Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Virksomhetens styringssystem
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i perioden 26.02.09 til 23.06.09 tilsyn med Midtre Gauldal kommunes tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6 til rusmiddelmisbrukere.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Opplysning, råd og veiledning.
  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere — praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon.
  • Oppfølging i behandlingsopplegg.
  • Nødvendige tiltak ved avslutningen av behandlingsopplegg.

Ved tilsynet ble det gitt ett avvik:

Avvik:

Midtre Gauldal kommune sikrer ikke tilstrekkelig styring av de kommunale rustjenester i Nav jf sosialtjenesteloven § 2-1 og forskrift om internkontroll.

Dato: 24.06.09

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Liv Murberg
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Midtre Gauldal i perioden 26.02.2009   —  23.06.2009.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Midtre Gauldal kommune har ca 6000 innbyggere, og Støren er kommunesenteret. Virksomheten er organisert som en tonivå modell med rådmannen som øverste ansvarlig og en enhetsleder for hver fagavdeling.

Fra 03.10.06 ble kommunens sosialtjeneste, for så vidt gjelder økonomisk stønad, kvalifiseringsprogrammet og tjenester til rusmiddelmisbrukere, Nav arbeid og Nav trygd slått sammen til Nav Midtre Gauldal. Dette kontoret ble pilotkommune for etablering av Nav i Sør-Trøndelag. Kontoret ledes av Nav leder etter delegasjon fra rådmannen når det gjelder sosialtjenestelovens områder som er lagt til Nav. Rådmannen faste møter med Nav leder og kommunens øvrige enhetsledere. Nav har videre inngått en samarbeidsavtale med avd. Helse og familie som blant annet har ansvar for kommunens psykiatritjeneste.

Det avholdes møter mellom Rådmannen i Midtre Gauldal og Fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov, med minimum 2 møter pr. år for å samordne overordnede styringssignaler fra kommunen og stat for virksomheten.

I følge samarbeidsavtalen mellom Midtre Gauldal kommune og Nav Sør-Trøndelag, sist evaluert 15.10.08, har følgende kommunale oppgaver blitt lagt inn i Nav Midtre Gauldal:

  • Generell forebyggende virksomhet, jfr. Kap. 3 i sosialtjenesteloven
  • Generell opplysnings/råd og veiledningstjeneste, jfr. Kap. 4 i sosialtjenesteloven.
  • Økonomisk sosialhjelp, jfr. Kap 5 og 5A i sosialtjenesteloven
  • Mottak
  • Akutthjelp
  • Økonomisk råd og veiledningstjeneste
  • Økonomisk gjeldsrådgivning
  • Tiltak/individuell plan
  • Helhetlig behandling etter sosialtjenesteloven Kap. 6
  • Flyktning og innvandrertjeneste.

Ifølge delegasjon av 07.11.07 fra rådmann til Daglig leder Nav er det gitt fullmakt til å fatte vedtak og iverksette tiltak i henhold til Kap. 4 - sosiale tjenester m.v. Det er opprettet en fagansvarlig stilling på sosialfaglig side, og det er utarbeidet en funksjonsbeskrivelse for stillingen.

Kommunen opprettet i januar 2009 Omsorgskontoret som er et tverrfaglig og tverretatlig team med helsefaglig kompetanse. Kontoret har vært i drift siden mars 09, og har som oppgave å motta og behandle søknader om ulike tjenester innen pleie, re-/habilitering og omsorg etter kommunehelsetjenesteloven og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven kap. 4..

Rådmann har månedlige møter med alle enhetsledere bl.a om budsjett. Dessuten tertialmøter om budsjett og situasjonsbeskrivelser.

Det er etablert en arena for lederutvikling for enhetsledere i kommunen. Dette er et utviklingsprogram i samarbeid med Kommunenes Sentralforbund.

Kommunen har videre opprettet et lavterskeltilbud, Nr 3 som er et tilbud til mennesker over 18 år med rusproblemer. Rusprosjektet er et fleksibelt tilbud til rusmiddelmisbrukere i kommunen dersom det ikke er behov for institusjonsopphold. Deltagelse i prosjektet kan være en del av Kvalifiseringsprogrammet.

Fagansvarlig sosial har delegasjonsvedtak av 7.11.07 fra Nav leder om vedtaks- og anvisningsmyndighet for Nav felles, kuratortjeneste, sosial hjelp, tiltak rusmiddelmisbrukere og flyktningtjenesten. Sosialfaglig har delegasjon for samme områder som fagansvarlig sosial i dennes og Nav leders fravær.

Møtestruktur

Rådmannen har månedlig møte med Nav leder for rapportering om budsjett. Det er også et månedlig møte for enhetsledere hvor det gis rapport om status.

Det er etablert faste fellesmøter med avd. Familie og helse

Felles kontormøte hver 14. dag hvor det gis informasjon fra leder, og det skrives referat.

Oppfølgingsteam har fast ukentlig møte.

