Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutninger og vedtak som tilrettelegger for forsvarlige tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

Problemstillingene som er undersøkt er delt opp i tre faser. Disse er omtalt som:

  • Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting er sentrale perspektiv i alle fasene fra søknad om tjenester til oppfølging av tilbud ved endrede behov.

Målet for tilsynet er å finne om og i tilfelle hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med psykiske lidelser med behov for kommunale helse- og sosialtjenester og som bor utenfor institusjon. Unntatt er personer der vederlags­forskriften for institusjonsopphold kommer til anvendelse.

Tilsynet har undersøkt om og hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester og om det faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Oppstartfasen:

Om hvordan kommunen fanger opp og vurderer nye henvendelser:

Henvendelser fanges opp på de enkelte tjenester herunder psykisk helsearbeidtjeneste. Det beskrives en tilgjengelig tjeneste som er kjent og oppfattet i organisasjonen. Den første kartleggingen foretas av den deltjenesten som mottar første henvendelse. Ved behov for annen tjeneste vil det bli tatt kontakt med andre tjenester og da i samarbeid med tjenestemottaker. Henvendelser registreres og fordeles i henhold til prosedyre for registrering. Kontaktperson oppnevnes. Det er et uttalt mål at tjenestemottaker skal ha et tilbud innen 14 dager. Det er ingen ventetid på tjenester fra psykisk helsearbeid. Tjenestetilbudet fremstår som fleksibelt ut fra mottakeres behov. Behov for umiddelbare tjenester blir ivaretatt. Beslutninger om tjenester fattes i vedtaks form i Gerica, men sendes ikke til tjenestemottaker.

Det fremkommer ulik oppfatninger av hvor ansvar for koordinering og samhandling er plassert i kommunen. Kommunen har en ”Prosedyre Samarbeid om tjenesyting for mennesker med sammensatte behov”. Denne legger ansvar for samordning til et samordningsteam Kunnskap om samordningsteamet og dets sammensetning og ansvarsområde er ulik i organisasjonen. Teamet er delvis ukjent i organisasjonen.

Om det foretas en tilstrekkelig planlegging og utredning av tjenestebehovet:

Det beskrives liten bruk av tverrfaglig utredning ved for eksempel felles hjemmebesøk og utredningssamtaler. Arbeidet med samordning av tjenester, herunder bruk av individuell plan, er ulikt ivaretatt for ulike grupper av tjenestemottakere.

Det fremstår som lav terskel for kontakt med andre deltjenester. Psykisk helsearbeidtjenester kan gi veiledning til andre tjenester, og er på tilbudssiden for råd og veiledning.

Kommunen har mal og veileder for individuell plan. Der det vurderes å være sammensatte behov, tilbys utarbeidelse av individuell plan. Det beskrives en prosedyre for evaluering av tjenester i samarbeid med tjenestemottaker. I den grad det foreligger individuell plan var disse evaluert i tråd med planen.

Iverksetterfasen:

Omsetting av planer og beslutninger/vedtak i konkrete tilrettelagte tjenester og tiltak:

Psykisk helsearbeidtjeneste er en dagtjeneste. Ved behov for hjelp utover dette tidsrommet benyttes i hovedsak legevakt. Det fremgår at det i noen grad avtales bruk av individuelle kriseplaner.

Oppfølgingsfasen:

Kontinuitet og stabilitet i tjenestene

Kontinuitet sikres ved at det utarbeides planer for overlapping ved forandring i tjenestene og at tjenestemottaker informeres om dette på forhånd. Forandring i tjenestebehov fanges opp og justeres underveis.

Avviksystem er kjent og blir anvendt i tjenestene, men stort sett i forbindelse med medikamenthåndtering. Rapportering skaper liten endring i praksis og rutiner.

Det ble avdekket ett avvik:

Kommunen sikrer ikke samordning av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser i henhold til gjeldende myndighetskrav.

Dato: 02.10.07

Liv Murberg
revisjonsleder

Mona Parow
revisor

 

Anne Cathrine Svenning
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Orkdal kommune i perioden 13.06.07 – 24.09.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i fylkets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser er en del av det landsomfattende tilsynet i 2007. Helsetilsynet har utarbeidet veileder som sier det skal oppnevnes et felles tilsynsteam for å gjennomføre tilsynet. Det skal utarbeides en felles rapport og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Orkdal kommune gjennomførte en omorganisering i mai -07og har nå en tonivåmodell med 17 driftsenheter direkte underlagt rådmannen. Enhetslederne har et fullstendig resultatansvar innen eget område. Helse og familie og Læring og mestring er slått sammen til en seksjon, Helse og mestring. Helse- og sosialtjenesten er organisert i ulike seksjoner under rådmannen.

Styring og rapportering ivaretas gjennom helhetlig ledelsesdelegering til seksjonssjefnivå med lederavtaler og medarbeidersamtaler. Kommunen bruker balansert målstyring som styringsverktøy. Seksjonene med underliggende fagenheter måles gjennom styringskort.

Rådmannen gjennomfører møte med sine seksjoner hver 14. dag. Seksjonsleder Helse og mestring har eget fagnettverk med sine enheter hver måned for å koordinere arbeidet og sikre tverrfaglighet over enhetsgrensene.

Det foreligger en opplæringsplan for psykisk helse 2006/2007. Planen er under revidering.

Det foreligger også plan for Psykisk helsearbeid i Orkdal kommune 2007-2010.

