Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutninger og vedtak som tilrettelegger for forsvarlige tjenester
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

Problemstillingene som er undersøkt er delt opp i tre faser. Disse er omtalt som:

  • Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting er sentrale perspektiv i alle fasene fra søknad om tjenester til oppfølging av tilbud ved endrede behov.

Målet for tilsynet er å finne om og i tilfelle hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med psykiske lidelser med behov for kommunale helse- og sosialtjenester og som bor utenfor institusjon. Unntatt er personer der vederlags­forskriften for institusjonsopphold kommer til anvendelse.

Tilsynet har undersøkt om og hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester og om det faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Oppstartfasen:

Om hvordan kommunen fanger opp og vurderer nye henvendelser:

Psykisk helsearbeidtjenester består av psykiatrisk sykepleier i hel stilling og miljøarbeider i halv stilling. Vernepleier med videreutdanning i psykisk helsearbeid har fungert i stillingen som ansvarlig for psykisk helsearbeidtjenester og ivaretar nå en overlappingsperiode. Det foreligger politisk vedtatt psykiatriplan av juni 2007.

Henvendelser om tjenester fanges opp av den enkelte driftsenhet og kanaliseres til riktig instans, Psykisk helsearbeidtjenester. Henvendelser mottas både muntlig og skriftlig og noteres umiddelbart i journal. Det benyttes ikke felles kartleggingsskjema, men Iplos er tatt i bruk innen pleie og omsorg. Ved sammensatte behov etableres tverrfaglig team/ ansvars-grupper og individuell plan dersom det er ønskelig. Det innhentes samtykke både muntlig og skriftlig. Det er fremlagt en Arbeidsprosess for individuell plan og som beskriver at henvendelser om individuell plan for voksne skal rettes til sosialleder. I praksis blir dette ivaretatt av den enkelte driftsenhet for sine målgrupper. Det er en enhetlig oppfatning i organisasjonen om ansvaret for individuell planprosessen.

Psykisk helsearbeidtjenester fremstår fleksibel og dekker tjenestebehov umiddelbart hvis behov. Beslutninger om tjenester journalføres. Psykisk helsearbeidtjenester har egen serviceerklæring og er aktive bidragsyter til Rådhusposten. Psykisk helsearbeidtjenester fatter ikke vedtak, men beslutninger som skrives ned i journal.

Det foreligger ikke skriftlig samarbeidsavtale med Psykisk helsevern, men prosessen med utarbeidelse av avtale er igangsatt. Kommunen har faste samarbeidsmøter med Distrikts-psykiatrisk senter Orkdal hver 6. uke. Samarbeidet beskrives som godt.

Iverksetterfasen:

Omsetting av planer og beslutninger/vedtak i konkrete tilrettelagte tjenester og tiltak:

Tjenester etter lov om sosiale tjenester og kommunehelsetjenesteloven fattes i form av vedtak. Det fremstår som om tjenester ytes i henhold til vedtak og beslutninger. Det beskrives ingen ventetid på tjenester. Det beskrives sårbarhet og behov for ytterligere støttekontakter og aktivitetstilbud. Kommunen har ingen spesiell opplæring av støttekontakter, men støtte-kontakter til personer med psykiske lidelser, har tilbud om veiledning fra psykiatrisk sykepleier. Det beskrives ingen systematisk opplæring i koordinatorrollen og bruk av individuell plan. Det fremstår som om tjenester ytes i henhold til vedtak og beslutninger. Det beskrives kort ventetid på tjenester.

Psykisk helsearbeidtjenester er tilgjengelig i ordinær kontortid. Ved behov utover dette, benyttes legevakt, omsorgssenteret event. Distriktspsykiatrisk senter der dette er avtalt.

Kommunen har ikke lykkes med å få ansatt fysioterapeut foreløpig. Det gjøres individuelle vurderinger om behov for kriseplan. Dette er dokumentert i den enkeltes journal. Psykisk helsearbeidtjenester er tilgjengelig i ordinær kontortid. Ved behov utover dette, benyttes legevakt, omsorgssenteret event. Distriktspsykiatrisk senter der dette er avtalt.

Oppfølgingsfasen:

Kommunen har Rutinebeskrivelse Psykisk helsearbeidtjenester som beskriver rutiner for planlagt og ikke planlagt fravær av tjenesteytere.

Kommunen har hatt ustabilitet i Psykisk helsearbeidtjenester grunnet permisjoner, men behov for tjenester er blitt ivaretatt ved andre deltjenester i kommunen.

Konklusjon:
Ved gjennomgang av virksomheten har Fylkesmannen ikke avdekket avvik eller merknader innen de tilsette områdene.

