Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnlaggende behov, herunder

  • Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv
  • Spesielle ernæringsbehov
  • Tilpassede pleie- og omsorgstjenester
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble ikke avdekket avvik i tilsynets områder.

Dato: 05.10.09

Liv Murberg
revisjonsleder

Åsmund Edvardsen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Avlastningstjenesten barn og unge i perioden 12.05.09 – 05.10.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsyns-virksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik mangel på oppfyllelse av  er krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Avlastningstjenesten for barn og unge er en byomfattende tjeneste. Tjenesten har i alt 320 ansatte med en årlig budsjettramme på 65 mill. Gjennomsnittlig 300 familier mottar avlastningstjenester i året. Kommunen har 42 kommunale avlastningsplasser. For små og svært syke barn er det åpnet en ny tjenester ved Gartneriet avlastningsbolig. Kommunen kjøper også private avlastningsplasser fra institusjoner og ca 200 private avlastere.

Avlastningstjenesten omfatter Dalgård Avlastningsbolig, tre avdelinger, Perslia og Uståsen barne- og avlastningsbolig, Vikåsen barnebolig og Gartneriet avlastningsbolig.

Dalgård: 12 plasser 13-18 år, 60 ansatte i turnus

Perslia: 4 plasser, 20 ansatte i turnus

Uståsen: 6 plasser, 23 ansatte i turnus

Vikåsen: 6 barn 9-18 år, 32 ansatte i turnus

Gartneriet: 8 plasser for syke og funksjonshemmede med særskilte behov 0-18 år

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.05.09.

Åpningsmøte ble avholdt 29.09.09.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Vikåsen barnebolig.

Sluttmøte ble avholdt 30.09.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnlaggende behov, herunder

  • Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv
  • Spesielle ernæringsbehov
  • Tilpassede pleie- og omsorgstjenester
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik etter gitt merknader. Konklusjonen bygger på følgende observasjoner.

Styringssystem

Fylkesmannen finner at Avlastningstjenesten for barn fremstår som en tydelig planlagt og organisert tjeneste med klar ansvarsfordeling fra kommunaldirektør til den enkelte tjeneste-utøver. Bl.a. er lederavtalene til fagkoordinator knyttet opp til lederavtale enhetsleder.

Ansvarsfordelingen i den enkelte bolig er tydelig og kjent for de ansatte. Kommunen har mange prosedyrer, instrukser og rutiner for å sikre forsvarlig praksis og tjenester til den enkelte beboer. Prosedyrepermer gir god oversikt over hvem som har ansvar for å føre permer, medisinhåndtering, sette opp vakter, turnus, innkjøp, samarbeid med foreldre, ansvarsvakter, ansvarsgrupper. De gjennomgåtte brukerpermene har mye informasjon,, de evalueres og ryddes. Det er regelmessige personalmøter og teammøter hvor det skrives referat, men ikke alle har kvitteringsrutine. Det er også flere andre møtearenaer som bidrar til en forsvarlig styring av virksomheten.

Når det gjelder personell- og kompetansestyring, foreligger prosedyre for opplæring av nyansatte. Tilsynet viste at den generelle opplæringsrutine følges, men det kan i enkelte tilfelle være en noe lite individuell opplæring på det enkelte barn. Gjennomføring av antall opplæringsvakter for nye ansatte kan variere noe fra utgangspunktet som er to opplærings-vakter.

På grunn av stadig utskifting av barn er det større fare for svikt i avlastningsbolig enn i barnebolig, men tilsynet avdekket ikke at dette er vurdert som en risikofaktor. Risiko-vurderinger er mye knyttet opp til at fagkoordinator melder og fanger opp avvik eller områder med fare for svikt. Tilgjengelighet og møtearenaer søker å fange opp dette. Avviksmeldinger blir hovedsakelig brukt for brudd på medikamenthåndteringsprosedyrene. Det er lite kultur for å melde andre typer avvik herunder å bruke avvikssystemet i Gerica. Virksomheten har tidligere jobbet lite med å få til en enhetlig forståelse av hva som er å definere som og meldes som avvik utover medikamenthåndteringsavvik.

Vedr. de reviderte områder vil Fylkesmannen særlig fremheve følgende observasjoner:

Når det gjelder tiltak for å dekke sosiale behov, gjenfinnes rutiner for å planlegge og gjennomføre slike tiltak. Tiltakene fremgår av den enkeltes perm bl.a. basert på kartleggings-samtaler med foresatte. Individuell plan er et verktøy for tjenesteytelsen og det er stort fokus på å aktivisere barna.