Psykisk helsearbeid er organisert som en egen fagenhet under Helse og mestring. Psykisk helsearbeidtjeneste har åtte ansatte med tverrfaglig kompetanse. Personalet har temadag hver 14. dag, for prosedyregjennomgang, fagutvikling og lignende. Kommunen har etablert strukturert samarbeidsmøte med Orkdal Distriktspsykiatrisk senter, DPS, hver femte uke. Psykiatri-tjenesten har dessuten møter med hvert legekontor og hjemmetjenesten etter en halvårlig plan.

Det fremgår at kommunen over flere år har manglet boliger til personer med psykiske lidelser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.06.07.

Åpningsmøte ble avholdt 30.08.07.

Intervju: 10 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 31.08.07.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke samordning av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser i henhold til gjeldende myndighetskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1, 6-2
  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-2, 4-3 a
  • Forskrift om re-/habilitering §§ 10, 8, 13
  • Forskrift om individuell plan
  • Forskrift om internkontroll § 4

Kommunen har en ”Prosedyre Samarbeid om tjenesyting for mennesker med sammensatte behov”. Denne legger ansvar for samordning til et samordningsteam som oppnevner kontaktperson, ansvarsgruppe, godkjenner individuell plan samt behandler saker som har omfattende økonomiske konsekvenser. Kommunen har utarbeidet mal og veileder for utarbeidelse av individuell plan. Prosedyre Samarbeid for tjenesteyting til mennesker med sammensatte behov beskriver at alle som har behov for koordinerte tjenester som krever samordning, skal meldes til leder for samordningsteamet, herunder individuell plan. Det fremgår imidlertid at saker som krever koordinerte tjenester, ikke meldes til samordnings-teamet, men håndteres av fagenhetene.

Kunnskap om samordningsteamet og dets sammensetning og ansvarsområde er ulikt forstått i organisasjonen. Teamet er delvis ukjent i organisasjonen. I kommunen oppfatter noen at teamet har ansvar for bare barn og unge, andre at det bare er for voksne og andre at det er for saker som har store økonomiske konsekvenser.

Det fremkommer ulik oppfatninger av hvor ansvar for koordinering og samhandling er plassert i kommunen; noen mente at koordinering av tjenester til voksne er lagt til fysio- og ergoterapitjenesten, andre mente at ansvaret for igangsetting av tverrfaglig samhandling, herunder individuell plan, ligger til den enkelte fagtjeneste og andre mente at ansvaret ikke er avklart

Arbeidet med samordning av tjenester, herunder bruk av individuell plan, er ulikt ivaretatt for ulike grupper av tjenestemottakere. Psykisk helsearbeid beskriver å ha fokus på individuell plan som koordineringsverktøy.

Det fremkommer behov for bedre samhandling overfor tjenestemottakere som mottar tjenester fra flere instanser i kommunen. Tjenestene beskrives som mer flerfaglig enn tverrfaglig.

I gjeldende styringskort rapporteres antall individuelle planer. Det er uklart for tilsynet i hvilken grad dette er rapportert.

6. Regelverk

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1, 6-2
  • Lov om sosiale tjenester
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om pasientrettigheter
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov om statlig tilsyn § 3, plikt til internkontroll
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om re-/habilitering
  • Forskrift om individuell plan
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Informasjon om kommunen på nettet
  • Oversikt over administrativ organisering
  • Opplæringsplan psykisk helsearbeid
  • Samarbeid om tjenesteyting for mennesker med sammensatte behov – prosedyre
  • Delegasjonsreglement
  • Virksomhetsplan – årsrapport 2006
  • Verdiforutsetninger
  • Opptrappingsplan 2005-2008 – en del av Orkdal kommunes handlingsplan 2005-2008
  • Opptrappingsplan 2007-2010
  • Individuell plan
  • Brukermedvirkning
  • Kopi av fastsatte legemøter 2007 – slike møter har vært avtalt i 10 år.
  • Høring av samarbeidsavtale med spesialisthelsetjenesten
  • Praktiske retningslinjer for samhandling mellom kommunene i Sør-Trøndelag og St. Olavs hospital
  • Oversikt over innhold og prosedyrer i perm ”Kriseteam”
  • Medlemmer i kriseteam
  • Oversikt over innhold og prosedyrer i perm ”Administrasjon” – ”Behandling”
  • Eks på prosedyre ”Nye henvendelser i Psykiatrisk helsearbeid”
  • Eks på prosedyre ”Fravær og sykdom hos ansatte”
  • Brev av 09.05.07 fra St. Olavs Hospital om samarbeide Psykisk Helsevern og Orkdal kommune.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Div e-post om praktisk tilrettelegging av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Steinar Gaustad

Plan og forvaltning

X

X

Arnt Tronvoll

Tiltakskonsulent

X

X

X

Jørgen Indergård

Seksjonssjef

X

X

X

Berit Berbu

Psykisk helsearbeid

X

x

Gunn Eva Berg

Psykisk helsearbeid

X

X

Peggy Marit Krogh

Miljøterapeut

X

X

X

Solveig Husdal Jonassen

Psykisk helsearbeid

X

X

Siv Ekrem

Fagansvarlig psyk.helse

X

X

X

Kjell Arne Gangås

Psykisk helsearbeid

X

X

x

Anne A. Osborg Ose

Økonomiavd.

X

X

Gunnar Ianke

Kommune-/fastlege

X

Kari Ingeborg Svengård

Koordinator

X

Magnhild Kristoffersen

Fysio/ergoterapitjenesten

X

Nils Kvernmo

Rådmann

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/revisjonsleder Liv Murberg
Rådgiver/revisor Mona Parow
Rådgiver/revisor Anne Cathrine Svenning