Dato: 02.10.07

Liv Murberg
revisjonsleder

Mona Parow
revisor

Anne Cathrine Svenning
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Snillfjord kommune i perioden 13.06.2007 – 24.09.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i fylkets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser er en del av det landsomfattende tilsynet i 2007. Helsetilsynet har utarbeidet veileder som sier det skal oppnevnes et felles tilsynsteam for å gjennomføre tilsynet. Det skal utarbeides en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Snillfjord kommune er en kystkommune i Sør-Trøndelag og har ca. 1.000 innbyggere. Krokstadøra er kommunes sentrum. Kommunen har en flat organisasjonsstruktur med rådmann og fem funksjonsområder, her under helse- og sosial. Hvert område har en funksjonsansvarlig (koordinator). Rådmannen, funksjonsansvarlig, økonomileder og leder for offentlig servicekontor utgjør rådmannens ledergruppe, også kalt Storforum, som også ivaretar rapportering og styring. Dette er det øverste administrative plan- og lederorgan i kommunen. Helse- og sosial er delt i syv driftsenheter hvorav en psykisk helsearbeidtjeneste. Driftsenheter innen helse- og sosial møtes i Forum Helse- og sosial.

Kommunen har utarbeidet en virksomhetsplan for hele virksomheten. Alle driftsenheter er involvert i utarbeidelse av planen som utarbeides for 6 mnd av gangen. Delegasjon, ansvar og oppgaver fremkommer av Ny internkontrollhåndbok, stillingsbeskrivelser og rutine-beskrivelser. Kommunen har et avvikssystem for medisinering og personskade. Det foreligger politisk vedtatt psykiatriplan av juni 2007.

Av styrende dokumenter, organisering, lokalisering og intervju beskrives et overordnet fokus og struktur for tverrfaglig samhandling i hele kommunens tjenesteyting.

Helse- og sosialfaglig ansvarlig er overordnet leder og har den totale driften av funksjons-området. Hjemmehjelptjenesten omfatter hjemmehjelp, hjemmesykepleie, boligtjenester, trygghetsalarm, omsorgs- og trygdeboliger og hjelpemidler. Sosialtjenesten omfatter tjenester etter lov om sosiale tjenester.

Psykisk helsearbeid består av psykiatrisk sykepleier i hel stilling og miljøarbeider i halv stilling. Vernepleier med videreutdanning i psykisk helsearbeid har fungert i stillingen som ansvarlig for Psykisk helsearbeidtjenester og ivaretar nå en overlappingsperiode. Sykepleier er medlem av tverrfaglig team barn og unge sammen med helsesøster, PP-tjenesten og barnevern-tjenesten, og medlem og koordinator i kommunens kriseteam. Krisetemaet er et tverrfaglig team og har som oppgave å gi kommunens befolkning tilbud om hjelp i krisesituasjoner.

Kompetansen innenfor psykisk helsearbeidtjenester beskrives som god. To ansatte har deltatt i etterutdanning i psykisk helsearbeid i regi av SEPREP. Kompetanseplanen 2007-2010 for pleie og omsorg har psykisk helsearbeid som satsingsområde. Kommunen har struktur for intern kompetanseutvikling ved at ansatte i andre tjenester har tilbud om veiledning fra psykiatrisk sykepleier.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.06.07.

Åpningsmøte ble avholdt 28.08.07.

Intervju: 9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 29.08.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, overlevert under tilsynet og som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokument-underlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Lov om helsetjenesten i kommunene
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om pasientrettigheter
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov om statlig tilsyn § 3, plikt til internkontroll
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om individuell plan etter helse- og sosialtjenestelovgivningen
  • Forskrift om habilitet og rehabilitering
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Informasjon om kommunen på nettet
  • Brev av 26.06.07 med Melding om politisk vedtak – Psykiatriplan 2007-2010

Dokumentasjon som ble overlevert/gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Personaloversikt tverrfaglig enhet, helse- og sosial, 02.08.07
  • Beredskapsplan for kriseteamet i Snillfjord kommune, april 2007
  • Rutinebeskrivelse Psykisk helsearbeidtjenester med stillingsbeskrivelser
  • Ny Interkontrollhåndbok, delegasjonsbestemmelser for Snillfjord kommune
  • Årsberetning og Årsregnskap 2006
  • Årsmelding for Psykisk helsearbeidtjenester 2006
  • Serviceerklæring Psykisk helsearbeid
  • Avvikslogg m/skjema
  • Kompetanseplan for Pleie og omsorgstjenesten 2007-2010
  • Arbeidsprosess for Individuell plan
  • Skjema for Individuell plan
  • Rapport Brukerundersøkelse i helsesektoren i Snillfjord kommune våren 2007

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Diverse e-post for praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Helga Mahlum Melås

Koord. tverrfaglig enhet

X

X

X

Tove Bjerkset

Psyk. helsearbeid

X

X

Ruth Aspaas

Sosial- og barneverntjeneste

X

X

Ole Kristian Aagaard

Rådmann

X

X

X

Mildrid V. Mæhle

Hab.tjeneste i kommunen

X

X

Ljiljana Presic

PLO-leder

X

X

Vilija Svediene

Kommunelege/fastlege

X

X

Anita Hafsmo

Ass. avdelingsleder

X

X

Kari Johanne Berdal

Miljøarbeider

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/revisjonsleder Liv Murberg
Rådgiver/revisor Mona Parow
Rådgiver/revisor Anne Cathrine Svenning