Det stilles til dels store krav til kompetanse i kommunikasjon da menge av barna har store kommunikasjonsvanskeligheter. Dette vektlegges bl.a. ved samarbeid med skole, habiliter-ingstjeneste og kompetansesenter. Enkelte ansatte etterspør noe mer systematisk opplæring ut over den informasjon som fremgår av permer og man får i samarbeid med andre

Kommunen fremstår å ha system for å sikre at barnas ernæringsmessige behov blir forsvarlig ivaretatt. Det foreligger ukeplaner og det er kontakt med ernæringsfysiolog ved behov.

Kommunen har prosedyrer for vurdering og oppfølging av behovet for nødvendig helsehjelp under opphold i avlastningsbolig. Boligene har god helsefaglig kompetanse. Det foreligger rutiner for tjenesteytelser og god kunnskap om barnas behov

Når det gjelder legemiddelhåndtering, finnes prosedyrer som er godkjent av medisinskfaglig rådgiver. Ansvar for legemiddelhåndtering er tydelig og kjent og bemyndigelsene er skriftliggjort og fremstår som klar.

Boligene er i hovedsak tilrettelagt og bygd for formålet, selv om noe arbeid fortsatt gjenstår ett sted. Når det er mange rullestolbrukere til stede samtidig, kan det ved enkelte boliger enkelte ganger bli trangt.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 b og d jf § 4-3 og § 7-12
  • Lov om kommunehelsetjeneste §§ 1-3, 1-3a og 2-1
  • Forskrift til sosialtjenesteloven § 7-2 b
  • Forskrift om legemiddelhåndtering
  • Forskrift om internkontroll
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Avlastningstjenesten
  • Delegasjonsreglement pr. 21.04.08
  • Delegeringsreglement pr. 21.04.08
  • Kommuneplan, utdrag av Rådmannens budsjettforslag 2007/2009
  • Lederavtale for 2009
  • Kompetanseplan Avlastningstjenesten for barn og unge – 2009 med Forslag til prioriteringsnøkkel bruk av kurs og kompetansemidler
  • Oversikt over Barne- og familietjenesten pr. 07.07.09
  • Personaloversikt
  • Samarbeid mellom Barne- og familietjenesten – Forvaltning og Avlastningstjenesten for barn og unge
  • Vedtakspraksis og generell informasjon Individuell plan
  • 13 rutiner for medisinområder/legemiddelhåndtering ved avlastnings- og barneboliger, godkjent 01.02.09
  • Enkeltvedtak om tjenester
  • Prosedyre for å vurdere helsehjelp under opphold ved avlastnings- og barnebolig
  • Prosedyre for sykehusinnleggelse for barn som mottar hjemmesykepleie/nødvendig helsehjelp i hjemmet, godkjent 19.03.09
  • Prosedyre for sykehusinnleggelse av barn ved Gartneriet avlastningsbolig, godkjent 19.03.09

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Vikåsen barnebolig

  • Opplæring av nyansatte
  • Internopplæring, delegasjon, aktuelle legemidler
  • Medisinkort og rutiner for medikamenthåndtering
  • Rutineperm
  • Kontrollskjema medisiner
  • Medisinbestilling
  • Narkoperm
  • Beredskapsperm
  • Lommepenger
  • Nytt og viktig
  • Aktivitetsperm m/bilder
  • Rutiner vaskelister, telefonering, hjemmedager
  • Tre klientpermer med dagsplaner

Uståsen og Perslia

  • Medisinperm med epikriser, allergi
  • Syv klientpermer
  • miljøregler, møtereferat, individuell plan, vedtak
  • Infoperm til nyansatte
  • Prosedyrer Uståsen
  • ansvarsvaktens oppgaver

Dalgård

  • Akuttperm epilepsi
  • Huskelapper med individuelle rutiner
  • Tre klientmapper
  • Dagsplan, retningslinjer for bruk av medisiner
  • Sommerperm 2009

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Diverse e-post i forbindelse med praktisk planlegging av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marit Ekle

Vikåsen fagkoordinator

x

x

X

Gro Venås Berg

Dalgård fagkoordinator

X

X

X

May-Britt Nygård

Perslia

X

X

Eli Borge Lund

Avlastningstjenesten

X

X

Kjell Michalsen

Vikåsen omsorgsarbeider

X

X

Tove K. Wold

Uståsen/Perslia fagkoordinator

X

X

Odd Borge

Avlastningstjenesten

X

X

Toralf Høyer Hansen

Enhetsleder

X

X

X

Leif E. M. Vonen

Kommuneoverlege Rådmann

X

X

X

Heidi Vevang

Dalgård

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder/seniorrådgiver Liv Murberg
Seniorrådgiver Åsmund Edvardsen
Assisterende fylkeslege Liv Murberg