Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav Oppdal og Rennebu 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir i varetatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, forvaltningsloven, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.
• Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Tilsynet avdekket ett avvik.

Avvik 1

Kommunene Oppdal og Rennebu i Nav har ikke sørget for tilstrekkelig kompetanse i håndtering av henvendelser om økonomisk stønad og ikke sørget for nødvendig delegasjon for saksbehandling etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Myndighetskrav: § 6, 18 og 19.

Dato: 24.11.10

Liv Murberg
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Oppdal og Rennebu i perioden 07.07.10 – 24.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rennebu kommune har 2621 innbyggere, Oppdal kommune har 6629, begge kommunene er fjellkommuner. Nav Oppdal og Rennebu åpnet 19.10.07. Kommunene har inngått et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven § 28 a, vertskommunesamarbeid, og hvor Oppdal kommune er vertskommune, fra april 2009. Det skal være en felles Nav enhet som består av to fullverdige Nav kontor i hver kommune, på Berkåk og på Oppdal. Enheten har felles nav leder som fra 01.05.09 er statlig ansatt og direkte underlagt fylkesdirektøren i Nav Sør-Trøndelag.

Det foreligger partnerskapsavtale med Nav Sør-Trøndelag. Det skal være samarbeidsmøte minst to ganger pr. år. Avtalen skal evalueres innen 01.11.10. Evaluering og eventuelle korrigeringer er tema på møte 15.11.10. I partner-skapsmøte møtes rådmennene i de to kommunene, fylkesdirektør Nav Sør-Trøndelag og Nav leder.

Nav enheten består av 15,9 årsverk fordelt på 19 personer. Av dette er 6,2 årsverk /8 ansatte) kommunalt ansatte. Av de kommunale årsverkene er 2,5 årsverk i forbindelse med prosjekt rus (1,5 årsverk) og prosjektet gjeldsrådgivning (1 årsverk). To statlig og en kommunal saksbehandler har Rennebu som fast arbeidsplass, de øvrige har Oppdal.

Kommunale tjenester som er lagt til Nav kontoret: Økonomisk sosialhjelp, nødhjelp, økonomisk rådgivning herunder gjeldsrådgivning og rusoppfølging.

Rådmannen i Rennebu gjennomfører medarbeidersamtale med sine kommune-sjefer som igjen har medarbeidersamtaler med sine enhetsledere, herunder Nav leder. Rådmannen i Oppdal har medarbeidersamtale med enhetsledere herunder Nav leder. Nav leder har medarbeidersamtale med sine ansatte. Samtalene skal bl.a. gi grunnlag for kompetanseplaner fremover. Oppdal har plan fra 2009, Rennebu har elektronisk kompetanseplan. Nav leder deltar i rådmennenes ledergruppe. Nav leder har egen ledergruppe bestående av han, fagansvarlig for mottak og for oppfølging.

Arbeidet er organisert i to grupper, mottak og oppfølging. Det fremgår av tilsendt dokumentasjon at det er etablert mottaksteam med kompetanse fra trygd, arbeid og sosialtjenesten. Det skal alltid være to saksbehandlere til stede i mottak i Oppdal, i Rennebu en. Mottaksgruppa er delt i fire områder. Oppfølgingsgruppa er delt i tre områder. Enheten har oppnevnt fagrådgivere for noen sentrale områder. For personer med sammensatte tjenester over tid, oppnevnes en fast kontaktperson. Det er opprettet tre fagteam i oppfølgings-gruppa. Teamene har fagmøter hver uke og er ansvarlig for bl.a. oppfølging av tjenestemottakere.

Kontormøte med mer gjennomføres i henhold til oversendt møteplan fra september.

Enheten har etablert et brukerutvalg som består av brukerorganisasjoner og partene i arbeidslivet.

Kommunene har utarbeidet normer for livsoppholdssatser. Det er forskjellige normer i kommunene, Oppdal legger statlig veiledende normer til grunn, mens satsene i Rennebu er fra 2006. Forskjellene begrunnes bl.a. i at hva som regnes som inntekt for eksempel barnetrygd, og utgifter til barn er forskjellig.

