Rapport fra tilsyn med Sosiale tjenester i Nav Melhus

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i med-hold av lov eller forskrift, forvaltningsloven og krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.
• Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at henvendelser i Mottak håndteres i tråd med lov og forskriftskrav.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Dato: 09.11.10

Liv Murberg
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Melhus i perioden 05.07.10 – 09.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Melhus kommune er randkommune til Trondheim langs E6 noe kommunen mener gir dem en attraktiv beliggenhet og som har bidratt til en betydelig befolkningsvekst, 10,8 %, de senere årene. Melhus kommune hadde 14655 innbyggere i 2009.

Melhus kommune og Nav Sør-Trøndelag er enige om en todelt ledelse for felles lokalkontor. Den statlige lederen har det faglige og administrative ansvaret for statens oppgaver og personell. Den kommunale lederen har det faglige og administrative ansvaret for kommunens oppgaver og personell. Det er enighet om at den statlige leder representerer kontoret utad. Kommunalt og statlig ansatte kan tas i bruk til utførelse av oppgaver på statlig og kommunale side og som er lagt inn i felles kontor.

Kommunen og Nav fylke har partnerskapsmøte minimum to ganger i året hvor fylkesdirektør, rådmann/virksomhetsleder og Nav lederne deltar. Målekortet er grunnlag for innholdet i partnerskapsmøtene jf samarbeidsavtale mellom Melhus kommune og Nav Sør-Trøndelag.

Melhus kommune har vedtatt økonomisk handlingsplan som rådmannen gjennomgår med sine virksomhetsledere. Den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for å implementere planen i sin virksomhet. Virksomhetsleder rapporter tertialt og årsmelding. Rådmannen har lederavtale ned virksomhetslederne. Kommunen har EQS – elektronisk kvalitetssystem hvor bl.a. serviceerklæring og avvikssystem for kommunen og behandlingsrutiner for behandling av økonomisk stønad ligger. Systemet er lenket opp mot bl.a. lovverk. Det er utpekt en ansvarlig som automatisk får varsel om tid for oppdatering i systemet. Forespørsel om behov for oppdatering sendes på høring til enhetsansvarlig som rapporterer inn i systemet. Rådmannen har dermed oversikt over den enkelte enhets rapportering.

Rådmannen foretar årlige virksomhetsbesøk. Virksomhetsleder har årlige medarbeidersamtaler. Kommunen har samling for medarbeiderkunnskap hvor alle ansatte deltar. Kommunen har kompetanseplan for hele kommunen og hver virksomhet har utarbeidet sin egen kompetanseplan.

Nav lederne er ansvarlig for å utarbeide virksomhetsplan for Nav Melhus. Nav leder kommunale tjenester gir informasjon om den kommunale delen til virksomhetsleder som koordinerer dette opp mot kommunale styringssignal.

Følgende kommunale tjenester er lagt inn i felles Nav kontor:
Helhetlig behandling av kap. 4 i lov om sosiale tjenester i nav, gjeldsrådgivning, bostøtte, husbankens låne- og finansieringsordninger, tildeling av kommunale bolig, støttekontakter, rus og tiltaksarbeid.

To teamledere har ansvar for turnusvakter i mottak.
Ingen ansatte har stillingsbeskrivelse

Møtestruktur

• Partnerskapsmøte med Nav fylke, rådmannen og Nav lederne deltar.
• Nav lederne deltar på månedlige Nav ledermøte på fylkesnivå.
• Virksomhetsleder for Familie og forbygging har månedlig ledermøte med alle sine enhetsledere. Lages sakskart, enhetsledere kan melde saker, skrives referat legges på I-disk slik at alle i enheten kan lese referatet. Forventes at enhetsledere formidler referatet til sine ansatte. Saker til dette møtet må berøre flere enheter.
• Virksomhetsleder har møte med de to Nav lederne etter behov.
• Felles månedlig møte med medbestemmelsesapparatet herunder tillitsvalgte. Her kan det meldes avvik og innspill til virksomhetsplan.
• Ukentlig internt ledermøte med Nav ledere og to avdelingsledere, en stat og en kommune.
• Kontormøte annen hver uke for informasjon og opplæring
• Mandagsmøte for Mottak for gjennomgang av turnus.
• Fagmøter hver tirsdag for fordeling og diskusjon av saker.

Det er etablert et brukerråd med representanter fra ulike organisasjoner. Det ble gjennomført en lokal brukerundersøkelse i 2009 hvor Nav Melhus fikk gode score. Graden av medvirkning skal evalueres hvert år.

