rutinebeskrivelsen fra sosialtjenesten gir retningslinjer om at vedtaket skal inneholde opplysninger om veiledning av støttekontakter. Vedtakene som tilsynet har gjennomgått inneholder ikke denne opplysningen.
  • Det blir ikke systematisk gjennomført samtaler med støttekontakten i forkant av at oppdraget blir tildelt.
  • I Det er ikke redegjort for en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, slik at behov for veiledning kan bli fanget opp.
  • I Kommunen informerer ikke rutinemes sig støttekontakter om at de kan få oppfølging og veiledning ved behov. Kontrakten med støttekontaktene inneholder ikke opplysning om mulighet for veiledning.
  • Innlevering av timelister og rapporter fra støttekontaktene følges ikke systematisk opp. Det foreligger f rapporter i enkelte mapper. Støttekontakter blir ikke systematisk kontaktet i de tilfellene der man ikke får tilbakemelding.
  • I enkelte vedtak som tilsynet har gjennomgått, overlates til tjenestemottaker og støttekontakt å definere hva tjenesten skal inneholde og når den skal utføres, uten at kommunen bidrar med å klargjøre innholdet i tjenesten.
  • Mangel på systematisk oppfølging bidrar i enkelte tilfeller til at støttekontakten etter hvert utfører andre oppgaver enn det som var målsettingen med støttekontaktforholdet.
  • Støttekontaktenes erfaring og kunnskap blir ikke brukt i kommunens arbeid med å forbedre tjenesten.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift Av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Søknadsskjema — søknad om tjenester fra hjemmebasert pleie og omsorg
  • Eksempler på vedtak avlastning i institusjon
  • Eksempler på vedtak støttekontakt
  • Eksempler på vedtak på avlastning utenfor institusjon
  • Eksempel på individuell plan
  • Mal for individuell plan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 4 mapper med vedtak på kortidsopphold og 2 på avlastning fra sykehjemmet
  • 1 mappe ved vedtak på avlastning og 3 med vedtak på støttekontakt fra sosialtjenesten
  • 6 mapper med vedtak på støttekontakt og i med vedtak på avlastning fra tjenesten for funksjonshemmede

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 02.02.2007.
  • Brev med oversendelse av dokumenter fra kommunen av 02.04.2007.
  • E-post fra kommunen med bekreftelse på dato for formøte.
  • E-post fra kommunen med informasjon og vedlagt dokumentasjon av 20.03 .2007
  • E-post fra fylkesmannen med oversendelse av program for tilsynsdagene av 10.04.2007

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tordis Lium

Psykiatrisk sykepleier 

X

X

X

Borgny Lien 

Enhetsleder sykehjem 

X

X

X

May-Sigrun Wold 

Enhetsleder sosialtjeneste 

X

X

X

Hanne Kistin Rise 

Konsulent for funksj.hemmede 

X

X

X

Arve E. Withbro 

Rådmann 

X

Odd Kjøllesdal 

Områdeleder/ass rådmann 

X

X

X

Aud Kirsten Voll 

Avd.sykepieier sykehjem 

X

X

Berit Fløisand

Rådmann

X

X

X

Wenche Teigen 

Nestleder hjemmebasert pleie og omsorg 

X

X

X

Lill H. Bøe

Kommende kommunalsjef

X

AmbroiseEloundou Ombga 

Kommunelege

X

Hege Dverset 

Privat avlaster

X

Arnt Hove 

Privat avlaster

X

Erling Ytterhus 

Støttekontakt 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Merete Bondø
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Lisbeth Sævold (revisjonsieder)