Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

Problemstillingene som er undersøkt er delt opp i tre faser. Disse er omtalt som:

  • Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting er sentrale perspektiv i alle fasene fra søknad om tjenester til oppfølging av tilbud ved endrede behov.

Målet for tilsynet er å finne om og i tilfelle hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med psykiske lidelser med behov for kommunale helse- og sosialtjenester og som bor utenfor institusjon. Unntatt er personer der vederlags­forskriften for institusjonsopphold kommer til anvendelse.

Tilsynet har undersøkt om og hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester og om det faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Oppstartfasen:

Om hvordan kommunen fanger opp og vurderer nye henvendelser:

Henvendelse til psykisk helsearbeidstjenesten kan skje muntlig og skriftlig. Det foreligger også et henvendelsesskjema som gjennomgås ukentlig. Henvendelsene blir fordelt etter kompetanse, geografi og tidsressurs. Det beskrives ikke ventelister for å motta tjenester fra kommunens psykiatritjeneste. Vedkommende skal få en tilbakemelding i løpet av en uke.

Kommunen har Prosedyrer og retningslinjer for individuell plan. Prosedyren beskriver at behov for individuell plan rettes til et beslutningsteam som fatter vedtak for om vedkom-mende fyller vilkårene for individuell plan eller ikke. Dersom pasienten takker nei til individuell plan, skal dette dokumenteres i eget dokument.

Om det foretas en tilstrekkelig planlegging og utredning av tjenestebehovet:

Rådmannens strategi- og utviklingsmøte har bl.a. som intensjon å synliggjøre enhetenes ansvar for tverrfaglig samhandling. Det er en bevisst strategi ut fra erkjennelse av at kommunen ikke er tilstrekkelig god på tverrfaglig samhandling. Fokus på tverrfaglig samarbeid gjenfinnes i styrende dokumenter som psykiatriplan og styringskort med mer. Psykisk helsearbeidstjenesten har operasjonalisert styringskortet gjennom å utarbeide en handlingsplan for enheten herunder tiltak for tverrfaglig samhandling. Handlingsplaner er ikke beskrevet som et styringskrav for enhetene.

Det beskrives liten grad av tverrfaglig utredning for eksempel ved felles hjemmebesøk og utredningssamtaler. Individuell plan utarbeides i ulik grad. Psykisk helse har koordinerings-ansvar for noen, mens sosialtjenesten i liten grad har tatt dette i bruk.

Det foreligger ikke skriftlig samarbeidsavtale med Psykisk helsevern. Psykisk helsearbeids-tjenesten i kommunen har faste møter med fastleger og med Fosenteamet på individnivå. Rus/psykiatriteam består av sosialtjenesten og psykiatritjeneste og møtes månedlig. Det er nylig etablert faste møter mellom hjemmesykepleien og psykisk helsearbeidstjenesten på individnivå. Hjemmesykepleien beskriver ikke å ha nødvendig kunnskap om felles tjeneste-mottakere. De har i liten grad etterspurt veiledning fra for eksempel psykisk helsearbeids-tjenesten.

Iverksetterfasen:

Omsetting av planer og beslutninger/vedtak i konkrete tilrettelagte tjenester og tiltak:

Kommunen fatter ikke vedtak om psykiatriske tjenester, omfang av hjelpen fremgår av møtereferat eller individuell plan. Det beskrives ikke ventelister for å motta tjenester.

Oppfølgingsfasen:

Det beskrives at tjenestene evalueres fortløpende sammen med tjenestemottaker. Psykiatrisk helsearbeidstjeneste er en dagtjeneste. Ved behov for psykiatrisk bistand på kveld og helg, er det uklart hvem som skal ivareta dette behovet ut over legevakt. Psykiatrisk helsearbeids-tjenesten beskrives å ha stor tilgjengelighet utover ordinær arbeidstid, og at dette er kjent i kommunen. Hjemmesykepleien beskriver problemer med nødvendig bistand og hvem som i psykisk helsearbeidstjenesten som kan kontaktes. Det fremgår ulike beskrivelser og bruk av individuelle kriseplaner.

Det ble avdekket ett avvik:

Kommunen sikrer ikke samordning av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser i henhold til gjeldende myndighetskrav.

Dato: 09.10.07

Liv Murberg
revisjonsleder

Mona Parow
revisor

Anne Cathrine Svenning
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bjugn kommune i perioden 13.06.07 – 09.10.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i fylkets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser er en del av det landsomfattende tilsynet i 2007. Helsetilsynet har utarbeidet veileder som sier at det skal oppnevnes et felles tilsynsteam for å gjennomføre tilsynet. Det skal utarbeides en felles rapport og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har en tonivåstruktur hvor rådmannsfunksjon ivaretas av rådmann og to kommunalsjefer. Styring og rapportering ivaretas gjennom helhetlig ledelsesdelegering til kommunesjefnivå med lederavtale og medarbeidersamtale. Kommunen bruker balansert målstyring som styringsverktøy. Avdelingene med underliggende tjenester måles gjennom styringskort.

Rådmannen har møte med kommunesjefene hver mandag og strategisk utviklingsmøte 6 g pr. år. Det beskrives at strategi- og utviklingsmøtet bl.a. har som intensjon å synliggjøre enhetenes ansvar for tverrfaglig samhandling. Det er en bevisst strategi ut fra erkjennelse av at kommunen ikke er tilstrekkelig god på tverrfaglig samhandling. Ledelsesutvikling er også et gjennomgående tema. Kommunesjefen har møte med avdelingslederne annen hver uke.

