Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Krav til bemanning – ansattes kompetanse

Tilsynet omfattet undersøkelse om institusjonen er sikret forsvarlig bemanning, og personell med tilstrekkelig bredde og nivå i kompetansen, jf Forskrift om internkontroll i institusjoner.

Det ble gitt en merknad:

Merknad 1:

Institusjonen har et uklart system for delegering av ansvar når leder er fraværende.

Dato: 21.05.2010

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Jostein Krutvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gilantunet i perioden 17.03.2010 – 15.04.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Gjertrudstuggu AS er en barneverninstitusjon organisert som et aksjeselskap og er lokalisert i Melhus kommune. Institusjonen er den 30.07.2009 godkjent for inntil 10 beboere i alderen 6-16 år ved plasseringstidspunktet. Barn kan plasseres ved Gilantunet med hjemmel i lov om barneverntjenester § 4-4 5. ledd og § 4-12.

Institusjonen består av to avdelinger, Gjertrudstuggu og Randibu. Den sistnevnte avdelingen har plass til fire beboere, og er tenkt forbeholdt de yngste barna, med en øvre aldersgrense ved plassering på 15 år. Institusjonen er en del av, og ligger på tunet til Nils Karl og Marie Kulbrandstad sitt gårdsbruk.

Institusjonen var av Buf-etat Region Midt-Norge pålagt å øke andelen av ansatte med relevant kompetanse. Dette med bakgrunn i at kompetansekravene på barneverninstitusjonene var tydeliggjort / skjerpet av Barne-ungdoms og familiedirektoratet. For Gjertrudstuggu sin del innebar dette at førskolelærerutdanning ikke var kvalifisert som relevant kompetanse i samme grad som tidligere. Dette innebar at de måtte øke sin andel av ansatte med relevant kompetanse for å være i trå med lovens krav om oppi mot 50 % ansatte med relevant utdanning. Relevant utdanning i denne sammenhengen er barnevernpedagog, sosionom eller vernepleier.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.03.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.04.2010.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.04.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen undersøkte hvordan barneverninstitusjonen Gilantunet a/s sikrer at lovkrav knyttet til krav til bemanning og ansattes kompetanse blir ivaretatt, jf Lov om barneverntjenester § 5-9 med tilhørende forskrifter. Herunder institusjonens styringssystem og internkontroll, jf Forskrift om krav t il kvalitet og internkontroll.

Med utgangspunkt i kvalitets og internkontroll forskriften ble følgende undersøkt:

-Om organisasjonskart og beskrivelse av virksomheten forelå i trå med forskriftens krav.

-Om kjennskapen til institusjonens mål for driften og målgruppe, samt framlagt dokumentasjon om mål og målgruppe.

-Beskrivelser av faglige metoder ble sammenholdt med institusjonens beskrivelse av faglig plattform.

-Institusjonens rutiner for å sikre forsvarlig bemanning, stillingsplan og evaluering av kompetansebehov ble gjennomgått.

-Faglig veiledning videre-og etterutdanning, opplæringsplan ble etterspurt

-Stillingsinstrukser, og kjennskapen til disse ble etterspurt. Også hovedkontaktens rolle, og opplæring for denne. Videre ble kjennskapen til leder og stedfortreders roller og oppgaver etterspurt i intervju.

-Tilgangen til-og kjennskapen til hva som er aktuelt lovverk ble etterspurt.

-Institusjonens rutiner for håndtering av samlede erfaringer og kunnskap blant ansatte og samarbeidspartnere ble etterspurt.

5. Funn

Merknad 1

Institusjonen har et uklart system for delegering av ansvar når leder er fraværende.

Merknaden bygger på følgende: Leder bor på gården institusjonen er en del av, og har alltid vært tilgjengelig mens institusjonen har vært i drift. Det finnes kun noen få eksempler på at lederansvaret er delegert i en kort periode til andre arbeidstakere på institusjonen. Dette har vært i planlagte ferier.

Ut i fra den dokumentasjonen og de opplysninger Fylkesmannen er gjort kjent med finnes det ikke rutinebeskrivelser for hvordan institusjonen skal drives eller ledes hvis leder uforutsett skal bli fraværende. Institusjonens internkontroll burde ha fanget opp dette som et sårbart punkt.

Etter Fylkesmannens vurdering er dette ikke direkte et brudd på lov og forskriftskrav, men i en gitt situasjon kan manglende rutinebeskrivelser på dette feltet føre til uønskete hendelser. Vi mener ut i fra dette at institusjonen bør forbedre sitt styringssystem ved å komplettere stillingsinstruksene på dette feltet. Videre bør institusjonen gå grundigere inn i og avdekke sårbare punkt i institusjonens virksomhet, jf Kvalitet og internkontroll forskriftens § 12f.

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester § 5-9 omhandler rettigheter under opphold i institusjon. § 5-10 i samme lov omhandler generelle krav til institusjoner.
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner.
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold på barneverninstitusjon
  • Forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Gjeldende institusjonsplan med: -overordnet målsetting -målgruppe – metoder -målsetting -oppfyllelse av materielle krav -lokalisering -krav til bemanning og ansattes kompetanse -oppbevaring av private eiendeler -medisinsk tilsyn og behandling -oppbevaring og behandling av personopplysninger

-beboernes medvirkning -internkontroll

Videre var det lagt ved 24 vedlegg til institusjonsplanen. Her nevnes de vedlegg som Fylkesmannen var relevant for dette tilsynet; -opplæringsplan, -dagrapport mal, -arbeidsavtale, -taushetserklæring, ­eksempel på fireukers turnus, konsesjon fra datatilsynet, ­innholdsfortegnelse på internkontroll permen, -skjema for medarbeidersamtale, -oversikt over bemanning og kompetanse

Godkjenningsvedtak fra Barne-, ungdoms-og familie etaten, Region Midt-Norge, datert 30.07.2009

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Institusjonens internkontroll beskrivelser.
  • Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
  • Innsendte tvangsprotokoller
  • Tilsynsrapporter

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Marie Kulbrandstad

leder

X

X

X

Vegard Slørdal Godø

Miljøterapeut

X

X

X

Solvor Finanger

Miljøterapeut

X

X

X

Åshild Torsert

Miljøterapeut

X

X

X

Reidar Johnsen

Miljøterapeut

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jostein Krutvik og Torbjørn Løvaas