Kontoret i Rennebu er stengt hver torsdag på grunn av møtevirksomhet, felles møter mottak og oppfølging. Da er det gjort avtale med Servicetorget i kommunen om å ta imot event. søknader og henvendelser.

Mottak

Mottak tar i mot søknader om økonomisk stønad, gir veiledning i utfylling av skjema og ber om at søker innhenter nødvendig dokumentasjon.

Det fattes ikke vedtak i mottak bortsett fra beslutning om nødhjelp og utfylling av utbetalingsblankett. Mottaket skriver deretter et notat som legges til saksbehandler i oppfølging hvor vedtaket skrives i etterkant.

Det gis ikke muntlig avslag i mottak, men vedkommende settes opp på timeavtale hos saksbehandler i oppfølging for nærmere avklaring.

Alle søkere, særlig nye, blir satt opp til samtale med oppfølging.

Det fremgår av intervju og verifikasjon at kontoret har varierende bruk av klientjournal.

Oppfølging

Oppfølging har ansvar for å utrede søknader om stønad.

Også her viser intervju og verifikasjon en varierende bruk av klienjournal

Oppfølging gjennomfører samtale med alle som søker, i alle fall nye søkere.

Kontoret mener de etter at de ble et felles kontor, er blitt flinkere til å kartlegge andre rettigheter og at de har fått mindre avstand til arbeidslivet.

Rundskriv til sosialtjenesteloven er delvis kjent, delvis i bruk. Saksbehandlerne diskuterer mye med hverandre underveis i saksbehandlingen.

Omfanget av oppfølgingsarbeidet har vært redusert i perioder p.g.a. flere sykefravær.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.05.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.11.10.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

24 klientmapper ble gjennomgått

Det ble gjennomført befaring ved Mottak for å se på datasystemet Socio.

Sluttmøte ble avholdt 04.11.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1

Kommunene Oppdal og Rennebu i Nav har ikke sørget for tilstrekkelig kompe-tanse i håndtering av henvendelser om økonomisk stønad og ikke sørget for nødvendig delegasjon for saksbehandling etter lov om sosiale tjenester i nav.

Myndighetskrav: § 6, 18 og 19

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Mangelfullt internkontrollsystem
  - Ansvar og oppgaver i virksomheten er kjent jf beskrivelse i Ansvars- og oppgavefordeling, men
  - Kontoret mangler skriftlige rutiner, prosedyrer og sjekklister
• Delegasjonsvedtak er fra 2007-9 og er ikke justert etter lov om sosiale tjenester i nav. Kontoret fatter dermed i realiteten vedtak uten nødvendig delegasjon.
• Det fattes vedtak om nødhjelp i mottak
• Mottak gir ikke råd og veiledning om sosial stønad utover en gjennomgang av krav til dokumentasjon
• Mottak har hatt opplæring i teknisk bruk av Socio, ikke opplæring i sosialtjenesteloven i nav
• Det etterspørres mer opplæring i sosialtjenesteloven i nav.
• Mottaket innhenter kompetanse fra Oppfølging for å kunne gi råd og veiledning.

For øvrig har tilsynet merket seg:

Mottakslokaler er bygd om for å ivareta hensynet til taushetsplikt. Det er frem-deles lytt mellom mottakskontorene, men saksbehandler har mulighet til å ta med søker til samtale på egne samtalerom.

Tilsynet hadde gjennomgang av klientmapper og vedtak. Bemerkninger fra denne gjennomgangen omfatter bl.a. at innvilget stønad sendes til kreditor uten at det fremgår at dette er etter avtale med søker eller etter vurdering av lovens §§ 21/22, klager blir tatt delvis til følge uten at klagen for øvrig er sendt Fylkesmannen, mangelfull begrepsforståelse av lovens bestemmelser og varierende hvordan oversikt over økonomisk beregning fremkommer i vedtak, viser ikke normen, og det kan bli vanskelig å ivareta klageretten.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale av 02.04.09 mellom Nav Sør-Trøndelag og Oppdal kommune vedlagt Samarbeidsavtale av 26.03.09 mellom Oppdal og Rennebu kommune.
• Reglement for delegering av myndighet til administrasjonen, Rennebu kommune 19.10.07
• Enhetens resultatvurdering av vedtatte årsmål 2009, 25.05.10
• Plansystemet i Oppdal
• Delmål 2011-2014, vedtatt i k-sak 10/49
• Økonomiplan for 2011-2014
• Organisasjonsdokument Nav Oppdal og Rennebu 01.09.09
• Ansvar og oppgavefordeling Nav Oppdal og Rennebu 01.09.09
• Oversikt Oppfølging

