Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Virksomhetens styringssystem
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnlaggende behov, herunder

  • Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv
  • Spesielle ernæringsbehov
  • Tilpassede pleie- og omsorgstjenester
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble gitt to avvik og en merknad innenfor tilsynsområdene:

Avvik 1:

Orkdal kommune har ikke et system som sikrer at barn i avlastningsboligen får forsvarlige sosial- og helsetjenester

Avvik 2:

Orkdal kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering

Merknad 1:

Kommunen har forbedringspotensiale når det gjelder fysisk utformingen av avlastningsboligen.

Dato: 11.09.09

Liv Murberg
revisjonsleder

Inger Williams
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Orkdal kommune Helse og mestring i perioden 12.05.09 – 16.09.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Orkdal kommune er en industrikommune 42 km sør for Trondheim. Kommunen har ca 12.000 innbyggere, og er et regionsenter for ca 40.000 innbyggere i den sørvestre del av fylket. Tettstedet Orkanger og Fannrem omfatter ca 6.000 innbyggere og er fylkets største tettsted etter Trondheim. Ny E39 har bidratt til at kommunen er et attraktivt sted å bo og befolkningstallet i kommunen er økende.

Kommunestyret vedtok i 2003 en fremtidsrettet kommuneplan. Ny plan er nå under utarbeidelse. Ny kompetanseplan skal gjennomføres i løpet av 2009.

Rådmannen inngår årlig lederavtale med enhetsledere/seksjonssjef. Helse og mestring består av 12 enheter og seksjonssjef har ledermøte med enhetsledere annen hver uke for samkjøring og koordinering. Her besluttes også om det skal opprettes ansvarsgrupper og utarbeides individuell plan. Seksjonssjef har årlig medarbeidersamtale med enhetsledere. Det er etablert nettverk for tre enheter og innen enhetene, bl.a. for avlastningstjenesten, tre botiltak for psykisk utviklingshemmede og to arbeidstreningstiltak.

Kommunen har et avvikssystem og seksjonssjef har ikke mottatt avviksmeldinger fra avlastningsboligen.

Avlastningsboligen startet i september 2008 og omfatter nå fire barn under 18 år. Leder er vernepleier og engasjert i 30 % stilling. Hun har ikke fått spesiell intern opplæring, men deltar på kommunens lederseminar to ganger i året. Kommunen ønsker ikke fortsette med deltids lederstilling etter september i år da dette ikke er tilfredsstillende.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.05.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.09.09.

Intervjuer: 10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Befaringer: Det ble gjennomført befaring ved Avlastningstjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 04.09.09

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnlaggende behov, herunder

  • Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv
  • Spesielle ernæringsbehov
  • Tilpassede pleie- og omsorgstjenester
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

5. Funn

Det ble avdekket to avvik og en merknad innfor tilsynsområdene.

Avvik 1:

Orkdal kommune har ikke et system som sikrer at barn i avlastningsboligen får forsvarlige sosial- og helsetjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-2, jfr. § 4-3,
  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkommer at kommunen har utarbeidet få skriftlige prosedyrer og gitt få føringer på hvordan tjenesten i avlastningsboligen skal være.
  • Det fremkommer at det ikke er gjennomført risikovurdering på områder med fare for svikt.
  • Det fremkommer at kommunen ikke har rutiner for å vurdere individuelle sosial behov og behov for helsehjelp.
  • Det er ikke utarbeid plan for daglig tjenesteyting og fellesaktiviteter i boligen. Det er heller ikke vurdert om det er behov for aktivitetsplan for barna. Aktiviteter blir tilfeldig og personavhengig ut fra den som er på jobb. Individuell plan brukes ikke i avlastningsboligen.
  • Det foreligger informasjonsperm for hvert enkelt barn, men innholdet er mangelfullt og til dels lite kjent blant ansatte.
  • Det fremkommer at boligen ikke har et enhetlig system for kommunikasjon og informasjon mellom pårørende og boligen, mellom tjenesteytere og mellom tjenesteytere og ledelsen for alle barna, bare for ett barn.
  • Det er behov for arenaer for informasjonsflyt i enheten, Det er avholdt to personalmøter i det året boligen har vært i drift.
  • Kommunens journalsystem i Gerica brukes ikke. Den siste tiden har det vært benyttet håndskrevne bøker.
  • Det fremkommer at kommunen ikke har et system som sikrer opplæring for alle ansatte. Opplæring har vært tilfeldig og i hovedsak basert på formidling fra pårørende, andre tjenesteytere og skole.
  • Kommunens avvikssystem er ikke kjent eller i bruk i virksomheten.
  • Definisjon av avvik er uklart

Avvik 2:

Orkdal kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Legemiddelforskriften § 4, 2. ledd, 3. ledd, og 5. ledd bokstav a – c og § 7, 1. ledd
  • Internkontrollforskriften § 4 bokstav c

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunens rutiner for legemiddelhåndtering blir i stor grad ikke fulgt. Bl.a. følges ikke kommunens rutine om at det ved den enkelte virksomhet skal foreligge egne skriftlige retningslinjer og særskilte opplæringsprogram.
  • Det fremkommer at kommunen ikke har avklart hvilke prosedyrer som må utarbeides i avlastningsboligen for å sikre god legemiddelhåndtering. Det er bl.a. ingen individuelle retningslinjer for forsvarlig mottak av legemidler i dosett, og bruk av eventuellmedisin. Det fremkommer at personale er usikker mht akuttmedisinering.
  • Utdeling og i standgjøring av medisin utføres av og til av ansatte uten tilstrekkelig kompetanse og opplæring. Det hender at utdeling av legemidler skjer av personell som ikke har nødvendig bemyndigelse fra virksomhetsleder. Det fremkommer at de ansattes kompetanse i legemiddelhåndtering ikke er individuelt vurdert ut i fra de formelle og reelle kvalifikasjonene de har. Det etterspørres kurs i legemiddelhåndtering uten at det er avholdt.
  • Det er ikke utpekt faglig ansvarlig for legemiddelhåndtering i boligen, og det er ikke beskrevet hvordan faglig ansvarlig skal ivareta pliktene etter legemiddelforskriften § 4.
  • Det var uklarhet om hvem som er virksomhetsleder i legemiddelsammenheng.
  • Ved dokumentgjennomgang kommer det frem at fremlagte prosedyrer for medisinhåndtering ikke er helt oppdatert i henhold til ny legemiddelforskrift.

