Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Virksomhetens styringssystem
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i perioden 18.03.09 – 02.07.09 tilsyn med Hemne kommunes tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6 til rusmiddelmisbrukere.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Opplysning, råd og veiledning.
  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon.
  • Oppfølging i behandlingsopplegg.
  • Nødvendige tiltak ved avslutningen av et behandlingsopplegg.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader under tilsynet.

Dato: 02.07.09

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Liv Murberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden 18.03.09 – 02.07.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hemne kommune er en kystkommune med ca 4300 innbyggere. Virksomheten er organisert med rådmannen som øverste ansvarlig, assisterende rådmann og enhetsledere. Hemne kommune inngikk 17.12.08 en avtale med Arbeids- og velferdsetaten i Sør-Trøndelag om etablering og drift av felles Nav- enhet. Hemne kommune og Snillfjord kommune har inngått et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 28a, vertskommunesamarbeid. Avtalen gjelder for perioden 13.11.08 – 12.11.10 og evalueres årlig.

Fra 13.11.07 ble kommunens sosialtjeneste, som for så vidt gjelder økonomisk stønad, kvalifiseringsprogrammet og tjenester til rusmiddelmisbrukere, Nav arbeid og Nav trygd slått sammen til Nav Hemne. Kontoret ledes av Nav leder etter delegasjon fra rådmannen når det gjelder sosialtjenestelovens områder som er lagt til Nav. Rådmannen har faste møter med Nav leder og kommunens øvrige enhetsledere.  Det foreligger en rutine av 21.04.09 som skal sikre at kommunens ansatte fremstår som enhetlig, samhandlende og tverrfaglig i arbeidet med rusrelaterte spørsmål som omfatter det disse tjenestene har ansvar for. Det skal gjennomføres samarbeidsmøter mellom Nav, Pleie og omsorg, inkl. tjenesten for psykisk helsearbeid og Hemne legekontor, hvor ledere og fagledere har et særskilt ansvar.

Det avholdes møter mellom Rådmannen i Hemne og Fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov, men minimum 2 møter pr. år for å samordne overordnede styringssignaler fra kommunen og staten. Rådmannen i Snillfjord kommune har også anledning til å delta i disse møtene.

I følge samarbeidsavtalen mellom Hemne kommune og Nav Sør-Trøndelag, har følgende kommunale oppgaver blitt lagt inn i Nav Hemne:

  • Generell råd og veiledning
    - Mottakssamtale, hjelp til utfylling av søknader, henvisning til andre hjelpeinstanser/samarbeidspartnere.
  • Økonomisk sosialhjelp
    - Saksbehandling etter Lov om sosiale tjenester kap. 5 og 5a.
  • Økonomisk rådgivning
    - Generell økonomisk råd og veiledning. Gjeldsrådgivning/bistand i gjeldssaker.
  • Rus
    - Rusoppfølging/forebyggende ettervern og prosjektarbeid etter kap. 6.
  • Oppfølging/tiltak
    - Individuelle planer, bostøtte, kommunale boliger og oppfølging av disse.

I følge delegasjon av 09.04.08 fra Rådmann til Nav-leder er det gitt fullmakt til å fatte enkeltvedtak og behandle klager innenfor sosialtjenestelovens og introduksjonslovens område og gjelder blant annet, sosialtjenestelovens kap. 3, §§ 3-4, 4-1, 4-3a, 4-5, 5a, 5, og 6.

Nav er organisert i Mottak og Oppfølgingstjeneste, og det er utarbeidet en Markeds- og virksomhetsplan 2009 for Nav.

Kommunen har 3 enhetsledere i Pleie- og omsorg. Enhetslederne har ansvar for hvert sitt geografiske område og er gitt lik delegasjon fra Rådmann. En enhetsleder er gitt ansvar for kommunens psykiske helsearbeid. Denne er videredelegert til en rådgiver som har fagansvaret for psykisk helsearbeid i Pleie og omsorg, oppfølgingsansvar for kommunens plan psykisk helsearbeid og opplæringsansvar i fagsystemet for Pleie og omsorg i egen gruppe, fysioterapi- og ergoterapitjenesten.

Møtestruktur

  • Det er planlagt å arrangere samarbeidsmøte på system to ganger pr år. Et møte er gjennomført. Møtene skal avklare ansvarsområder og sikre tverrfaglighet.
  • Enhetsledere og Nav-leder har månedlige møter med Rådmannen hvor det skrives referat.
  • Budsjettrapportering til Rådmannen tertialt.
  • Plan for møter Mottak og Oppfølging er ikke gjennomført.
  • Nav har daglig morgenmøte.
  • Enhetsleder Pleie og omsorg og Psykisk helsearbeid har ukentlig møte.
  • Psykisk helsearbeid har postmøter 2 ganger pr. uke

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.06.09.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens tjenestetilbud til rusmiddelmisbrukere etter sosialtjenesteloven kapitel 4 og 6 herunder

  • Opplysning, råd og veiledning
  • Sosiale tjenester direkte rettet mor rusmiddelsmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
  • Oppfølging i behandlingsopplegg
  • Nødvendige tiltak ved avslutningen av behandlingsopplegg

