Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Virksomhetens styringssystem
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet

Rettssikkerhet ved bruk av makt og tvang overfor personer med psykisk utviklingshemming 2008 og omfattet tre områder:

  • organisering, saksbehandling og tjenester etter § 4-2 a-d
  • om kommunen sikrer utførelse av tjenester uten bruk av makt og tvang
  • om kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt makt og tvang gjennomføres i samsvar med regelverk og vedtak

Det ble gitt ett avvik:

Kommunen sikrer ikke at virksomheten settes i stand til å gi forsvarlige tjenester

  • Virksomheten mangler et internkontrollsystem
  • Det sikres ikke at det finnes personell med forsvarlig kompetanse til en hver tid ved botiltaket.
  • Det finnes ikke rapporteringssystem for gjennomføring av tjenestene

Dato: 10.04.08

Liv Murberg
revisjonsleder

June Iversen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved Frode Rinnans v 6-8, Moholt botiltak i perioden 23.01.08 – 07.04.08. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsyns-virksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Et tilsyn gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Moholt botiltak var tidligere Eberg sone som ble omorganisert fra 1.1.08. Botiltaket omfatter leiligheter og tjenesteyting i Brøsetveien 162, Åsvangveien 3, Bergheimsveien 14 og Frode Rinnansvei 6-8. Tjenester til utviklingshemmede i bofellesskap er skilt ut fra den ambulante hjemmetjenesten og det er opprettet egne botiltak for utviklingshemmede.

Frode Rinnans vei startet i 2000 og omfatter 11 beboere. Leilighetene er plassert i to boligblokker som også omfatter ordinære leiligheter bl.a. trygdeleiligheter. Personalet omfatter 14,91 årsverk. Med 26 personer i turnus. Fra starten av tiltaket til dags dato har tiltaket hatt ni ledere. Tiltaket har de siste årene hatt stort sykefravær og omfattende bruk av vikarer og ekstravakter. Trondheim kommune har uttalt i brev av 17.01.08 til pårørende at høyt sykefravær helt klart har vært en faktor som har bidratt til at kvaliteten på tjeneste-tilbudet for brukere oppleves som redusert.

Tilsynet ble gjennomført på bakgrunn av Fylkesmannens generelle tilsynsansvar etter sosial- tjenesteloven, men også på grunn av at Fylkesmannen har mottatt et økende antall melding om skadeavvergende meldinger og klager på gjennomføring av tjenestetilbudet fra pårørende.

Tiltaket har for tiden ingen vedtak om bruk av makt og tvang etter kap. 4A.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Tilsynsvarsel ble utsendt 23.01.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.04.08.

Intervjuer
Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.04.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet rettssikkerhet ved bruk av makt og tvang overfor personer med psykisk utviklingshemming 2008 og omfattet tre områder:

  • organisering, saksbehandling og tjenester etter § 4-2 a-d
  • om kommunen sikrer utførelse av tjenester uten bruk av makt og tvang
  • Om kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt makt og tvang gjennomføres i samsvar med regelverk og vedtak

5. Funn

Makt og tvang

  • Det fremkommer at saksbehandlingsregler for melding om skadeavvergende tiltak er kjent og at de følges.
  • Virksomheten har prosedyre for nødsituasjoner, og det kvitteres for at disse er lest.

Sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter

  • Det foreligger en kap. 4A-perm som de ansatte har kunnskap om og tilgang til.
  • De fleste har deltatt på kommunens kurs i kap. 4A,

Avvik 1.

Kommunen sikrer ikke at virksomheten settes i stand til å gi forsvarlige tjenester

  • Virksomheten mangler et internkontrollsystem
  • Det sikres ikke at det finnes personell med forsvarlig kompetanse til en hver tid
  • Det finnes ikke rapporteringssystem for gjennomføring av tjenestene

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Organisering, ansvar, oppgaver og myndighet er ikke kjent i organisasjonen

  • Gjennom intervju fremkommer usikkerhet om hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt:
  • Flere ansatte er ikke kjent med hvem som har ansvar for å fatte enkeltvedtak
  • Flere ansatte er ikke kjent med hvem som har ansvar for kap. 4A
  • Flere ansatte har ikke kunnskap om hvor pårørende skal videreformidles dersom de ønsker informasjon om kommunens tjenestetilbud eller ønsker å drøfte det tjenestetilbudet som gis.
  • Det har over flere år vært manglende kontinuitet i lederfunksjon
  • Intervju og mangel på dokumentasjon av internkontroll viser gjennomgående manglende styring av virksomheten og personalet.
  • Manglende oppfølging av den enkelte ansattes kompetanse for gjennomføring av tjenestetilbudet til den enkelte beboer.
  • Virksomheten er basert på stort antall vikarer uten at virksomheten sikrer at disse får den nødvendige informasjon og opplæring for å kunne utføre de tjenester de er satt til å ivareta.
  • Vikarer blir ikke innkalt til de ordinære personalmøter og andre møtepunkt for ansatte.
  • Usikkerhet om hvor ansatte skal henvende seg for egen arbeidssituasjon og når det oppstår behov for tjenestemottaker.
  • Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelser. Oppgavene blir beskrevet som fra dag til dag-jobbing. Virksomheten har ingen system som sikrer at tjenestene blir utført i henhold til vedtakene.
  • Ansatte gir uttrykk for at det er satt av lite tid til overlapping ved vaktskifter. Ofte kommer den nye vakten samtidig med at forrige går av..
  • Det finnes ikke rutiner for evaluering og revurdering av behov for tjenestene
  • Skjema for avviksmeldinger er kjent, men systemet er uklar og i varierende bruk, de ansatte selv mener det foregår en underrapportering

Tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagfeltet jf § 2-6

  • Virksomheten har ikke hatt fungerende møtestruktur for faglige diskusjoner slik at samlet kunnskap og erfaringer utnyttes.
  • Det foreligger ikke rutiner for systematisk oppfølging av ansatte eller tjenestetilbudet til beboerne. Det er opp til den enkelte å utforme aktiviteter og annet innhold i tjenestene.
  • Det blir innkalt til personalmøte for de som er på vakt i henhold til i turnus den aktuelle dagen, men det er frivillig deltagelse og deltagelse blir ikke prioritert.
  • Det skrives referat fra personalmøtene, men det er ikke noe system for å sikre at dette blir lest av de som ikke var tilstede, for eksempel kvitteringssystem.
  • Virksomheten har vært basert på ekstravakter, vikarer og mange er ufaglærte.
  • Det foreligger ingen opplæringsplan eller kompetansekartlegging.
  • Virksomheten har ikke system for å fange opp uheldig praksis, og heller ikke system for å evaluere og korrigere dette.
  • Det foreligger en opplæringsperm, men det finnes ikke system for å sikre at denne er gjennomgått og forstått. Det opplyses at mye av stoffet i permen er foreldet.
  • Det er ikke satt av tid i turnus til faglige diskusjoner og oppdateringer eller gjennomgang av arbeidsmetoder.
  • Det opplyses at ansatte har kontakt og samarbeid med pårørende, men det foreligger ikke system for kontakten, innhold og møteplan. Det har vært kontakt når noe har skjedd, men det har ikke vært et forum for dialog og planlegging. Det opplyses at virksomheten nå skal sørge for at det avholdes ansvarsgruppemøte for beboerne.

Det fremkom imidlertid at

  • Virksomheten har samarbeidsmøter med Habiliteringstjenesten i forbindelse med makt og tvang for en beboer.
  • Individuell plan er kjent og delvis tatt i bruk.
  • Det er etablert ansvarsgrupper for beboerne.
  • De ansatte uttrykker savn av faglig koordinator.
  • Det foreligger enkeltvedtak for tjenester etter sosialtjenesteloven.

Sikre gjennomføring av tjenester uten bruk av makt og tvang

  • Det fremkommer ingen omforent forståelse av hva begrepet makt og tvang innebærer.
  • Begrepet makt og tvang er sjelden tema i personalmøter, og det er lite faglig refleksjoner rundt temaet i personalmøtene.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d og kap. 4A
  • Internkontrollforskriften
  • Kvalitetsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Turnusplan
  • Personaloversikt
  • Fem anonymiserte vedtak etter lov om sosiale tjenester § 4-2
  • Prosedyrer for HMS, avvikshåndtering, sykemeldinger og lignende
  • Prosedyrer for håndtering av legemiddelhåndtering
  • Prosedyre for daglig journalføring
  • Informasjon fra kommunens nettsider

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tre klientpermer
  • To rapportbøker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Diverse e-post for praktisk gjennomføring av tilsynt.

8. Virksomhetens styringssystem

Tilsynet avdekket flere svikt i kommunens internkontrollsystem. Utover arbeidet med Helse, miljø og sikkerhet forelå ikke et internkontrollsystem for hvordan virksomheten ble utformet og styrt. Avvikssystemet var i noen grad kjent, men ble i liten grad brukt på en slik måte at det ga grunnlag for forbedringsarbeide. Kommunen har begynt et oppryddingsarbeide for gjennomgang av virksomheten og for å utarbeide rutiner for å sikre at virksomheten ble drevet i henhold til lover og forskrifter. Foreløpig foreligger imidlertid ingen rutiner for bl.a. prosedyrer for arbeidsprosesser og for planlegging, styring, drift og evaluering av tjenestene.

Manglene ved virksomhetens internkontrollsystem gir grunnlag for å sette spørsmål ved om kommunen har sikret at tjenesten skjer i henhold til lovgivningen. Dette blir spesielt alvorlig på bakgrunn av at tjenestemottakerne i liten grad er i stand til å ivareta egne behov og dermed er helt avhengig av det daglige tjenesteapparatet som skal gi tjenestene.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lise Jakobsen

Saksbehandler forvaltning

X

X

Tor Owe Mikkelborg

Omsorgsarbeider

X

X

X

Grete Tegnander

Primærkontakt/vernepleier

X

X

X

Øystein Brøkstad

Hjelpepleier

X

X

X

Marit Bjerkvik

Omsorgsarbeider/vernepleiestudent

X

X

X

Line Dahle Ilstad

Primærkontakt/ergoterapeut

X

X

X

Frank Hofstad

Virksomhetsleder

X

X

X

Kari Spackmo

Pårørende

X

X

Anne-Alice Tårnesvik

Rådgiver kommunaldirektør

X

Nina Rae

Vernepleier

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
June Iversen
Siri Ramberg
Liv Murberg