Området Helse og omsorg har ansvar for legetjeneste, fysioterapi, helsesøster, jordmor-tjeneste, psykiatrisk sykehjem, hjemmetjenester, omsorgsboliger o.a. helse og omsorgsarbeid. Området ledes av kommunalsjef.

Fokus på tverrfaglig samarbeid gjenfinnes i styrende dokumenter som psykiatriplan og styringskort med mer. Psykisk helsearbeidstjenesten har operasjonalisert styringskortet gjennom å utarbeide en handlingsplan for enheten herunder tiltak for tverrfaglig samhandling. Handlingsplaner er ikke beskrevet som et styringskrav for enhetene. Kommunen har plan om å innføre Sampro som elektronisk verktøy.

Kommunen er nå i en overgangsperiode i og med at deler av kommunen skal over i Nav. I Bjugn kommune omfatter dette sosialtjenesten, økonomisk sosialhjelp..

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.06.07.

Åpningsmøte ble avholdt 05.09.07.

Intervju: 11 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 06.09.07.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke samordning av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser i henhold til gjeldende myndighetskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1, 6-2
  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-2, 4-3 a
  • Forskrift om re-/habilitering §§ 10, 8, 13
  • Forskrift om individuell plan
  • Forskrift om internkontroll § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har Prosedyrer og retningslinjer for individuell plan. Prosedyren beskriver at behov for individuell plan rettes til et beslutningsteam som fatter vedtak for om vedkommende fyller vilkårene for individuell plan eller ikke. Dersom pasienten takker nei til individuell plan, skal dette dokumenteres i eget dokument. Det er nå kommunesjefen som ivaretar vurderingen av om vedkommende fyller vilkårene, og som oppnevner koordinator som har ansvar for å oppnevne ansvarsgruppe.
  • Individuell plan utarbeides i ulik grad. Psykisk helsearbeidstjenester har koordineringsansvar for noen, mens sosialtjenesten i liten grad har tatt dette planverktøyet i bruk. Tjenestene kan ha felles pasienter uten at den enkelte tjeneste vet hvem som er primærkontakt for vedkommende.
  • Ved gjennomgang av 10 fremlagte journaler, fremkommer at individuell plan er utarbeidet i tre saker. I en sak fremkommer at tjenestemottakeren har takket nei til utarbeidelse av plan. I de resterende saker fremkommer at flere tjenester er involvert, men det er ikke sporbart om det er tatt initiativ til koordinering eller om tjenestemottakeren har takket nei.
  • Kommunens verdigrunnlag om tverrfaglig samarbeid er ikke implementert tilstrekkelig i organisasjonen. Ansvarsfordeling og dokumentasjon beskrives som for dårlig. Tverrfaglighet har hittil ikke vært en del av rapporteringen fra avdelingsleder til kommunesjef.
  • Det beskrives liten grad av tverrfaglig utredning for eksempel ved felles hjemmebesøk og utredningssamtaler. Det beskrives mye uformell telefonkontakt mellom de enkelte tjenesteutøvere.
  • Det beskrives manglende kompetanseoverføring tjenestene i mellom. Hjemmetjenesten savner kunnskap om pasienter og grunnleggende kompetanse i psykiatri. Dette behovet er i liten grad meldt til avdelingsleder. Psykiatrisk helsearbeidstjeneste gir veiledning innad i kommunen bl.a. til det kommunale forebyggingsteamet, men er ikke etterspurt om veiledning overfor hjemmetjenesten eller sosialtjenesten.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Lov om helsetjenesten i kommunene
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om pasientrettigheter
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov om statlig tilsyn § 3, plikt til internkontroll
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om individuell plan etter helse- og sosialtjenestelovgivningen
  • Forskrift om habilitet og rehabilitering
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Informasjon om kommunen på nettet
  • Plan for psykisk helsearbeid 2007-2010
  • Kvalitet i barne- og familieenheten – barn og unges psykiske helse
  • Interkommunal strategiplan for rusarbeidet i Bjugn og Ørland 2007-2010
  • Omsorgsberedskapsplan
  • Delegasjonsreglement
  • Organisasjonskart
  • Tertialrapport fra 1. tertial
  • Årsberetning 2006, både kortversjon og fullstendig utgave
  • Prosedyrer med mer for Individuell plan
  • Rapport fra brukerundersøkelse

Dokumentasjon som ble utlevert/gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Plan for rehabilitering
  • Årsberetning 20006
  • Lederavtale mellom rådmann og kommunalsjefer og stabsledere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Div. e-post for praktisk tilrettelegging av tilsynet.
  • Brev av 09.05.07 fra St. Olavs Hospital Psykisk helsevern om samarbeid med Bjugn kommune.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Turid Melum Nilsen

Leder sosial-/barneverntj

X

X

X

Tove Merete Moen

Vernepl. Bofellesskap

X

X

X

Siv Iren Stormo Andersson

Kommunesjef

X

X

X

Birthe Nøtnes

Psyk.sykepleier

X

X

X

Tor Langvold

Rådmann

X

X

X

Trine Ekrem

Hjelpepleier Åpen omsorg

X

X

X

Janne Stallvik

Avd.psyk.sykepleier

X

X

X

Lene Kotte

Sykepleier Hjemmetj.

X

X

X

Lisa Hansen

Sykepleiestudent

X

   

Gunhild Skillestad

Avd.spl. Hjemmetj.

 

X

X

Arne Fostervold

Fastlege

 

X

 

Inger Grete Skogen

Ergoterapitj.

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/revisjonsleder Liv Murberg
Rådgiver/revisor Mona Parow
Rådgiver/revisor Anne Cathrine Svenning