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under dette tilsynet. Konklusjonen bygger på:

Organisering av tjenesten

  • Det foreligger samarbeidsavtale av 17.12.08 mellom Hemne kommune og Nav som gjelder for perioden 13.11.08 – 12.11.10.
  • Det foreligger delegasjonsvedtak fra av 09.04.08 fra Rådmannen i Hemne kommune til Nav-leder og enhetsledere. Rådmannens delegasjon er i samsvar med samarbeidsavtalen av 17.12.08.
  • Kommunen har startet arbeidet med Balansert målstyring og utarbeider styringskort, planer, økonomi og kvalitetssystem herunder avvikssystem. Dette skal innføres fra 2010 i hele kommunen.
  • Ruspolitisk handlingsplan som gjelder for perioden 2006 – 2009 er under evaluering
  • Organisering av kommunale tjenester er kjent i organisasjonen.
  • Ansvar for tjenester etter § 4-2 er lagt til Pleie og omsorg som utreder og fatter vedtak.

Kompetanse

  • Det foregår mye opplæring i Nav. Dette er i hovedsak statlige opplæringsmoduler for kompetansetilføring og opplæring.
  • Kommunen har mottatt tilbud om videreutdanning i Seprep, men ansatte hadde ikke kapasitet til å delta på dette nå.
  • Nav bruker kompetansen de har, men det er ønskelig med flere og bredere kompetanse.
  • De ansatte er opptatt av at sosialtjenesten ikke skal bli borte i Nav.
  • Det er opprettet en ny stilling som økonomisk rådgiver i Nav, og ansettelse er foretatt.

Opplysning, råd og veiledning

  • Det er fra tidligere utarbeidet brosjyre som ligger på legekontor, andre offentlige kontor som beskriver en del av kommunens rusarbeid.
  • Det gjennomgjøres et aktivt samarbeid om lokale kriminalitetsforebyggende tiltak - SLT-gruppe
  • Psykiatritjenesten har eget henvisningsskjema til sine samarbeidspartnere.

Avvikssystem

  • Pleie og omsorg har et avvikssystem.
  • Nav har avvikssystem for Helse, miljø og sikkerhet. Planlagt å innføre avvikssystem i Nav i forbindelse med innføringen av kvalitetssystemet høsten 2009.

Saksbehandling

  • Ansvar for tjenester etter kap. 4 og 6 er klart og kjent.
  • Har søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp.
  • Lite bruk av Individuell plan, men det jobbes etter metodikken.
  • Nav fatter vedtak etter § 4-2 for råd og veiledning og § 5-1 for innleggelse i institusjon.
  • IPLOS brukes som kartleggingsverktøy i Pleie- og omsorg
  • Pleie og omsorg har kartleggingsskjema
  • Sårbar fagkompetanse i Nav – hadde vunnet på skriftlige prosedyrer og rutiner
  • Mye samarbeid mellom Nav og psykiatritjenesten, men ulik oppfatning av formen og forventninger til hverandre. Bruker hverandre ved behov, men behov for avklaringer, formalisert kontakt? Prosedyre for Tverrfaglig samarbeid på rusområdet er utarbeidet, men ikke gjennomført.

Oppfølging under institusjonsopphold

  • Det gis råd og veiledning i påvente på institusjonsplass.
  • Det er en kultur for oppfølgingstiltak, men det foreligger ingen definisjon av oppfølgingsarbeide. Individuelt vurdert.
  • Det gis oppfølging under institusjonsopphold. Det er institusjonen som styrer dette og det planlegges utflytting.

Bekymring

Fylkesmannen i Sør Trøndelag finner ikke at det er grunnlag for bekymring for utøvelsen av tjenestene til rusmiddelmisbrukere i Hemne kommune.  Fylkesmannen finner likevel at det er grunnlag for en bekymring når det gjelder at:

  • Nav kontoret har ikke satt seg organisatorisk. De ansatte har gjennomført mye opplæring på statlige oppgaver. Det har vært lite opplæring på det sosialfaglige området. De ansatte har videre stor arbeidsbelastning hvor fokus er på inntektssikring, og det kan stilles spørsmål om dette kan gå på beskostning av oppfølgingsarbeidet.
  • Nav Hemne har ikke etablert systematisk tverrfaglig samhandling innad på kontoret og ut mot andre tjenester. Det er ikke etablert faglig diskusjonsforum eller team innad.
  • Det foreligger en prosedyre for tverrfaglig samarbeid på rusområde, men den er ikke gjennomført og er lite tydelig på hvordan samhandling på individnivå skal foregå.
  • Det er lite kjent hva som ligger til funksjonen som fagansvarlig, som blant annet veiledning til kollegaer, og kvalitetssikring av tjenester.
  • Er det avklart hvilke forventninger tjenestene har til hverandre, når skal vi samarbeide, om hva og hvor lenge?
  • Det er lite bruk av individuell plan som kan være et verktøy for samhandling og ansvarliggjøring.
  • Nav Hemne har en sårbar kompetanse, og det er gitt uttrykk for bekymring for sosialområdet som fag.
  • Vedtak om tildeling av rusbehandling tildeles også etter Lov om sosiale tjenester § 5-1. Dette har ikke betydning for tildeling av tjenester, men kan svekke retts-sikkerheten, jf vilkår for tildeling og klageadgang.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester mv av 13.12.1991
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, IS-1183
  • Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene, IS-1201

