Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innen det aktuelle området.

Kommunen har i ca 1 år hatt et tjenesteteam innen helse- omsorg og sosiale tjenester. Teamet mottar og vurderer søknader og henvendelser om tjenester som krever enkeltvedtak, samt fatter vedtak. Tjenesteteamet er direkte underlagt rådmannen. Kommunens tjenester er organisert etter en 2 nivåmodell, og aktuelle resultatenheter for dette tilsynet er Hjemmetjenesten med ansvar for støttekontakter og avlastere. Klæbu sykehjem har avlastning for voksne i institusjon.

Sosialfaglig ansvarlig i Hjemmetjenesten utfører det meste av oppgavene i forbindelse med saksbehandling før vedtak fattes, samt iverksettelse av tjenester på støttekontakt og avlastning. Tilsynet viste at det meste av ansvaret for støttekontakttjenesten er lagt til denne ansatte. Dette ansvaret medfører rekruttering, opplæring, informasjon, oppfølging og veiledning. Kommunen har ikke lagt opp et system for rapportering og oppfølging på området, noe som innebærer at det ikke er utarbeidet prosedyrer som sikrer at det gjennomføres jevnlig veiledning og oppfølging av støttekontakter. Det er ikke opplyst at det finnes rutiner for tilbakerapportering til øverste ledelse i kommunen når støttekontakter ikke får jevnlig veiledning og opplæring. I kommunens oppdragsavtale med støttekontakter er det opplyst at de skal ha veiledning to timer pr år, som skal tas av tildelt støttekontakttid. Støttekontaktene var klare på hvem de kunne ta kontakt med dersom behovet oppstod. Det er imidlertid ikke bekreftet gjennom intervju eller gjennomgang av dokumentasjon, at det gis systematisk veiledning.

Selv om ansvar og oppgavefordeling på områdene er kjent i organisasjonen, er det i praksis en ansatt som har den mest sentrale rollen både når det gjelder støttekontakter og avlastere. Dette gjør områdene svært sårbare.

Kommunen har noen svært erfarne støttekontakter og avlastere med mange års erfaring. En av disse støttekontaktene blir kontaktet av andre støttekontakter for å få råd og veiledning. Støttekontaktenes kompetanse er ikke tatt i bruk ved opplæring av nye støttekontakter. Det er nylig avholdt kurs for støttekontakter, og det var da flere år siden forrige kurs.

Tilsynet fikk ikke bekreftet at det tas vederlag for avlastning, men er i tvil om det tas vederlag for avlastning på dagtid i sykehjemmet. Dokumentasjonen og intervjuene inneholdt for få antall avlastninger til å få ett godt nok materiale for en sikker konklusjon. Det framkom imidlertid av flere intervju at de ansatte i kommunen er bevisst på å skille mellom korttidsopphold og avlastning, og at det arbeides med å komme frem til en omforent forståelse av begrepene.

De samme forhold kunne observeres for avlastning for barn, hvor det var opp til avlaster å etterspørre veiledning ved behov. Samtidig presiserte avlaster at de visste hvem de kunne kontakte.

Fylkesmannen avdekket 1 avvik:

Kommunen sikrer ikke at støttekontakter får jevnlig oppfølging og veiledning under utførelsen av oppdraget.

Det ble gitt 1 merknad:

Selv om ansvar og oppgavefordelingen er kjent i organisasjonen, er det i praksis en person som har en svært sentral rolle både når det gjelder områdene støttekontakt og avlastning. Dette gjør områdene svært sårbare.

Dato: 01.06.2007

Lisbeth Sævold
revisjonsleder

une Iversen Merete Bondø
revisor revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Klæbu kommune i perioden 01.02.2007- 25.04.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Klæbu kommune har ca. 5200 innbyggere. Kommunens tjenester er organisert etter en to nivå modell, med bestiller og utfører funksjoner. Det ble for ca 1 år siden opprettet et tjenesteteam innen helse-, omsorg- og sosiale tjenester. Tjenesteteamet mottar og vurderer søknader og henvendelser om tjenester som krever enkeltvedtak, og teamet fatter vedtak. Tjenesteteamet er direkte underlagt rådmannen.

Enhetene er: Sykehjem inkludert hjemmesykepleie, Hjemmetjenester, Helse og Barne- og familie-tjenester og inntar en rolle som utførere.

