Helsetilsynet

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

  • kommunens praksis for gjennomføring og avslutning av undersøkelser i barnevernet

Det ble ikke gitt avvik ved tilsynet.

Det ble gitt en merknad: 

Orkdal kommune bør gjennomgå sin praksis ved innehenting av samtykke.

Dato: 26.11.2010

Berit Hågensen
revisjonsleder

Jostein Magne Krutvik
revisor 

 

 

Torbjørn Løvaas
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Orkdal kommune, barneverntjenesten i perioden 10.08.2010 – 25.11.2010 (sluttmøte). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet var å vurdere om Orkdal kommune har tilfredsstillende styring i forhold til regelverket når det gjelder barneverntjenestens praksis for gjennomgang og avslutning av undersøkelser.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Bakgrunnen for tilsynet

Fylkesmannen skal i henhold til lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd a) påse at kommunene utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven. I henhold til barnevernloven § 6-9 og tilhørende forskrift skal Fylkesmannen føre tilsyn med kommunens overholdelse av frister i saksbehandlingen.

Etter barnevernlovens bestemmelser skal alle innkomne bekymringsmeldinger til barneverntjenesten bli gjennomgått snarest og senest innen en uke. Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak fra barneverntjenesten skal barneverntjenesten snarest undersøke forholdet. Alle undersøkelser skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfelle kan fristen være seks måneder.

Barneverntjenestene sender kvartalsvise rapporter med kopi av sluttførte fristskjema for hver enkelt sak til Fylkesmannen. På fristskjema nedtegnes dato for mottak av meldinger og dato for eventuell henleggelse av meldingen. Henlegges ikke meldingen, regnes utgangspunktet for fristen for gjennomgang av undersøkelser fra det tidspunkt meldingen er gjennomgått. Den totale fristen for gjennomgang av melding og gjennomføring av undersøkelse er 1 uke og 3 måneder.

Med ”undersøkelsesfasen” menes fasen fra barneverntjenesten har besluttet opprettelse av undersøkelse i nye saker og frem til saken enten er besluttet henlagt, besluttet oversendt fylkesnemnda eller til det er besluttet at det skal fattes vedtak.

Kommunene rapporterer hvert halvår om den totale situasjonen i barneverntjenesten. Rapportene blir gjenomgått av Fylkesmannen og sendt videre til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet som utarbeider en landsomfattende oversikt.

Orkdal kommune har ikke rapportert om fristoversittelser på undersøkelser i løpet av de siste 2 årene. Kommunen henlegger forholdsvis få meldinger og undersøkelser sammenlignet med landsgjennomsnittet og andre kommuner i Sør-Trøndelag. For 1. halvår 2010 er 2,6 % av meldingene og 31 % av undersøkelsene henlagt. Gjennomsnitt for landet er hhv 19 % og 50 %.

Sammenlignet med andre kommuner i Sør-Trøndelag viser rapporteringen at Orkdal kommune har forholdsvis få ansatte i barneverntjenesten i forhold til antall barn i gruppen 0-22 år som er bosatt i kommunen. Antall barn pr. stilling i barnevernet er 682 i Orkdal, gjennomsnitt i fylket er 498. Antall meldinger pr. stilling ligger på gjennomsnittstallet for landet, men over gjennomsnitt i Sør-Trøndelag. Når det gjelder antall barn som har tiltak fra barnevernet, viser Orkdal kommune et høyere antall enn fylkes- og landsgjennomsnittet.

På bakgrunn av det ovenstående valgte Fylkesmannen å gjennomføre et tilsyn med Orkdal kommune, barneverntjenesten. Fylkesmannen hadde ikke grunnlag for bekymring for hvordan barneverntjenesten i Orkdal håndterte undersøkelser. Fylkesmannen ønsket derimot å få kunnskap om hvordan kommunen gjennomfører undersøkelsene innen lovbestemt tid, til tross for forholdsvis stor belastning i barneverntjenesten og henleggelse av få undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Orkdal kommune har vel 11.200 innbyggere og ligger 42 km sør for Trondheim. Andel barn ( 0-17 år) i befolkningen er 22,9 %. Dette er noe høyere enn fylket for øvrig og litt høyere enn landsgjennomsnittet. Kommunen har høyere andel barn med barneverntiltak enn snittet for kommunene i Sør-Trøndelag, men er lik landsgjennomsnittet.

Barneverntjenesten i Orkdal inngår i en interkommunal barneverntjeneste sammen med kommunene Agdenes og Meldal. Til sammen har den interkommunale tjenesten 8,8 stillinger, derav har Orkdal 4,8 stillinger i barnevernet. Pr. 30.06.10 hadde kommunen totalt 73 barn i hjelpetiltak og 19 barn under omsorg. I første halvår 2010 hadde tjenesten gjennomført og avsluttet 32 undersøkelser, av disse ble det fattet vedtak om tiltak fra barneverntjenesten for 22 barn.

For tiden foregår det en planleggingsprosess, da barneverntjenesten i Skaun kommune skal inngå i den interkommunale tjenensten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.08.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 04.11.2010

Intervjuer ble gjennomført 04.11.2010

I alt fem personer ble intervjuet. Det ble gjennomført intervju med barnevernleder og et gruppeintervju hvor fire saksbehandlere var samlet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte 25.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet fokuserte på kommunens oppfyllelse av krav innenfor:

  • Gjennomføring og avslutning av undersøkelser i barnevernet.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik ved tilsynet.

