Helsetilsynet


Fylkesmannen i Sør-Trøndelag


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innen det aktuelle området

Holtålen kommune er en liten kommune med stor grad av nærhet mellom enhetene innen helse og sosiale tjenester. Kommunens internkontrollsystem på de aktuelle områdene er fra 2001- 2002 og nå under revidering.

I en så liten kommune er det lett å fange opp personer med behov for hjelp, da oversikten er god og folk stort sett vet hvor de kan henvende seg. Det beskrives at også et eventuelt hjelpebehov hos de som flytter til kommunen, blir fanget opp av skole, PPT, lege, helsesøster etc. Det ble likevel presisert at den gode oversikten og nærheten i kommunen, ikke hindrer at de er opptatt av å bygge opp gode rutiner og god praksis i tjenestene.

Kun i sykehjemmet finnes det et system for avvikshåndtering, noe som kan medføre sårbarhet innenfor de aktuelle tjenestene. Det ligger og en sårbarhet i at det ikke er lagt opp strukturer for hva som skal rapporteres fra enhetslederne opp til rådmannsnivået. God praksis gjennom nært samarbeid mellom enhetene veier opp disse manglene.

Under tilsynet var beskrivelsene av praksis innenfor de reviderte områdene sammenfallende. Informasjon som kom frem under tilsynet viste at ingen får avslag på disse tjenestene, og dersom det er noe ventetid før avlastningsplass eller støttekontakt kan gis, settes andre tiltak inn. Holtålen kommune sliter og med å rekruttere nye støttekontakter, men klarer stort sett å fylle behovet. Både ansatte, støttekontakter og avlastere som ble intervjuet, beskriver en praksis der oppfølging og evaluering blir ivaretatt .

Tilsynet fant ingen avvik.

Det ble gitt 2 merknader

  • Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å informere generelt ut til befolkningen om sine tjenester på pleie og omsorg.
  • Kommunen har et forbedringspotensiale ved å i større grad trekke inn annen fagkompetanse ved utredningen av behov i pleie og omsorgstjenesten, da utredning i hovedsak foretas av sykepleiere.

Dato: 06.06.2007

Lisbeth Sævold
revisjonsleder

June Iversen Merete Bondø
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Holtålen kommune i perioden 02.02.2007 – 03.05.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Holtålen kommune har ca. 2080 innbyggere. Kommunens tjenester er organisert etter en 2 nivå modell. Aktuelle enheter for dette tilsynet er: Enhet helse- og sosial, Holtålen helsesenter, Åpen omsorg sone Haltdalen og Åpen omsorg sone Ålen. Støttekontakttjenestene er fordelt på flere enheter.

Ifølge kostratall fra 2006 har kommunen 14 personer som mottar støttekontakt og 1 mottar avlastning. Avlastning i sykehjem kommer i tillegg. I tillegg til 2 avlastningsplasser på Holtålen helsesenter, benyttes også omsorgssenteret i Haltdalen ved behov.

Sosialtjenesten formidler støttekontakter utifra barnevernsbehov, til barn og unge med psykisk utviklingshemming eller med andre funksjonshemminger, samt til voksne funksjonshemmede. Psykiatri-tjenesten, som ligger under Helse og sosial, rekrutterer støttekontakter til sine brukere. Pro- tjenesten har støttekontakter til brukere på institusjon.

Enhetslederne i sonene og for sosialjenesten mottar søknader om tjenester og følger opp vedtakene. Det benyttes eget utredningssjema i Pro- tjenestene. Pro-tjenestene har et eget tiltaksteam som vurderer saker. Teamet består av enhetslederne i pleie omsorgstjenestene, og trekker inn andre som ergoterapeut, fysioterapeut og lege, etter behov.

Alle enhetene som administrerer støttekontakter, inngår en kontrakt med støttekontaktene som jevnlig må levere inn timelister og rapportere på eget skjema. Oppfølging av støttekontakter skjer i hovedsak i forbindelse med innlevering av timelister, da det settes av tid til samtale. Noen støttekontakter og avlastere deltar i ansvarsgruppemøter, hvor evaluering av de aktuelle tiltakene blir foretatt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.02.2007.