Aktuelle resultatenheter for dette tilsynet er Hjemmetjenesten med ansvar for støttekontakter og avlastere og Klæbu sykehjem med ansvar for avlastning av voksne i institusjon. Sosialfaglig ansvarlig i Hjemmetjenesten utfører det meste av oppgavene i forbindelse med saksbehandling før vedtak fattes, samt iverksettelse av tjenester etter vedtak på støttekontakt og avlastning. Sykehjemmet og hjemmesykepleien har oppfølging med de som har avlastning på sykehjemmet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.02.2007.

Formøte ble avholdt 28.03.2007.

Åpningsmøte ble avholdt 24.04.2007.

Intervjuer: 12 personer inkludert 2 avlastere og 2 støttekontakter, ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.04.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen oppfyller kravene som settes i sosialtjenesteloven og forvaltningsloven om å gi informasjon om tjenestene, utredning av tjenestemottakers behov, samttildeling av avlastning og støttekontakt tjenester. Tilsynet undersøkte også om avlastere og støttekontakter får informasjon, oppfølging og eventuell veiledning og opplæring underveis.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at støttekontakter får jevnlig oppfølging og veiledning under utførelsen av oppdraget.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c jf § 2-3, jf internkontrollforskriften § 4, andre ledd bokstav c.

Dette bygger på følgende:

  • Kommunen har lagt ansvaret for støttekontakttjenesten primært til en aktuell ansatt i hjemmetjenesten, uten å ha systemer for rapportering og oppfølging på området.
  • Kommunen har ikke innarbeidet prosedyrer som sikrer at det blir gjennomført jevnlig veiledning og opplæring av støttekontaktene under utførelsen av oppdraget.
  • Det er ikke opplyst at det finnes rutiner for tilbakerapportering til øverste ledelse når det fremkommer at støttekontakter ikke får jevnlig veiledning og opplæring. I intervju fremkom det at kommunens avviksskjema ikke var kjent eller ikke var i bruk.
  • Det fremkommer i intervjuer og av oppdragsavtale at støttekontakter får oppnevnt en veileder, som skal gi veiledning to timer pr. år. Det er ikke bekreftet gjennom intervjuer og ved gjennomgang av dokumentasjon at veiledning systematisk blir gitt.
  • Kommunen tar ikke i bruk erfarne støttekontaktenes kompetanse og erfaring, i opplæring og veiledning av nye / andre støttekontakter.

Merknad:

Selv om ansvar og oppgavefordelingen er kjent i organisasjonen, er det i praksis en person som har en svært sentral rolle både når det gjelder områdene støttekontakt og avlastning. Dette gjør områdene svært sårbare.

Dette bygger på følgende:

  • I intervjuer vises det til at sosialfaglig ansvarlig er delegert ansvaret for de fleste oppgavene i forbindelse med iverksettelse og oppfølging.
  • Samme person er primært tillagt en vesentlig del av arbeidet med saks- behandlingen før vedtak fattes.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven).
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Kompetansehevingsplan for 2007
  • Støttekontakt - mål for tjenesten
  • Avlastning – mål for tjenesten
  • Søknadsskjema – kommunale sosial-, omsorg og helsetjenester
  • Kartleggingsskjema

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 mapper med vedtak på støttekontakt
  • 5 mapper med vedtak på avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 01.02.2007.
  • Brev med oversendelse av dokumenter fra kommunen av 13.03.2007.
  • E – post fra kommunen vedrørende kontaktperson og dokumentasjon 13.02.2007.
  • E - post fra fylkesmannen vedrørende formøte med kontaktperson 09.03.2007.
  • E – post fra fylkesmannen med program for tilsynsdagene 12.04. 2007.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ann Kristin Hovdar

Fagleder sykehjemmet

x

x

x

Tove Borgen Wangberg

Fagleder sykehjemmet/ stedfortreder enhetsleder

x

Ellinor Sørum Øgaard

Hjelpepleier hjemmetjenesten

x

x

Kari Spakmo

Sosialfaglig ansvarlig/ hjemmetjenesten

x

x

x

Torill Moe

Sykepleier/tjenesteteam

x

x

x

Marit Wanvik

Enhetsleder

x

x

Morten Strand

Leder tjenesteteam

x

x

Solveig Dahle Hermanstad

Rådgiver omsorg

x

x

Karin Tillerbakk

Støttekontakt

x

Øystein Ulstad

Støttekontakt

X

Åse Aursøy

Avlaster

x

Eva Borgen

Avlaster

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Merete Bondø
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Lisbeth Sævold (revisjonsleder)