Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Regelverk:

Lov om sosiale tjenester og lov om kommunehelsetjeneste

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen at den har en tilgjengelig sosial- og helsetjeneste som på en forsvarlig måte fanger opp og om nødvendig henviser til riktig instans
  • Sikrer kommunen forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeide med tjenestemottaker
  • Fatter kommunen beslutning og vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak
  • Sikrer kommunen at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer kommunen at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer kommunen krisehåndtering på en forsvarlig måte
  • Sikrer kommunen kontinuitet og stabilitet i tjenestene
  • Sikrer kommunen at nye/forandrede tjenestebehov fanger opp og at nødvendige forandringer iverksettes på en samordnet måte.

Problemstillingene som er undersøkt er delt opp i tre faser. Disse er omtalt som:

  • Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting er sentrale perspektiv i alle fasene fra søknad om tjenester til oppfølging av tilbud ved endrede behov.

Målet for tilsynet er å finne om og i tilfelle hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med psykiske lidelser med behov for kommunale helse- og sosialtjenester og som bor utenfor institusjon. Unntatt er personer der vederlags­forskriften for institusjonsopphold kommer til anvendelse.

Tilsynet har undersøkt om og hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester og om det faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Oppstartfasen:

Om hvordan kommunen fanger opp og vurderer nye henvendelser:

Disse fanges i hovedsak opp hos den enkelte deltjeneste. Det er opp til denne å vurdere om det er behov for tverrfaglig kompetanse og å initiere nødvendige kontakter. Systemet blir sårbart da det avhenger av den enkelte førstekontakts bevissthet og kompetanse til å vurdere tverrfaglige behov om de melder saker videre. Dette kan medføre fare for at behovs­utredningen blir for snever eller fragmentert, noe som kan lede til at tiltak og tjenester også blir fragmentert og lite koordinert. Det er mye uformell kontakt mellom deltjenestene.

Det foreligger Informasjon om individuell plan som bl.a. viser til et Koordineringsteam for voksne.

Behov for umiddelbare tjenester fanges opp og blir iverksatt med det samme.

Om det foretas en tilstrekkelig planlegging og utredning av tjenestebehovet:

Det er ingen voksne med psykiske lidelser som har utarbeidet individuell plan. Individuell plan er et verktøy for å sikre større grad av brukermedvirkning, forutsigbarhet og koordinering av samlet tjenesteyting. Det foreligger ingen beskrivelse av tverrfaglig samarbeid når vedkommende tjenestemottaker ikke ønsker individuell plan.

Kommunen har mangelfulle formelle strukturer for å ivareta tverrfaglig utredning og vurdering av tjenestebehov. Uformell samhandling benyttes i relativt stor grad.

Iverksetterfasen:

Omsetting av planer og beslutninger/vedtak i konkrete tilrettelagte tjenester og tiltak:

Det fremkommer at det er samsvar mellom planer/vedtak og de tjenester som faktisk ytes, samt at nødvendige midlertidige tiltak iverksettes. Iverksetting av tjenester synes å skje i samarbeid med tjenestemottaker av den enkelte deltjeneste.

Oppfølgingsfasen:

Om det sikres tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesten:

Intervju og gjennomgang av dokumentasjon viser at kommunen ivaretar at tildelte tjenester stort sett ytes over tid.

Om nye/endrede tjenestebehov fanges opp og nødvendige endringer foretas på en samordnet måte:

Dersom tjenestemottakere selv melder endrede behov eller tjenesteytere løpende ser slikt behov, blir dette tatt opp.

Tilsynet fant ett avvik:

Avvik 1

Tydal kommune sikrer ikke at helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser gis på en helhetlig og samordnet måte.

Dato: 18.06.2007

Liv Murberg
Revisjonsleder

ona Parow
Revisor

Anne Cathrine Svenning
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tydal kommune i perioden 02.02.2007 – 18.06.07. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med psykisk lidelser er en del av det landsomfattende tilsynet. Helsetilsynet har utarbeidet veileder som sier at det skal oppnevnes et felles tilsynsteam for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter.

  • Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
  • Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tydal kommune er en fjellkommune med 859 innbyggere. Kommunen er organisert etter to-nivåprinsippet og har 8 tjenesteområder. Leder for driftsenhetene har resultatansvar innenfor hvert sitt område.

Psykisk helsetjenester har i hovedsak tilbud til mennesker med psykiatrisk sykdom og som er i en vanskelig livssituasjon. Hjemmebaserte tjenester består av hjemmesykepleie, hjemme-hjelp, omsorgslønn, brukerstyrt personlig assistent, heldøgns omsorgsboliger, ambulerende vaktmestertjenester, matombringelse og trygghetsalarm. Sosialtjenesten har ansvar for støttekontakter, avlastningstiltak og øvrige tjenester etter sosialtjenesteloven.