Formøte ble avholdt 29.03.2007.

Åpningsmøte ble avholdt 02.05.2007.

Intervjuer
9 personer inkludert i avlaster og 1 støttekontakt ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.05.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen oppfyller kravene som settes i sosialtjenesteloven og forvaltningsloven om å gi informasjon om tjenestene, forsvarlig utredning av tjenestemottakers behov, samt tildeling av avlastnings og støttekontakttjenester. Tilsynet undersøkte også om avlastere og støttekontakter får informasjon, oppfølging og eventuelt veiledning og opplæring underveis.

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å informere generelt ut til befolkningen om sine tjenester på pleie og omsorg.

Dette bygger på følgende:

  • Informasjon om aktuelle tjenester som støttekontakt og avlastning, når primært ut til de som allerede er i kontakt med pleie og omsorgstjenesten.
  • Kommunens informasjonsbrosjyre fra pleie og omsorg inneholder ikke informasjon om tjenestene støttekontakt eller avlastning, eller øvrige tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4. Det informeres imidlertid på internett og på egne oppslag ( informasjon om støttekontakttjenesten) i kommunen.
  • Brosjyren gis ut ved kartleggingsbesøk og legges ut på offentlige kontorer. Kommunens størrelse gir en stor grad av nærhet og oversiktlighet, noe som gjør det lett å fange opp behovet for tjenester.
  • Det er ikke kommet frem i intervju eller dokumentasjon at noen ikke får den hjelpen de har behov for.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale ved å i større grad trekke inn annen fagkompetanse ved utredningen av behov i pleie og omsorgstjenesten.

Dette bygger på følgende:

  • Tilsynet ser en varierende grad av tverrfaglighet ved utredning av behov i pleie og omsorgstjenesten.
  • Det er utarbeidet et kartleggingsskjema, som ikke alltid brukes.
  • Det er opplyst i intervjuer at utredningen skjer av den som til enhver tid er mest tilgjengelig blant de aktuelle ansatte.
  • Utredningen kan begrenses av hva den som foretar utredningen ser av behov.
  • Ved utredningen som foretas har ikke tilsynet funnet en systematisk bruk av annen fagkompetanse, for å få en tverrfaglig utredning eller kartlegging av behov. Det er primært sykepleiefaglig kompetanse som brukes i utredningen.
  • Den informasjon som kartleggeren gir, og etterspør, vil være avgjørende for den type tjenester som tilbys.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift Av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Stillingsbeskrivelser
  • Informasjonsskriv om støttekontakt
  • Prosedyre - avlastning for barn
  • Informasjon om besøksordning/avlastning for barn
  • Rapportskjema og avtale – støttekontakt
  • Samtykkeskjema for innhenting av opplysning
  • Taushetserklæring
  • Mal individuell plan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 mapper med vedtak på støttekontakt
  • 4 mapper med avlastning/kortidsopphold

2 av mappene inneholdt vetak på både avlastning og støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 02.02.2007
  • Brev med oversendelse av dokumenter fra kommunen av 13.03.2007.
  • E-post fra kommunen vedrørende kontaktperson av 12.03.2007
  • E-post fra fylkesmannen med program for tilsynsdagene av 12.04.2007

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marius Gjermstad

Rådmann

X

X

X

Tove Volden Evensen

Enhetsleder Helse- og sosial

X

X

X

Ann Mari Grønli

Enhetsleder sykehjem

X

X

X

Bente Morken

Enhetsleder sone Ålen

X

X

X

Heidi Wagnhild

Enhetsleder sone Haltdalen

X

X

X

Jon Arne Engan

Sosialkonsulent

X

Kari Aasen Hov

Hjelpepleier hj.tjenesten

X

Anne Kathrine Dille

Privat avlaster

X

Bodil Tamlagsrønning

Støttekontakt

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Merete Bondø
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Lisbeth Sævold (revisjonsleder)