Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltagere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

Problemstillingene som er undersøkt er delt opp i tre faser. Disse er omtalt som:

  • Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting er sentrale perspektiv i alle fasene fra søknad om tjenester til oppfølging av tilbud ved endrede behov.

Målet for tilsynet er å finne om og i tilfelle hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med psykiske lidelser med behov for kommunale helse- og sosialtjenester og som bor utenfor institusjon. Unntatt er personer der vederlags­forskriften for institusjonsopphold kommer til anvendelse.

Tilsynet har undersøkt om og hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester og om det faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Oppstartfasen:

Om hvordan kommunen fanger opp og vurderer nye henvendelser:

  • Henvendelser om tjenester fanges opp og rettes til Forvaltningskontoret. Dette er kjent og oppfattet i organisasjonen og hos samarbeidspartnere.
  • Forvaltningskontoret er delt i grupper for helse og sosial. Disse er delt opp i fire overgripende team.
  • Henvendelser fordeles på saksbehandler etter tjenestemottakers fødselsnummer. Datoinndeling er sammenfallende for helse og sosial for å ivareta samarbeidet.
  • Behov for umiddelbare tjenester fanges opp og meldes til utførerenhet som iverksetter tiltak omgående.
  • Saksbehandler Forvaltning foretar førstegangs vurdering og kartlegging. Østbyen har på grunn av kapasitetsproblem overskredet krav til saksbehandlingstid. Dette er meldt som avvik.
  • Ved behov for tverrfaglig utredning, blir sakene tatt opp i teamene. Unntaksvis blir Oppfølgingstjenesten invitert inn i førstegangs kartlegging. Østbyen beskriver lav terskel for å ta kontakt med egne og andre samlokaliserte tjenester i samarbeide med tjenestemottaker.
  • Det treffes enkeltvedtak i alle saker. Vedtakene formidles til utførerenhetene, herunder Oppfølgingstjenesten. Oppfølgingstjenesten foretar videre kartlegging og oppfølging med utgangspunkt i det tjenestebeskrivende vedtaket. Det foreligger en enhetlig prioriteringsnøkkel for Oppfølgingstjenesten. Østbyen er under større press for å overholde kravene i prioriteringsnøkkelen, og har meldt flere avvik for brudd på tidsfrister for iverksettelse av oppfølgingstjenester.
  • Forvaltningskontoret er definert som koordinerende enhet, herunder myndighet til å fatte vedtak om individuell plan. Det er fremlagt veileder og mal for individuell plan. Dette er nylig lagt inn på Gerica. Ansvar for å initiere og koordinere individuell plan er lagt til Forvaltningskontoret. Etter vedtak om individuell plan vil koordinerings-oppgaven bli lagt til kontaktperson i Oppfølgingstjenesten.

Behov for umiddelbare tjenester fanges opp og blir iverksatt med det samme.

Om det foretas en tilstrekkelig planlegging og utredning av tjenestebehovet:

Individuell plan er ikke implementert til alle innenfor det område tilsynet omfatter. Alle som er i kontakt med personer med sammensatte behov for tjenester, kan melde dette til IP-utvalget. Individuell plan er et verktøy for å sikre større grad av brukermedvirkning, forutsigbarhet og koordinering av samlet tjenesteyting. Dette er bare delvis ivaretatt, gjennom at enkelte tjenestemottakere er gitt ansvarsgrupper.

Kommunen har mangelfulle formelle strukturer for å ivareta tverrfaglig utredning og vurdering av tjenestebehov. Uformell samhandling benyttes i relativt stor grad.

  • Brukermedvirkning synes ivaretatt i utredning av behov og tildeling av tjenester.

Iverksetterfasen:

Omsetting av planer og beslutninger/vedtak i konkrete tilrettelagte tjenester og tiltak:

  • Vedtakene er tjenestebeskrivende. Det beskrives at innholdet i tjenestene utarbeides og tilpasses av Oppfølgingstjenesten i samarbeid med tjenestemottaker.
  • Det opplyses at det etableres primærkontakt og sekundærkontakt.