Kommunen har samarbeidsavtale med spesialisthelsetjenesten i form av Retningslinjer for samarbeid mellom St. Olavs Hospital HF, Psykisk helsevern og Distriktspsykiatrisk senter, Stjørdal. Kommunen har vært på et informasjonsmøte

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning: fremgår av punkt 4.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

  • Brev av 13.03.07 med oversendelse av etterspurt dokumentasjon
  • Brev av 12.04.07 med oversendelse av program for tilsynsdagene
  • Brev av 30.04.07 med oversendelse av revidert program for tilsynet
  • Diverse e-poster for praktisk gjennomføring av tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.02.07

Åpningsmøte ble avholdt 30.05.07

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

  • 10 klientmapper
  • Psykisk helsearbeide i Tydal kommune, Opptrappingsplan for 2006
  • Helhetlig psykiatriplan 1999 – 2002
  • Reglement for rådmannens videredelegering til enhetsledere
  • Informasjon om og kvalitetssikring av individuell plan
  • Skjema for brukerundersøkelse
  • Brev av 08.09.06 med forespørsel om systematisk samarbeid Mental helse Selbu - Tydal
  • Regnskap 2006
  • Årsrapport 2006
  • Delegasjonsreglement av 22.06.00
  • Organisasjonskart over Helse- og sosialetaten
  • Ansatteoversikt pr. 01.01.07

Sluttmøte ble avholdt 31.05.07

5. Reviderte områder og funn

Tjenesteyting til personer med psykiske lidelser involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

  • Brukermedvirkning,
  • Koordinering mellom forskjellige tjenester
  • Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
  • Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med psykiske lidelser er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Fase 1 Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Fanger opp og vurderer nye henvendelser
  • Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
  • Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Fase 2 Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Fase 3 Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
  • Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Område 1 - Avvik 1

Tydal kommune sikrer ikke at helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser gis på en helhetlig og samordnet måte.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1, 6-2
  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-2, 4-3 a
  • Forskrift om re-/habilitering §§ 10, 8, 13
  • Forskrift om individuell plan
  • Forskrift om internkontroll § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Fase 1 Oppstartfasen

  • Fagansvarlige og ledere for helse, omsorg og sosialtjenestene har sektormøte hver måned. Rådmannen blir av og til invitert til å delta. Tema er informasjon og planlegging.
  • Det foreligger ikke stillingsbeskrivelser eller lederavtaler. Det fremgår av Årsmelding 2006 at det har foregått prosesser for å definere arbeidsbeskrivelser.
  • Behovet for tjenester fanges opp av de ulike deltjenester. Behovet for psykiatriske tjenester rettes til psykiatrisk sykepleietjeneste. Der det er behov for andre tjenester henvises eller rettes en bestilling til riktig tjeneste.
  • Det fremkommer i begrenset grad å være etablere tverrfaglig samhandling.
  • Kartlegging av behov for tjenester foretas av den enkelte deltjeneste. Det beskrives ingen tverrfaglig kartlegging.
  • Det er ikke etablert formelle samarbeidsarenaer. Det beskrives og redegjøres for at de ansatte snakker mye om samordning, men at dette er vanskelig å få til.
  • Hjemmetjenesten og psykiatrisk sykepleier har hver for seg faste møter med legetjenesten.
  • Det foreligger et dokument Informasjon om individuell plan i Tydal kommune som bl.a. viser til et koordineringsteam for voksne. Det er uklart om dette er den gjeldende prosedyre i kommunen. Det er etablert to team, et Samordningsteam og et Koordineringsteam. Ansvarsområdene mellom teamene synes overlappende.
  • Det foreligger ingen beskrivelse av tverrfaglig samarbeid når vedkommende tjenestemottaker ikke ønsker individuell plan.
  • Kommunen har sendt ansatte på kurs/videreutdanning i samhandling, individuell plan og koordinatorrollen uten at dette har medført samhandlingsprosesser internt i kommunen.
  • Det er etablert en Kvalitetsgruppe som blant annet skal identifisere områder hvor det bør settes standarder, skrive prosedyrer samt håndtere avvik som meldes. Arbeidet med kvalitetssikring og planlegging av sektoren er oppgaver som beskrives som vanskelige å prioritere.
  • Det redegjøres for en viss grad av uformell kontakt mellom deltjenestene.
  • Ved gjennomgang av saksmappene fremgår i begrenset grad dokumentasjon på informasjon om og samtykke til samhandling, herunder etablert tverrfaglig samhandling/ individuell plan. Det fremkommer heller ikke dokumentasjon på uformell kontakt mellom tjenestene.
  • Det foreligger ikke samarbeidsavtale med Distriktspsykiatrisk senter, Stjørdal. Det beskrives heller ikke samarbeid i praksis verken på systemnivå eller på individ nivå.
  • I Årsmelding 2006 beskrives nødvendigheten av å etablere samarbeid både internt og eksternt. Tilsvarende vurderinger fremgår av forslag til Psykiatriplan 2007-2010 som er til politisk behandling.
  • Årsmeldingen benyttes i liten grad som styringsdokument for å utvikle en helhetlig tjeneste.
  • Psykiatrisk sykepleier iverksetter løpende tjenester etter faglig vurdering.
  • Vedtak om støttekontakt er lagt til den enkelte deltjeneste.
  • Det fattes vedtak om hjemmebaserte tjenester.