Mottaket er organisert med tre lydtette mottaksrom og oppfølgingssamtaler foregår i egne lukkede samtalerom. Det er alltid minimum to personer til stede i mottaket. Både statlig og kommunalt ansatte betjener mottaket. Fordeling mellom stat og kommune skal evalueres fordi henvendelsene er forandret etter at pasientreise, frikort og lignende er falt bort.

Nav Melhus har to saksbehandlingssystem/journalsystem, Arena og Socio. Alle saksbehandlere kan bruke begge systemene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.07.10 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.10.10.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

22 klientmapper ble gjennomgått

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at henvendelser i Mottak håndteres i tråd med lov og forskriftskrav.

Avvik fra myndighetskrav: lov om sosiale tjenester i nav §§ 4,18 og 19

Avviket bygger på følgende observasjoner:

 

• Nav Melhus har utarbeidet en veiledning til utfylling av søknadsskjema og sjekkliste for dokumentasjon, denne er ikke datert. Det kreves bl.a. utskrift saldo/innskudd bankkonto for de siste tre måneder.
• Som hovedregel blir søknad om økonomisk stønad ikke tatt i mot hvis ikke dokumentasjon etter sjekkliste foreligger.
• Det er ulik praksis for bruk av matlapper/rekvisisjon og det foreligger ingen skriftlig rutine for håndtering av krisehjelp/hastesaker. Mottaket fatter ikke alltid vedtak om matlapp/rekvisisjon og vedtakene skrives i ettertid når regning mottas. Det skrives i notat at vedkommende søker ikke skal motta mer nødhjelp. Det er uklart hvordan råd og veiledning om klagerett og begrunnelse for stønadsformen blir ivaretatt.
• Rundskriv etter sosialtjenesteloven er ikke kjent for alle og brukes ikke i mottak.
• Ansatte er usikre på hva de skal melde som avvik og hva som skjer med eventuelle avviksmeldinger.
• Flere ansatte har etterspurt opplæring i sosialtjenesteloven. Det er ikke kjent hvem som har ansvaret for oppdatering i faglig og juridiske tema samt opplæring i ny lov. Den enkelte er oppfordret til å bruke nettet for informasjon.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav: lov om sosiale tjenester i nav §§ 4, 18,19, 20 og 26.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Nav har utarbeidet Retningslinjer for behandling av enkeltsaker vedr. økonomisk stønad. Disse er ikke datert, det fremgår ikke hvem som har utarbeidet dem og det henvises ikke til gjeldende lovverk, rundskriv og lignende. Retningslinjene omhandler ikke § 19.
• Innholdet i vedtak om økonomisk stønad er mangelfullt: 
  - Inneholder i stor grad standardtekst. 
  - Det er sitat fra ulike bestemmelser, men lite opplysninger om faktiske forhold i begrunnelsen. 
  - Gjennomgående bruk av vilkår uten at saksbehandlingsreglene for bruk av vilkår i § 20 følges.
  - Fremgår ikke av vurdering hvilke bestemmelser, 18 og 19, som ligger til grunn for vedtaket. 
  - Fremgår ikke av vedtak hvilken økonomisk beregning som ligger til grunn for innvilget stønad.
  - I vedtak gis forhåndsvarsel om at søker ikke vil bli innvilget økonomisk stønad til tilsvarende formål, senere.
  - Varierer om det opplyses i vedtak at stønad sendes direkte til kreditor etter avtale med søker.
  - Det er fremmet refusjonskrav uten at det er fattet vedtak om refusjon.
• Det er ulik oppfatning av hvordan beslutninger fra Fylkesmannen i klagesaker gjennomgås som en del av enhetens kvalitetsforbedrings- arbeide.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i nav
• Forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev av 26.08.10
• Samarbeidsavtale mellom Melhus kommune og Nav Sør-Trøndelag, evaluert 30.05.10
• Organisasjonsoversikt for Melhus kommune
• Politisk hovedstruktur
• Organisasjonsoversikt Nav
• Reglement for delegering av myndighet i Melhus kommune
• Delegering av myndighet fra rådmannen til stab og virksomhetsledere av 12.08.10
• Anvisningsmyndighet, notat av 25.06.10
• Kommuneplan samfunnsdel Melhus kommune 2025
• Årsmelding 2009
• Økonomi og handlingsplan 2010-2013
• Nav Melhus virksomhetsplan 2010 notat – ikke datert, utarbeidet av hvem
• Nav Melhus virksomhetsplan 2010 ikke datert
• Organisasjons-/ansatteoversikt Nav Melhus 2010 ikke datert
• Arbeidsfordeling Nav Melhus 2010 ikke datert
• Fagopplæring og veiledning 2010 ikke datert
• Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen m/handlingsplan ikke datert
• Markedsplan 2010 Nav Melhus ikke datert
• Møteoversikt av 07.04.10 – arena- og fagmøter og mandat kompetansepersoner
• Ny arbeidsfordeling fra 01.09.10
• Utskrift av kommunens informasjon på sosiale tjenester på nettet
• Ansatteoversikt Nav Melhus stat pr. 01.01.08 og 01.09.10
• Ansatteoversikt Nav Melhus kommune pr. 01.01.08 og 01.09.10
• Prosedyre for tverrfaglig samhandling - ikke datert
• Flytskjema tverrfaglig samhandling og individuell plan av 21.06.05
• Tverrfaglig team for voksne - ikke datert
• Individuell plan – IP - skjema - ikke datert
• Samtykkeerklæring 2005
• Melding om opprettelse av koordinator og ansvarsgruppe mennesker med sammensatte behov 2005
• Informasjon fra møte i tverrfaglig team 2005
• Kartleggingssamtale 2005
• Retningslinjer for behandling av enkeltsaker vedrørende økonomisk sosialhjelp m/satser - ikke datert
• Hva kommunen har lagt inn i Nav - ikke datert