Oppfølgingsfasen:

Om det sikres tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesten og om nye/endrede tjenestebehov fanges opp og nødvendige endringer foretas på en samordnet måte:

  • Intervju og gjennomgang av dokumentasjon viser at kommunen ivaretar at tildelte tjenester ytes i vedtaksperioden.
  • Tjenestemottaker har en fast kontaktperson i forvaltnings- og oppfølgingstjenesten. Brukermedvirkningen i den løpende tjenesteytingen synes ivaretatt.
  • Det databaserte Gerica-systemet er det sentrale verktøyet for dokumentasjon og kommunikasjon. Dette gjelder også for kommunikasjon mellom tjenesteytere og forvaltningskontor innenfor de områder tilsynet omfatter.

Tilsynet fant ett avvik:

Trondheim kommune sikrer ikke at helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser gis på en helhetlig og samordnet måte.

Dato: 22.06.07

Liv Murberg
Revisjonsleder

Mona Parow
Revisor

Anne Cathrine Svenning
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune Helse og velferd Midtbyen forvaltning i perioden 02.02.07 – 22.06.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i fylkets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trondheim kommune er organisert etter en tonivåmodell i fire forvaltningskontor som alle består av en helse- og velferdstjeneste og en oppfølgingstjeneste. Forvaltningskontorene er delt i soner.

Hjemmetjenestene inneholder hjemmesykepleie, trygghetsalarmtjeneste og praktisk hjelp i hjemmet. Det er forvaltningskontor for helse- og velferdstjenester som vurderer behov og fatter vedtak om deltjenester, mens det er hjemmetjenestene ved sonene som utfører selve tjenesten. Trondheim kommune har utarbeidet kvalitetsstandarder for praktisk hjelp i hjemmet.

Trondheim kommune gjennomførte i 2001 og 2005 en brukerundersøkelse for tjenestemottakere i hjemmetjenesten.

Kommunen har utarbeidet Plan for psykisk helse 2007-2010 med særskilte mål og strategier for arbeidet både med barn og voksne med psykisk lidelser. Det vises her til at det må utvikles et godt samarbeid mellom de ulike kommunale tjenestene inkludert spesialisthelsetjeneste, fastlege og Nav. Planen er ennå ikke vedtatt.

3. Dokumentunderlag

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 4, Gjennomføring

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning ble oversendt i brev av 09.03.07 under forberedelsen av revisjonen:

  • Generell lederavtale for ledere ved forvaltningskontor
  • Generell lederavtale for ledere ved oppfølgingstjenesten
  • Lederavtale og resultatskjema samt kompetanseplan for Oppfølging Midtbyen
  • Organisasjonskart
  • Trondheim kommunes målsetting for HMS
  • Internkontroll iht arbeidsmiljøloven
  • Handlingsplan for HMS-2007
  • Avvik fra systemnivå
  • Avvik fra brukernivå
  • Samarbeidsavtale med Stolav, psykisk helsevern
  • Samarbeidsavtale med fastlegen
  • Rutiner for Individuell plan
  • Ny plan for psykisk helse 2007-2010 (ikke vedtatt pr.dd)

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.02.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.05.07.

Intervjuer
12 på Midtbyen og 10 personer på Østbyen, til sammen 22 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 08.05.07.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Virksomhetsplan treffstedene i Trondheim april 2007
  • Plan for psykisk helse 2007
  • Resultatvurdering 2006
  • Kompetanseplan for Helse og velferd Midtbyen oppfølging
  • Retningslinjer for samarbeid mellom fastlegene og øvrige kommunale tjenester når det gjelder rusmisbrukere
  • Sluttrapport Arbeidsgruppen ”Samhandling mellom hjemmetjenestesoner og fastleger”
  • Informasjon om Individuell plan
  • Informasjon om Forvaltningskontoret for helse- og velferdstjenester
  • Retningslinjer vedr. psykisk helsearbeid mellom St. Olavs hospital, div. Psykisk helsevern og Trondheim kommune
  • Lederavtale for 2007 Oppfølging og Helse og Velferd forvaltning
  • Lederavtale for 2006 Helse Velferd Oppfølging Midtbyen
  • Organisasjonskart
  • Trondheim kommunes målsetting for Helse-, miljø og sikkerhet
  • Rutine av 25.11.05 Reiser rusbehandling
  • Internt skademeldingsskjema
  • Brukerveileder for Gerica i Trondheim
  • Mal for Samarbeidsavtale mellom St. Olavs Hospital HF og N kommune
  • Brev av 10.05.07 med dokumentasjon av eksisterende individuelle planer, bilder i saksbehandlingssystemet Gerica, fra enhetsleder Midtbyen forvaltning
  • Retningslinjer av 30.06.06 for samarbeidet mellom Barne- og familietjenesten og Helse og velferdstjenesten
  • Brev av 28.01.02 Rådmannens samarbeidsutvalg vedr. ansvar for tjenestetilbudet til enkeltbrukere – avklaring av uenighet om ansvar mellom enheter i Trondheim
  • Evaluering av mottaket ved de offentlige servicekontorene 2006
  • Lederavtale for 2007 Helse- og velferdstjenesten Midtbyen forvaltning
  • Personvern og taushetsplikt ved samlokalisering av enkelte ansatte fra Nav og kommunen
  • Skjema for Samtykkeerklæring av 05.12.06
  • Serviceerklæring av 27.12.05, Midtbyen
  • Diverse informasjon Midtbyen forvaltning
  • Delegasjon av myndighet til medarbeider Midtbyen forvaltning
  • Årsrapport Havsteinbakken bofellesskap
  • Samarbeidsavtale mellom personale og beboer i Havsteinbakken bofellesskap