Fase 2 Iverksettingsfasen

  • Tjenester synes tildelt i samsvar med faglige beslutninger og vedtak.
  • Det fremstår som uklart hvem som skal ivareta boveiledning.
  • Det redegjøres for at det er vanskelig å skaffe støttekontakter. Dette kompenseres delvis av tjenestene.

Fase 3 Oppfølgingsfasen

  • Psykiatrisk sykepleiertjeneste består av en stilling. Det er ikke etablert stedfortrederfunksjon eller rutiner for oppfølging av tjenestemottaker ved fravær. Etter faglige vurderinger etableres kontakt med annen helsetjeneste i kommunen. Enkelte tjenestemottakere kan bli stående uten tilbud i fraværsperioder.
  • Endrede tjenestebehov blir fanget opp av den enkelt deltjeneste.

Kommentarer:
Intensjonen med Forskrift om individuell plan er å etablere en måte å arbeide på som ivaretar at tjenestemottakerens behov sees i sammenheng og at det legges vekt på å gi et helhetlig og individuelt tilpasset tjenestetilbud. Forskriften er orientert mot å sikre gode prosesser. Opplevelsen av et fragmentert tjenestetilbud uten samarbeid og koordinering mellom ulike aktører og manglende mulighet for brukermedvirkning ligger til grunn for etableringen av ordningen. Den er utformet for å ivareta tjenestemottakere med psykiske lidelser i møte med kommunen og andre tjenesteytere.

Det er kommunen som er pliktsubjekt under dette systemtilsynet. Tilsynet har ikke omfattet noen vurdering av innhold eller kvalitet på psykisk helsearbeid som deltjeneste. Tilsynsfokus er satt på hvordan kommunen har lagt til rette for at disse tjenestene i tilstrekkelig grad skal kunne inngå i det helhetlige tjenestetilbudet til personer med psykiske lidelser.

6. Virksomhetens styringssystem

Tydal kommune er organisert i en to-nivå modell. Kommunens helse og sosialtjenester er organisert i Helse og sosialtjenesten som igjen er delt i sosialtjeneste, helsetjenesten og pleie og omsorgstjeneste. Psykiatrisk sykepleietjeneste består av en hel stilling og er organisert under helsetjenesten. Organisasjonen synes kjent i kommunen. Tjenestene er lokalisert på ulike steder i kommunen. Det er ikkje utarbeidet rutiner for å avklare samarbeidslinjer mellom tjenestene.

Det foreligger Handlingsplan for psykisk helse 2007-2010. Planen gir en oversikt over det samlede psykiske helsearbeidet i kommunen. Det fremgår imidlertid ikke vedtatte delmål, hva som er satsingsområder for psykiatriske tjenester. Det foreligger også en Opplæringsplan for 2007 med strategisk plan for kompetanseutvikling i kommunen.

Å sikre en tverrfaglig og koordinert utredning og vurdering danner grunnlag for å iverksette forsvarlige tiltak og tjenester. En del tverrfaglig samarbeid og koordinering skjer ved uformell kontakt. Dette kan medføre fare for at kontakten på tvers mellom faggrupper og fagområder blir personavhengig, tilfeldig og skjønnsmessig. Reell brukermedvirkning kan bli illusorisk i en slik situasjon. Ved å bryte med tradisjonelle arbeidsformer og etablere ny og systematisk samhandlingspraksis på tvers av etablerte tjenester og fagområder, minsker faren for svikt.

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Mette Vaarheim Aftret

Psyk.sykepleier

X

x

X

Hilde Bjørngaard

Tjenesteleder helse, sosial, omsorg

X

X

X

Heide Selboe Welve

Avd.leder Hjemmetjenesten

X

X

X

Arnstein Hegge

Lege

 

X

X

Randi Aadal

Sosionom Sos./barneverntj.

 

X

X

Knut A. Flagestad

Lege/veileder

   

X

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:
Liv Murberg, rådgiver/revisjonsleder
Mona Parow, juridisk rådgiver
Anne Cathrine Svenning, rådgiver