Mottaksmøte skjer ukentlig for utarbeidelse av blant annet vaktlister, telefonvakt, og leder deltar.

Tirsdager satt av til opplæring.

Sosialfaglige fagmøtene skal nå startes på nytt.

Det er videre etablert faste møter med legene, MBA, EKT og markedsmøter.

Det er ikke etablert et formalisert samarbeid med Omsorgskontoret

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.02.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitel 7, Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26.05.09.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitel 7, Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens tjenestetilbud til rusmiddelmisbrukere etter sosialtjenesteloven kapittel 4 og 6 herunder

  • Oplysning, råd og veiledning
  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere — praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
  • Oppfølging i behandlingsopplegg
  • Nødvendige tiltak ved avslutningen av behandlingsopplegg

5. Funn

Avvik:

Midtre Gauldal kommune sikrer ikke tilstrekkelig styring av de kommunale rustjenester i Nav jf sosialtjenesteloven § 2-i og forskrift om internkontroll.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Organisering

  • Den inngåtte samarbeidsavtalen mellom Midtre Gauldal og Nav, evaluert 15.10.08, omfatter generell opplysning, råd og veiledning jf kap. 4, tiltak overfor rusmiddel misbrukere og helhetlig behandling etter kap. 6. Nav leder har delegasjon fra rådmannen etter nærmere avtale av 7.11.07 for vedtaksfatting etter sosialtjeneste loven kap. 4, 5 og 6 unntatt private institusjoner, men delegasjon er ikke avgrenset til rus. Det er dermed uklart hvilke tjenester etter kap. 4 til rusmiddelmisbrukere som er lagt til Nav. Delegasjonen er ikke avgrenset til tjenester til rusmiddelmisbrukere, noe som skaper ytterligere uklarhet rundt hvilke tjenester Nav kan fatte vedtak om.
  • Det foreligger Foreløpig informasjon om Omsorgskontoret 2009, men de ansatte er ikke delegert vedtaksmyndighet. Omsorgskontoret er lite kjent og det foreligger intet formelt samarbeid mellom Omsorgskontoret og Nav. Omsorgskontoret har som funksjon å kartlegge, utrede og fatte vedtak etter sosialtjenestelovens kap. 4. De er en bestillerenhet og hjemmetjenesten, sykehjem og funksjonshemmede er utførere. Nav og Omsorgskontoret kan ha felles tjenestemottakere, men Omsorgskontoret er ikke en del av felles organisering. Kontoret er nytt og har ikke fått rotfeste i organisasjonen. Det fremgår ikke av dokumentasjonen eller intervju at informasjon om behov for tjenester til rusmiddelmisbrukere blir formidlet fra omsorgskontoret til Nav.
  • Nav gir i liten grad råd og veiledning om muligheten til å søke tjenester etter kap. 4. Dette betyr at tjenester etter kap. 4-2 i liten grad er inkludert som en del av Nav`s rus tjenester. Dersom tjenestemottaker ønsker å være med i rusprosjektet, innvilges tjenester etter kap.4. Det fremstår som uklart for tilsynsmyndigheten hva som skjer med de som ikke blir med i prosjektet.
  • Ansatte har ikke stillingsbeskrivelse, men det foreligger funksjonsbeskrivelse for fagansvarlig sosialfaglig side. Funksjonsbeskrivelsen er av nyere dato. Hvem som har ansvaret, er kjent. Det er uklart om innholdet i funksjonsbeskrivelsen blir gjennomgått på kontormøte og dermed gjort kjent for alle ansatte.
  • Rutine Tiltak rusmisbruker av 24.04.08 foreligger, men er lite kjent av de ansatte i Nav. Det er imidlertid uklart for de ansatte hva som defineres som innhold i en oppfølgingstjeneste for rusmiddelmisbrukere, som for eksempel hjemmebesøk og hvor mye tidsbruk som må påregnes. Dette har ikke vært et tema internt på enheten. Kommunens praksis for oppfølgingsarbeide er ikke nedfelt i prosedyrer. Inntekts sikring er en uttalt prioritet i Nav, og ansatte opplever at det blir lite tid til oppfølgingsarbeid.
  • Rusmiddelmisbrukere blir henvist til Nav fra andre instanser som lege, psykiatri tjeneste eller de blir fanget opp av Nav. De ansatte beskriver at de har lite tid til motivasjonsarbeid og samtaler. Ansatte i Nav er derfor av den oppfatning at de kommer for sent inn med tilbud og driver “brannslukkingsarbeide”.

Opplæring

  • Enheten har hatt lite opplæring i sosialtjenesteloven. Den opplæring som er gitt, har hovedsakelig vært om statlige oppgaver.
  • Det foreligger en kompetanseplan av 2008/09 som omhandler alle og omfatter bl.a. refleksjonsgrupper og samarbeid med Premis/Midt Norsk kompetansesenter om forebyggende rusarbeid.
  • Enheten skal utarbeide en individuell kompetanseplan som skal gjennomføres i løpet av 2009.
  • De ansatte drøfter ofte saker uformelt, og spør hverandre om råd. Det foreligger ingen systematisk sikring av at det foreligger en forsvarlig kompetanse ved at det ikke er utarbeidet felles prosedyrer som kan gi lik praksis.