Merknad 1:

'Kommunen har forbedringspotensiale når det gjelder fysisk utformingen av avlastningsboligen.

Merknaden er bygget på følgende observasjoner:

  • Boligen er ikke planlagt for eller bygget som avlastningsbolig
  • Fellesarealene er trange dersom alle barn er på avlastning.
  • Det sosiale og opplæringsmessige aspektet ved måltider (forberedelse og gjennomføring) vanskeliggjøres pga trangt kjøkken.
  • Flere ga uttrykk for at leiligheten passer dårlig som avlastningsbolig, herunder at det er støy fra boligen i etasjen over.
  • Manglende plass fører til at hjelpemidler blir vanskelig å bruke. Bl.a. gjelder det en gåstol og bruk av rullestol, terskler og smale døråpninger vanskeliggjør framkommelighet og tilgjengelighet.
  • Uteområdene er lite tilpasset barnas behov for aktivisering og utfoldelse
  • Boligen fremstår på enkelte områder som slitt og lite rehabilitert/ombygget fra tidligere virksomhet i huset bl.a. gulv, vasker på rommene, skuffer og hyller, og manglende maling/sparkling m

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 b og d jf § 4-3 og § 7-12
  • Forskrift om legemiddelhåndtering
  • Forskrift om internkontroll
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Lov om kommunehelsetjeneste §§ 1-3, 1-3a og 2-1
  • Forskrift til sosialtjenesteloven § 7-2 b

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Orkdal kommune og Helse og mestring
  • Administrativ delegering for Orkdal kommune
  • Kommuneplan
  • Virksomhetsplan, årsrapport 2008 Helse og mestring
  • Årsmelding Orkdal kommune 2008, utdrag
  • Kompetanseplan og Opplæringsplan
  • Skjema for kartlegging av kompetanse og kompetansebehov
    Kompetanseutviklingsplan
    Veiledning for kompetansekartlegging og kompetanseutviklingsplan
    Opplæringsplan 2009
  • Avlastningsbolig for barn, politisk sak datert 03.09.07
  • Informasjon om nyopprettet avlastningsbolig, datert 02.09.08
  • Ansatteoversikt
  • Individuell plan
  • Prosedyre for ansvarsgrupper, godkjent 12.06.09
    Prosedyre for Samarbeid om tjenesteyting for mennesker med sammensatte behov, godkjent for revidering 26.01.06
  • Prosedyre for legemiddelhåndtering
  • Istandgjøring og kontroll av istandgjorte legemidler, evaluert 19.03.09
    Utdeling av legemidler, evaluert 19.03.09
    Opplæring/praksis i legemiddelhåndtering for personell uten formell kompetanse, evaluert 19.03.09
    Fullmakt til legemiddelhåndtering, evaluert 19.03.09
    Registrering og saksbehandling av feil og nestenfeil
  • Oversikt over tjenestemottakere og opplysninger
  • Enkeltvedtak
  • Rutiner for helsehjelp og ved brann
  • Funksjonsbeskrivelse, IPLOS-registrering
  • Brev ang. uttalelser fra pårørende

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Klientpermer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av med varsel om tilsyn
  • Brev av 12.06.09 og 24.06.09 med oversendelse av dokumenter
  • Div. e-post for praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosial- og helselovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Orkdal kommune har Balansert målstyring som rapporterings- og styringssystem. Dette er et felles ledersystem for hele kommunen og et strategisk verktøy for å se sammenhenger mellom mål, tiltak og resultater. Det er et verktøy som skal kunne gjøre kommunen bedre i stand til å dokumentere måloppnåelse og resultater overfor politisk nivå. Observasjonene som ble gjort under tilsynet viser imidlertid at kommunen i liten grad har et system som kan avdekke og fange opp eventuelle svikt innenfor områdene for tilsynet.

Orkdal kommune er ikke tydelig på hvordan avlastningstjenesten skal utføre tjenesten. Det er mangler på skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket grunnleggende behov.

Tilsynets undersøkelser viste at Orkdal kommune har mangler i sitt overordnede system for internkontroll. Arbeid med å videreutvikle og vedlikeholde internkontrollsystemet for avlastningsboligen i kommunen har ikke vært prioritert. Internkontrollsystemet er fragmentert og lite tilgjengelig for de tilsette.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gunn Siri Bye

Leder avlastningsbolig

X

X

X

Dagrun Mæhlen

Rådgiver Helse og mestring

X

Jørgen Indergård

Seksjonssjef Helse og mestring

X

X

X

Heidi Øberg

Pleiemedarbeider

X

X

Birgitte O. Snildal

X

Kathrine Opland

Hjelpepleier

X

Rita Myhre

Hjelpepleier

X

Elin S. Skauge

Avd.leder Blomsterveien

X

X

Svein Henry Bardal

Ass. rådmann

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder/seniorrådgiver Liv Murberg
Seniorrådgiver Åsmund Edvardsen
Ass.fylkeslege Inger Williams