Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Virksomhetens styringssystem
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d og kap. 4A til personer med psykisk utviklingshemming i Trondheim kommune, Kattem botiltak.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de tilsette områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d herunder koordinering av tiltak i henhold til individuell plan
  • Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d overfor personer med psykisk utviklingshemming uten bruk av makt og tvang etter lov om sosiale tjenester kap. 4A
  • Om kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt makt og tvang gjennomføres i samsvar med regelverk og vedtak

Det ble ikke avdekket avvik fra myndighetskrav.

Det ble gitt en merknad.

Dato: 25.04.08

Liv Murberg
revisjonsleder

Åsmund Edvardsen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved Trondheim kommune Kattem botiltak i perioden 23.01.08 – 24.04.08. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsyns-virksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Et tilsyn gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kattem botiltak omfatter tre boenheter, Kattemskogen, Åsheimveien og Uståsen. Botiltaket ledes av en enhetsleder, hver boenhet har fagkoordinator. Boenhetene var før 01.01.08 en del av tjenestene i den enkelte sone i kommunen, men er nå organisert som egne botiltak.

Botiltaket har tre vedtak etter kap. 4A, et vedtak er nettopp avsluttet og det er sendt melding om skadeavvergende tiltak for tre personer. For disse tre er vedtak under utarbeidelse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.01.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.08.

Intervjuer
Seks personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 17.04.08.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d herunder koordinering av tiltak i henhold til individuell plan
  • Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d overfor personer med psykisk utviklingshemming uten bruk av makt og tvang etter lov om sosiale tjenester kap. 4A
  • Om kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt makt og tvang gjennomføres i samsvar med regelverk og vedtak

5. Funn

Det ble ikke avdekket svikt fra myndighetskrav

Organisasjon, saksbehandling og tjenester

    • Ansvar for utredning av behov og enkeltvedtak er kjent i organisasjonen
    • Iplos brukes som kartleggingsverktøy
    • Gerica er innført i boligene og alle fått opplæring
    • Endrede tjenestebehov fanges opp av personalet/primærkontakt og tas bl.a. opp i møter med forvaltningskontoret
      • Usikkerhet om endrede behov medfører tilpassede tjenester
      • Flere av beboerne begynner å bli gamle, en har fått diagnose demens og dette vil kunne stille andre krav til kompetanse i personalet
    • Behovet for tjenester blir oppfylt selv om ressursene begrenses, noe som medfører overforbruk i enhetens budsjett
    • Vedtak skrives i Gerica, de skrives ut, sendes i posten til tjenestemottaker og settes i vedkommendes perm
    • Vedtak er tjenestebeskrivende uten angivelse av timeantall
    • Enkeltvedtak om tjenester må derfor suppleres med individuelle tiltaksplaner
    • Tjenestebeskrivende vedtak kan gi et fleksibelt system for tjenesteytelse, men vedtaket kan bli vanskelig å konkretisere event. påklage
    • Det er ukentlig ledermøter med enhetsleder og fagkoordinatorer i botiltak og enhetsleder har jevnlig ledermøter med andre enhetsleder i kommunen og kommunaldirektør Helse og velferd

Tjenesteutøvelse uten makt og tvang

  • Ansvar for utfylling av meldinger er kjent, men gjennomføres ikke alltid – noe som medfører fare for underrapportering
  • Ansvar for å forberede og utforme vedtak er kjent
  • Det er mye diskusjon om alternativ til tvang og makt og når tvang og makt kan brukes
  • Få formelle forum for faglig refleksjon og utdypning
  • Nesten alle har 4A-kurs, noen er gamle og personalet etterlyser oppdatering
  • Har internkontrollsystem, men noe manglende kunnskap om prosedyrer for skadeavvergende tiltak
  • Det etableres kontakt med Habiliteringstjenesten for voksne etter behov
  • Det er etablert samarbeid med fastlege i form av halvårlige hjemmebesøk og gjennomgang av den enkeltes helseforhold

Gjennomføring av vedtak med makt og tvang

  • Det har vært noe usikkerhet om saksbehandling for melding om skadeavvergende tiltak og vedtak, men dette er bedret
  • Det foreligger prosedyrer for saksbehandling
  • Det er utarbeidet prosedyre for saksbehandling for alternative tiltak under vurdering event. forberedelse av vedtak. Prosedyren er nettopp vedtatt og foreløpig ikke gjennomført i boenhetene
  • Tiltak med tvang og makt gjennomføres i henhold til vedtak
  • Vedtak evalueres og avsluttes
  • Det er etablert samarbeid med Habiliteringstjenesten for voksne

Det ble gitt en merknad

Botiltaket har fagkompetanse, men det fremstår et behov for større fokus på 4A bl.a. med mer systematisk fagdager, temadager

  • Det er lite daglig overlapping og tid til å skrive og lese rapport
  • Ikke systematisk fokus på kompetanseheving
  • Rundskrivet finnes, men brukes lite i faglige diskusjoner
  • Det er noe usikkerhet om saksbehandlingsregler
  • En del av personalet har gamle 6A-kurs og har ikke fått plass på nye 4A-kurs
  • Lite tilrettelegging for tilleggskompetanse i f.eks. demensproblematikk

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1, 2-3, 4-3 jf 4-2 a-d, 8-1
  • Lov om sosiale tjenester kap. 4A
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Kompetanseplan for ansatte
  • Årsmelding/resultatvurdering
  • Prosedyre for saksbehandling etter kap. 4 og 4A
  • Prosedyrer for individuell plan
  • Fem anonymiserte enkeltvedtak
  • Brevtekst som viser innhold i brev sendt til pårørende og hjelpeverger

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Seks klientpermer
  • Internkontrollperm kap. 4A
  • Funksjonsbeskrivelse for fagkoordinator innen Helse og velferd
  • Informasjonshefte for ansatte og vikarer ved Kattem botiltak
  • Prosedyre for saksbehandling alternative/forebyggende tiltak med tanke på vedtak 4A
  • Gerica saksbehandlingssystem

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Div. e-post for praktisk gjennomføring av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Kommunen skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivingen.

Trondheim kommune ble organisert i en tomodellstruktur i 1999. Lederavtale tydeliggjør hvilke oppgaver enhetslederne skal ivareta. Fagkoordinator skal ha et særlig fokus på den faglige utviklingen og kvalitet i enheten. Denne funksjonen ble iverksatt i 2007 og tillegges for en toårsperiode som kan fornyes.

Boenhetene hvor det gis tjenester til personer med psykisk utviklingshemming i Kattem botiltak, har ukentlige husmøter hvor det skrives referat som gjøres tilgjengelig for hele personalet. Hver sjette uke utvides husmøtet til personalmøte. Fagkoordinatorene har ukentlig møte med enhetsleder. Enhetsleder har lederavtale og ledermøter med kommunaldirektør Helse og velferd. Det er utarbeidet egen funksjonsbeskrivelse for fagkoordinator. Gjennomføring av vedtak har klare ansvarslinjer, og personalet har en felles forståelse for vedtakets innhold.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Magne L. Nygård

Enhetsleder

X

X

X

Trine Lise Bjerke

Saksbehandler forvaltning

X

X

X

Tone Marthinussen

Fagkoordinator Åsheimveien

X

X

X

Trine Wiggen

Fagkoordinator Uståsen

X

X

X

Tore Jørgensen

Hjelpepleier Kattemskogen

X

X

X

Torill Evjen

Fagkoordinator

X

X

X

Eirik Roos

Rådgiver rådmannsstaben

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Merete Olufsen Bondø
Åsmund Edvardsen
Liv Murberg