Styringskort

  • Kommunen benytter Balansert målstyring som verktøy for styring og måling av resultatoppnåelse. Det fremgår av styringskort at målet for kommunens rusarbeide, er en reduksjon av antallet sosialhjelpsmottakere. Det foreligger ikke tall på rusmiddel misbrukere i kommunen. Det fremkommer ikke hvordan måloppnåelse etterspørres og rapporteres for arbeidet med rusmiddelmisbrukere.
  • Styringskort gjennomgås på kontormøtet. Det fremstår som uklart om det foreligger annen rapportering for de som ikke er i måloppnåelsen for redusert antall sosial hjelpsmottakere.
  • De ansatt har videre mulighet til å delta på et månedlig møte i kommunen med generell informasjon til alle ansatte.

Avvikssystem

  • Nav har et avvikssystem, men det omfatter hendelser hvor ansatte blir utsatt for trusler og vold., og Helse, miljø og sikkerhet.
  • Avvikssystemet brukes ikke til å avdekke svikt i tjenesteutførelse, lang saksbehandlingstid, og lignende

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester mv av 13.12.1991
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, IS-1183
  • Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene, IS-l201

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsbeskrivelse av Midtre Gauldal kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Midtre Gauldal kommune og Nav Sør-Trøndelag
  • Delegasjoner
  • Organisering, roller og oversikt over oppgaver og områder i Nav
  • Forslag til organisering av politiråd i Midtre Gauldal
  • Samarbeidsavtale mellom Nav og Helse/Familie
  • Div. interne rutiner
  • Prosjektbeskrivelse av Nr. 3
  • 5 enkeltvedtak for rusmiddelmisbrukere.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Styringsdokumenter og perm for organisering
  • Gjennomgang av 10 klientmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 26.02.09 fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag om varsel om tilsyn.
  • Diverse e-poster i forbindelse med etterlysning av dokumenter og kontaktperson samt praktisk tilrettelegging av tilsynet.
  • Brev av 13.05.09 fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag med oversendelse av program.

8. Virksomhetens styringssystem

I medhold av sosialtjenesteloven § 2-1 annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapitel 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Midtre Gauldal kommune etablerte Nav kontor 03.10.06 og ble pilotkommune for Sør- Trøndelag. I henhold til samarbeidsavtale og delegasjon forvalter Nav leder rådmannens ansvar for de deler av sosialtjenesten som er lagt til Nav.

Med henvisning til samarbeidsavtale og delegasjon til Nav leder fremstår det som uklart hvilket ansvar etter sosialtjenestelovens kapitel 4, som er lagt til Nav. Det er uklart om ansvaret gjelder generell råd og veiledning eller om kontoret har vedtaksmyndighet for kapitel 4 tjenester. Det er derfor en fare for svikt for manglende opplysning, råd og veiledning, tjenester og tjenesteutøvelse.

Det er ikke etablert et samarbeid med Omsorgskontoret i kommunen. Omsorgskontoret kartiegger, utreder og fatter vedtak etter sosialtjenestelovens kapitel 4. Ved at det er uklart hvilken myndighet som er lagt til Nav kontoret og ved at det ikke foreligger noe samarbeid mellom disse kontorene, er det fare for at kommunen ikke har tilstrekkelig fokus på rus middelmisbrukere.

Det er gjennomført mye opplæring i statlige arbeidsoppgaver. Tilsvarende opplæring er ikke gitt etter sosialtjenesteloven. Sosialfaglige ansatte er tilført nye arbeidsoppgaver og ansvar, men har ikke fått redusert egne arbeidsoppgaver. Inntektssikring har prioritet. Ved at det ikke foreligger tydelig ansvars- og oppgavefordeling internt, og ikke er utarbeidet rutiner for praksis, blir det opp til den enkelte ansatte å prioritere arbeidsoppgaver og omfanget og inn holdet av blant annet oppfølgingstjenester. Dette kan medføre store forskjeller i tjeneste utøvelsen og tilbud som blir gitt til den enkelte tjenestemottaker

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Solveig Hofstad

Leder

X

X

X

Torill K. Isaksen

Fagansvarlig sosial

X

X

X

Berit I. Stavnebrekk

Sosionom

X

X

Anna Oftedal

Rusprosjektet/sykepleier

X

X

Kirsti Sveås

Leder Omsorgskontoret

X

X

X

Johanne G. Bjerkset

Sosialfaglig

X

X

X

Ann Norun Moen

Oppfølging/trygd

X

X

X

Tone U. Kleiven

Sosionom/ruskontakt

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Liv Murberg, revisor
Rådgiver June Iversen, revisor
Rådgiver Merete Olufsen Bondø, revisjonsleder