5. Reviderte områder og funn

Tjenesteyting til personer med psykiske lidelser involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

  • Brukermedvirkning,
  • Koordinering mellom forskjellige tjenester
  • Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
  • Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med psykiske lidelser er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Fanger opp og vurderer nye henvendelser
  • Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
  • Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
  • Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Område 1:

Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestetilbudet i samarbeid med tjenestemottaker.

Avvik 1

Trondheim kommune sikrer ikke tverrfaglig samhandling av helse- og sosialtjenester for voksne personer med psykiske lidelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1, 6-2 a
  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-2, 4-3 a.
  • Forskrift om re-/habilitering §§ 10, 8, 13
  • Forskrift om individuell plan
  • Forskrift om internkontroll § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:
Oppstartfasen

  • Det er uklart hvorvidt individuell plan faktisk utarbeides for personer med alvorlig psykiske lidelser. Det har vært uklarheter om ansvar og myndighet for utarbeidelse av individuell plan mellom forvaltning og oppfølgingstjenesten.
  • Delvis vises det til at tjenestemottaker ikke ønsker individuell plan uten at dette fremkommer av klientmapper. Ved gjennomgang av 20 klientmapper for mennesker med alvorlig psykiske lidelser fremkommer ingen enhetlig bruk av individuell plan.
    • Midtbyen: i tre av mappene foreligger ingen opplysninger om individuell plan. I tre saker er spørsmålet tatt opp uten at den videre prosessen fremgår. En individuell plan er gått ut på dato og en er avsluttet etter tjenestemottakers ønske. En sak omfattet kortvarig behov for tjenester.
    • Østbyen: I en sak fremkommer av notat -06 at tjenestemottaker kan ta kontakt hvis hun ønsker individuell plan. I en sak fremkommer ikke drøftelse om individuell plan. I fire mapper er utarbeidelse av plan igangsatt i april/mai 07. I noen mapper foreligger møtereferat fra -05 og -06 hvor det tenkes individuell plan. I en av sakene vises til plan utarbeidet av Østmarka i aug. -06. I en sak foreligger løpende individuell plan med gyldig vedtak. En sak anses ikke relevant å vurdere for utarbeidelse av individuell plan.
  • Det foreligger ikke vedtak for alle igangsatte planer.
  • Det er ikke etablert system for å etterspørre og rapportere om bruk av individuell plan.
  • Det fremkommer ulik praksis i bruk av ansvarsgrupper for koordinering av utredning og tjenesteytelser mellom Midtbyen og Østbyen. Gjennom verifikasjon fremkommer bruk av ansvarsgruppe i alle sakene i Midtbyen. Bruk av ansvarsgrupper tilfredsstiller ikke kravene som følger av individuell planprosessen. Det fremgår ikke enhetlig bruk av ansvarsgrupper i fremlagte mapper fra Østbyen.
  • Østbyen forvaltning og oppfølging er samlokalisert. Det beskrives en gjennomgående lav terskel for å ta kontakt mellom Oppfølging og Forvaltning samt øvrige instanser som for eksempel. Nav for å diskutere saker. Dette gjenfinnes ikke som et etablert tverrfaglig samarbeide hvor tjenestemottaker er involvert.
  • Dokumentasjon ivaretas gjennom datasystemet Gerica. Verifikasjon viser at det er lange tidsperioder mellom nedtegnelser i klientjournal. Det beskrives en mangelfull praksis for nedtegnelse i journal.