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Målekort
• Registreringsskjema for måledata
• Udatert Sjekkliste for dokumentasjon
• Udatert Veiledning til utfylling av sosialhjelpssøknad/etterspørsel av dokumentasjon
• Eksempel på vedtak etter sosialtjenesteloven i nav
• Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap – Lokal sikkerhetsinstruks for Nav Melhus
• Udatert Handlingsplan for vold og trusler
• Overordnet HMS-rutine nr. 5 – Avviksrutine november 2009

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Oversendelsesbrev av 26.08.10
• Brev av med program for tilsynet
• E-post om praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Rådmannen og fylkesdirektør i Nav avholder møte minimum to ganger pr år for å samordne overordnede styringssignal for virksomheten og ta stilling til plan for felles prioriteringer og satsingsområder.

Melhus kommune i har balansert målstyring med målkort hvor kommunale parametre og indikatorer er lagt inn. Det er også lagt inn forbedringsområder, såkalte ikke-økonomiske handlingsmål for eksempel samarbeid med psykiatri-tjenesten. Nav har egne styringskort. Den kommunale Nav leder er tatt ut av det kommunale styringskortet og inn i statens styringskort og rapporteringsplikt. Virksomhetsleder får kopi av rapporteringen.

Nav Melhus har system for håndtering av serviceklager. Når det gjelder avviks-håndtering for brudd på daglig tjenesteutøvelse, manglende ressurser for å kunne gjennomføre daglig oppgaver, brudd på forsvarlighetskravet o.l, er ansatte usikre på hva de skal melde og hva som skjer med avviksmeldinger. Avvikshåndtering kan være tema på kontormøte, men dette gjennomføres ikke systematisk. System for risikovurderinger er i liten grad tema på kontormøter.

Avvikssystemet blir dermed ikke brukt på en slik måte at det gir grunnlag for forbedringsarbeid.

Mottaket har hatt en gjennomgang av utfylling av søknadsskjema og sjekkliste. Opplæring er basert på kollegaveiledning og diskusjoner saksbehandlere i mellom.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Gunn Inger Løvseth	Ass. Rådmann	X	X	X
Kari Øyen	Nav leder kommune	X	X	X
Tone Sung Hundeide	Sosialkonsulent mottak	X	X	X
Anette Hatlehol	Sosionom mottak	X	X	X
Hilde Salten	Student	X
Monica Pettersen	Førstekonsulent oppfølging	X
Anne B. Gunnestad Fjelnseth	Sosialkonsulent	X
Patricia Midthjell	Rådgiver	X	X
Gunn Kristin Waldum	Sosialkonsulent	X
Hilde Thomsen	Førstekonsulent mottak	X	X
Tone Karm Møller	Sosialkonsulent	X	X	X
Inger Marie Aarstad	Virksomhetsleder Familie og forebygging	X	X	X
Nguyen Duy Dat	Avdelingsleder kommune	X	X	X
Rolf Inge Gynnild	Rådgiver mottak	X	X	X
Kyrre Vatn	Avdelingsleder stat	X		X
Tor Ole Skjetne	Nav leder stat	X		X
Elin Tevik	Rådgiver		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Liv Murberg
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Rådgiver Britt Sundal, observatør