Det ble gitt en merknad om kommunens praksis for innhenting av opplysninger i undersøkelsesfasen.

Merknad

Orkdal kommune bør gjennomgå sin praksis ved innehenting av samtykke.

Kommentar:

Utgangspunktet er at barneverntjenesten har lovbestemt taushetsplikt jf. bvl § 6-7, jf. forvaltningsloven §§ 13 til 13 e. For at barneverntjenesten skal kunne videreformidle opplysninger til andre instanser, må det finnes hjemmel i lov eller foreligge samtykke fra den eller de som har krav på taushet, jf. fvl § 13 a, nr 1.

Som hovedregel er det barnets foreldre som har samtykkekompetanse.

Det skal innhentes samtykke av barn som er part i egen sak.

Kommunens praksis ved innhenting av samtykke, må skje under omstendigheter som sikrer frivillighet og slik at det gir oversikt over konsekvensene;

hvilke opplysninger det gjelder, hva det skal innhentes opplysninger om og hvorfor og hva opplysningene skal brukes til. Det skal informeres om at samtykket når som helst kan trekkes tilbake.

Lov om barneverntjenester § 6-4, første ledd ”Opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen”. Det vises til rundskriv Q-24, mars 2005, Barnevernet og taushetsplikten, opplysningsretten og opplysningsplikten, s. 17: ” Der samtykke skal innhentes, må dette foretas under omstendigheter som sikrer at det skjer frivillig og slik at personen har oversikt over konsekvensene. Personen må opplyses om hva samtykket innebærer, herunder; hvilke opplysninger det gjelder, hvem som skal få opplysningene og hva opplysningene skal brukes til. Samtykket bør være skriftlig der det er praktisk mulig.”

Etter barnevernloven § 6-3 har barn egne partsrettigheter fra de har fylt 15 år. Etter barnevernloven vil således både barnets og foreldrenes samtykke være nødvendig når barnet har fylt 15 år.

Barneverntjenesten bruker skjema for samtykke til å innhente opplysninger fra andre offentlige instanser og privatpersoner. Det forelå to ulike skjema der partene (foreldrene) underskrev på samtykke til innhenting av opplysninger. Gjennom intervju kom det fram at foreldre i meldingssamtale blir orientert om hvem det skal innhentes opplysninger ifra og at det skal innhentes opplysninger fra andre for å få saken belyst. De ansatte erfarer at foreldre samtykker til at opplysninger innhentes og standard samtykkeskjema ble underskrevet under første møte med foreldrene. Foreldre blir orientert om at informasjon kan innhentes, selv om samtykke ikke gis. Ved intervju kom det fram at det var uklart om det var rutiner for innhenting av samtykke for barn over 15 år, dvs de som er part i egen sak.

Samtykkeskjemaet viser ikke at samtykket når som helst kan trekkes tilbake og gjennom intervju er det uklart om foreldre blir orientert om dette.

Ved intervju kom det fram at innhenting av samtykke for barn over 15 år ikke ble gjennomført systematisk.

Under foreldrenes første samtale (meldingssamtale) med barneverntjenesten er det vanligvis mye informasjon som skal gis og det kan oppleves ofte vanskelig for foreldrene å møte barneverntjenesten første gang. Barneverntjenesten må derfor være sikre på at partene informeres tilstrekkelig om hva et samtykke innebærer og konsekvensene av å gi samtykke medfører.

Det er imidlertid viktig at barnetjenesten har høy bevissthet på å ikke gjøre undersøkelsen mer omfattende enn nødvendig. Uten en tydelig bevissthet om dette kan barneverntjenesten bidra til å spre personsensitive opplysninger unødig.

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester med tilhørende forskrifter
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Rundskriv, retningslinjer, veiledere til lov om barneverntjenester fra Barne- og likestillings- og inkluderingsdepartementet

7. Dokumentunderlag

Dokumentunderlag for tilsynet var:

  •  Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen
  • Tidligere klagesaker
  • Tidligere tilsynsrapporter
  • Halvårsrapportering og fristrapportering
  • Kostratall
  • Organisasjonskart og delegasjonsbestemmelser
  • Liste over ansatte i barneverntjenesten
  • Skriftlige rutiner og prosedyrer i undersøkelsesperioden
  • Internkontrollbeskrivelse
  • Kopi av aktuelle saksdokumenter i 10 gjennomførte undersøkelser

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjonÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Jørgen Indergård

Seksjonssjef

X

 

X

Ellen Wahlmann

barnevernleder

X

X

X

Siri E Selvnes

student

X

   

Sol Vetland

student

X

 

X

Åshild Risli

sekretær

X

 

X

Ingrid Indergård Sundli

barnevernskonsulent

X

X

 

Iren Snildal Nygård

barnevernskonsulent

X

 

X

Janne Svorkås

barnevernskonsulent

X

X

X

Wenche Gjønnes

barnevernskonsulent

X

 

X

Karin L Røttereng

barnevernskonsulent

X

X

X

Elisabeth Olsen Mule

barnevernskonsulent

X

 

X

Hans J Andresen

barnevernskonsulent

X

 

X

Nine Skårild

barnevernskonsulent

X

X

X

Inger Tiller

 

X

 

X

Sylvia Helen Botslangen

miljøterapeut for EM

X

 

X

Fra Fylkesmannen deltok Jostein Magne Krutvik, Torbjørn Løvaas og Berit Hågensen med sistnevnte som tilsynsleder.