Iverksettingsfasen

  • Det er ikke etablert et system for å sikre at tjenester ytes i samsvar med vedtak på de tilsette områdene. Det beskrives imidlertid at tjenester ytes i samsvar med vedtak.
  • Oppfølgingstjenesten er ikke døgnbasert. Behov for tjenester utover kontortid er organisert gjennom byomfattende tiltak, delvis innleggelse i institusjon.
  • Det er ulik bevissthet om bruk av kriseplan for den enkelte. Bruk av kriseplan fremgår i liten grad av gjennomgåtte klientmapper. Av 20 fremlagt mapper for Midtbyen og Østbyen fremgår kriseplan i en.
  • Det beskrives mangel på tilgang til tjenester for boveiledning, arbeidstilbud, støttekontakt.

Oppfølgingsfasen

  • Forvaltningskontoret er ansvarlig for fornyelse av tidsbestemte vedtak ved vedtaksperiodens slutt. Det er ikke etablert et system for å fange opp evaluering av vedtak. Det beskrives en ulik oppfattelse av hvilken rolle som ligger til forvaltning og utøvertjenestene med hensyn til å fange opp utløpsdato for vedtak herunder oversendelse av statusrapport. Det hender at vedtak ikke er fornyet innen tidsperioden, men dette medfører ikke stans i tjenesteutøvelsen. Det meldes ikke avvik om dette.
  • Praktisk bistand rengjøring er lagt til en egen enhet. Det meldes ikke alltid behov for endrede behov eller andre tjenester.

Å sikre en tverrfaglig og koordinert utredning og vurdering danner grunnlag for å iverksette forsvarlige tiltak og tjenester. En del tverrfaglig samarbeid og koordinering skjer ved uformell kontakt. Dette kan medføre fare for at kontakten på tvers mellom faggrupper og fagområder blir personavhengig, tilfeldig og skjønnsmessig. Reel brukermedvirkning kan bli illusorisk i en slik situasjon. Ved å bryte med tradisjonelle arbeidsformer og etablere ny og systematisk samhandlingspraksis på tvers av etablerte tjenester og fagområder, minsker faren for svikt. Viktig å ivareta dokumentasjonsplikten og brukermedvirkning.

6. Deltagere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marit Thorseth

PART

X

X

Sidsel Eide

Oppfølging voksne

X

X

Gerd Inger Olsen

Helse/velferd Oppfølging

X

Unni Rossvoll

Forvaltnings Østbyen

X

Irene Sneve

Oppfølging voksne

X

Karin Korsnes Næsje

Oppfølging voksne

X

Eirik Roos

Rådmannens fagstab

X

X

X

Britt Soltvedt

Oppfølging Østbyen

X

Turid S. Fredriksen

Oppfølging Østbyen

X

Brita Witzø

Oppfølging Østbyen

X

X

X

Svein Sørensen

Oppfølging Østbyen

X

X

Terje Wik

Oppfølging Østbyen

X

X

Ann Karin Martnes

Forvaltning Østbyen

X

X

Rune Foss

Enhetsleder Midtbyen forvaltning

X

X

X

Torbjørg Sandberg

Enhetsleder Midtbyen oppfølging

X

X

X

Britt Soltvedt

Fagkoordinator Østbyen

X

Synnøve Reitan

Fagkoordinator KART

X

X

Anne Haugrud

Midtbyen forvaltning

X

Hilde Jakobsen

Østbyen forvaltning

X

Bente Sæternes

Havsteinbakken bof.skap

X

X

Anne Loraas

Oppfølging Midtbyen

X

X

Boel Helgesen

Rådmannens fagstab

X

X

Jan Omvik

Oppfølging Midtbyen

X

X

Thor Anders Karlsen

Oppfølging Lerkendal KART

X

Lars Sjåvik

Hjemmesykepleien Øya

X

X

Irene Åsen Nygaard

Oppfølging Midtbyen

X

Arve Wold

Oppfølging Midtbyen

X

Geir Fenne

Oppfølging Midtbyen

X

Torbjørn Hoem

Oppfølging Midtbyen

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Liv Murberg, rådgiver/revisjonsleder
Mona Parow, juridisk rådgiver
Anne Cathrine Svenning, rådgiver