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Satser for økonomisk sosialhjelp pr. 01.02.10
• Delegering av myndighet til leder for Nav av 09.10.07
• Delegering og fullmakter Nav Oppdal og Rennebu av 01.11.10 og 07.03.08
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet av 19.10.07
• Delegering til leder Nav av 06.09.07
• Målekort Nav Oppdal og Rennebu for september 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• E-post og brev av 23.09.10 med oversendelse av dokumentasjon
• Diverse e-post for praktisk gjennomføring av tilsynet.

8. Virksomhetens styringssystem

Tilsynet avdekket flere svikt i kommunens/Navs internkontrollsystem. Kommunene beskriver at de har god praksis for sin tjenesteutøvelse, men denne praksis er ikke skriftliggjort i form av rutiner og prosedyrer for organisering, styring og tjenesteutførelse.

Dette omfatter for eksempel avvikshåndtering for brudd på daglig tjeneste-utøvelse, manglende ressurser for å kunne gjennomføre daglig oppgaver, brudd på forsvarlighetskravet. Ansatte er usikre på hva de skal melde, hva som skjer med avviksmeldinger. Avvikssystemet blir dermed ikke brukt på en slik måte at det gir grunnlag for forbedringsarbeid. Det fremkom i liten grad rutiner for ledelsens gjennomgang eller internrevisjon for å sikre at virksomheten blir drevet i henhold til utarbeidede retningslinjer og internkontroll.

Nav har avvikssystem for serviceklager. Slike avviksmeldinger sendes direkte til Nav sentralt. EQS er et avvikssystem som brukes av Oppdal, QM+ benyttes av Rennebu. Nav har tilgang til begge system, men det fremkom under sluttmøtet at systemene er lite kjent og brukt. Eventuelle avvik vil være naturlig å ta opp i personalgruppa eventuelt med rådmannen.

Oppdal kommune ønsker å få gjennomført balansert målstyring. De har nå fått lagt inn kommunale indikatorer og med tanke på at indikatorene skal være felles med andre kommuner slik at det kan hentes ut sammenlignbare tall. Rapport vil bli sendt rådmannen.

I henhold til internkontrollforskriften skal kommunen sørge for at arbeidstagere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagområdet. Tilsynet avdekket en mangelfull opplæring i sosialfaglig forståelse og praktisering av loven. Den opplæring som beskrives er en opplæring i teknisk utfylling av skjema og dokumentinformasjon. Rundskriv og veiledere er lite kjent og lite brukt som hjelpemiddel til å definere begrep i og forståelse av lovens system. Med det menes hva lovgiver har ment med bestemmelsen, formålsbestemmelse og hva som ønskes oppnådd. Faren for svikt blir at det kan utvikles ulik praksis ved kontorene, praktiseringen blir privatisert, kan bli for ensidig forståelse av loven, bare økonomiske forhold som utredes og vurderes, og ikke en helhetlig sosial, helse og økonomisk tilnærming slik loven forutsetter.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Arnt Hove	Nav leder	X	X	X
Mona K. Meisingset	Nav	X	X	X
Sølvi Heggen		X	X	X
Lill H. Bøe	Kommunesjef Rennebu	X	X	X
Hans Bøe	Fagansvarlig Mottak	X	X	X
Christina Sabado	Fagansvarlig Oppfølging	X	X	X
Randi Karlsen	Mottak	X	X	X
Monica Floor	Enhetsleder Oppdal kommune	X		X
Tove Husdal	Mottak	X	X	X
Monica Tiller	Mottak		X	X
Mette Enoksen	Mottak		X	X
Anne Skårsmoen	Oppfølging		x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Jannicke Evjen Olsen
Seniorrådgiver/revisjonsleder Liv Murberg