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samhandlingsrutiner av 21.05.08
  • Organisering av Åpen omsorg
  • Samarbeidsavtale mellom Hemne kommune og Nav Sør-Trøndelag av 18.12.08.
  • Ruspolitisk handlingsplan 2006 – 2009
  • SLT i Hemne
  • Delegasjonsreglement og andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert.
  • Rutine tverrfaglig samarbeid på rusområdet.
  • Rutine henvendelse om rusrelaterte spørsmål.
  • Utsatte barn og unge, rutiner for tverrfaglig samarbeid.
  • Rutine for behandling av søknader, utforming av vedtak.
  • Rutine for individuell plan.
  • Rutine for informasjon om helsehjelp.
  • Rutine for nye pasienter til psykiatritjenesten.
  • Systemrutine, pleie og omsorg – avvik/uønskede hendelser, registrering og saksbehandling.
  • Rutine for tverrfaglig samarbeide, pleie og omsorg.
  • Rutine for helsehjelp til pasienter uten samtykkekompetanse sm motsetter seg helsehjelpen – Kap. 4a.
  • Rutine for behandling og oppfølging av pasienter
  • Rutine for henvendelse til Hemne legesenter.
  • Informasjonsmateriell overfor rusmiddelmisbrukere.
  • Kompetanseutviklingsplan for Pleie- og omsorg 2007 – 2010.
  • 10 enkeltvedtak.
  • 2 tiltaksplaner.
  • Hemne kommunes plan for psykisk helsearbeid 204 – 2009.
  • Div. informasjons om kommunens tjenestetilbud fra Hemne kommunes hjemmesider.
  • Div rapporteringskjemaer psykisk helsearbeid.
  • Retningslinjer for samarbeid mellom kommunen og St. Olav Hospital.
  • Møtereferater og program for Nettverksmøte og SLT.
  • Hovedpunkter fra rusundersøkelsen ved ungdomsskole.
  • Informasjon om aktiviteter i foreldregruppe som er berørt av rusproblem i familien.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Kommuneplan 2009
  • Markeds- og virksomhetsplan 2009 for Nav Hemne og Snillfjord.
  • Gjennomgang av 10 klientmapper.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 18.03.09 fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag om varsel om tilsyn
  • Diverse e-poster i forbindelse med praktisk tilrettelegging av tilsynet.
  • Brev av 20.05.09 fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag med oversendelse av program.

8. Virksomhetens styringssystem

I medhold av sosialtjenesteloven § 2-1 annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapitel 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i eller medhold av lov eller forskrift.

Hemne kommune etablerte Nav kontor i november 07, og kontoret ble offisielt åpnet i 14.12.07. I henhold til samarbeidsavtale og delegasjon forvalter Nav leder rådmannens ansvar for de deler av sosialtjenesten som er lagt til Nav. Nav- leder har videredelegert deler av sin myndighet til fagansvarlig på sosialtjenesteområdet.

Med henvisning til samarbeidsavtale og delegasjon til Nav-leder fremstår det som klart og kjent hvilket ansvar etter sosialtjenestelovens kapitel 4 og 6 som er lagt til Nav. Delegasjon er i samsvar med samarbeidsavtalen. Det er videre klart og kjent i organisasjonen hvilke tjenester som ytes av Pleie- og omsorg.

Det foreligger samarbeid med Pleie- og omsorg og psykiatritjenesten, og det er utarbeidet en ny prosedyre for dette som ikke er gjennomført enda. Tjenestene bruker hverandre ved behov. Kommunen er liten og enhetene er nære hverandre. Det er imidlertid behov for å avklare forventninger til hverandre når det gjelder ansvar og oppgaver og å formalisere kontakten.

Hemne kommune har lang tradisjon for forebyggende arbeid for ungdom blant annet ved SLT-gruppen som er tverrfaglig sammensatt.

Kommunen er i ferd med å innføre Balansert målstyring og utarbeide styringskort. Planen er at dette skal være gjennomført i alle enheter innen 2010. Dette vil være et godt verktøy for å planlegge, utføre og evaluere tjenestene.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marit Furan Schei

Rådgiver psykiatritjenesten

X

X

X

Inger Lise Ø. Waade

Enhetsleder pleie og omsorg

X

X

X

Sigrun Alsvik

Enhetsleder pleie og omsorg

X

X

Svein Johnny Forren

Ass. Rådmann

X

X

X

Eli Mette Witzø

Enhetsleder pleie og omsorg

X

X

Torill Mjåland

Veileder Nav

X

X

X

Mildrid Moe

Veileder Nav

X

X

X

Bente Alstad

Veileder Nav

X

X

X

Ola J. Sødahl

Nav leder

X

  X

X

Mona Johansen

Veileder Nav

  X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Liv Murberg, revisor
Rådgiver June Iversen, revisor
Merete Olufsen Bondø, revisjonsleder