Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Nav Røros og Holtålen 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i med-hold av lov eller forskrift, forvaltningsloven og krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1.

Nav Røros Holtålen setter vilkår for tildeling av stønad uten at gjeldende saksbehandlingsregler er fulgt, og har ikke sørget for nødvendig delegasjon etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Det ble gitt følgende merknad:

Merknad 1

Røros og Holtålen kommune har forbedringspotensiale innen saksbehandling og internkontroll.

Dato: 17.11.10

Liv Murberg
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Røros og Holtålen i perioden 05.07.10 – 17.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røros og Holtålen er fjellkommuner sør i fylket. Begge har tradisjoner fra gruvedrift og Røros kommune har en spesiell posisjon som en del av Unescos liste over verdens kulturminne. Røros kommune hadde 5563 innbyggere og Holtålen kommune 2064 i 2009. Begge kommunene har i flere år hatt negativ befolkningsutvikling, men trenden synes å snu for Røros kommunes del.

Holtålen kommune har inngått samarbeidsavtale med Nav Sør-Trøndelag om etablering og drift av felles Nav-enhet med lokalkontor på Holtålen og Røros. Holtålen kommune og Røros kommune har inngått et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven § 28 a, vertskommunesamarbeid, hvor Holtålen kommune blir vertskommune. Virksomheten omfatter 16 årsverk. Kommunestyrevedtak om organiseringen av Nav og vertskommunemodellen i 2009, ikke fremlagt under tilsynet. Avtalen skal evalueres på neste partnerskapsmøte i november.

Det avholdes møter mellom rådmannen i Holtålen kommune og fylkesdirektør Nav Sør-Trøndelag etter behov, men minimum to ganger pr. år for å samordne styringssignaler. Rådmannen i Røros kommune har anledning til å delta i disse møtene. Nav leder deltar på partnerskapsmøtene. Enhetens resultater skal gjennomgås ved utgangen av hvert tertial i disse styringsmøtene.

Nav leder har hittil ikke deltatt på rådmannen i Holtålens ledermøte, men skal heretter ha månedlige møte med kommunesjef i Holtålen. Hun har deltatt på rådmannen i Røros sitt ledermøte siden januar, ikke på helse- og sosialsjefens ledermøte. Møtestruktur for øvrig beskrives i fremlagt møteplan.

Kommunene har lagt inn følgende kommunale tjenester i Nav:

• Generell råd og veiledning etter sosialtjenesteloven,
• økonomisk sosialhjelp,
• økonomisk rådgivning,
• rus
• oppfølgingstiltak.

Det foreligger en felles kompetanseplan for 2009-2010.

Kompetanseplan fra 2009. Opplæringsbehov registrert under medarbeidersamtaler overføres individuell kompetanseplan.

Det er etablert et lokalt brukerråd med representanter fra lokale organisasjoner.

I henhold til partnerskapsavtalen skal det foretas brukerundersøkelse. Dette er ikke gjennomført, men er planlagt i uke 45-47.

Kontoret har et ufullstendig internkontrollsystem. Ny Kvalitetshåndbok herunder avvikssystem og prosedyrer for saksbehandling Nav Røros Holtålen er under utarbeidelse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.07.10.

Åpningsmøte ble avholdt 18.10.10.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1.

Nav Røros Holtålen setter vilkår for tildeling av stønad uten at gjeldende saksbehandlingsregler er fulgt, og har ikke sørget for nødvendig delegasjon etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 18/19 jf 20
• Kommunelov
• Alminnelige forvaltningsrettslige prinsipp

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Vilkåret settes ikke ut fra individuell vurderinger og eventuelle konsekvenser fremkommer ikke av vedtak.
• Vedtak inneholder rutinemessig bruk av vilkår ved at deler av lovteksten siteres uten at det fremkommer sammenheng mellom vilkår og vedtak. Dette omfatter også nødhjelp.
• Kommunenes delegasjonsreglement er ikke oppdatert etter ny lov, sist behandlet i 2008.
• Rådmannen i Røros har delegert myndighet til rådmannen i Holtålen som igjen har delegert myndighet til Nav leder jf brev av 09.12.09. Myndig-heten gjelder gammel lov dvs ikke lov om sosiale tjenester i Nav.
• Det foreligger ikke delegasjonsvedtak fra Nav leder til saksbehandlere.

Merknad 1

Røros og Holtålen kommune har forbedringspotensiale innen saksbehandling og internkontroll.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Rundskrivet til sosialtjenesteloven kap. 5 er delvis kjent Erfaringer og kunnskap fra ulike opplæringstiltak er lite systematisert og nedfelt i interne rutiner.
• Det er ikke utarbeidet egne retningslinjer for kartlegging, innhenting, vurdering og saksbehandling. Vedtak har lite veiledende opplysninger om klageadgang og klageinstans.
• Vedtak viser til både § 18 og § 19 uten at det fremgår om § 19 er vurdert.
• Vedtak siterer i stor grad lovteksten uten at det fremkommer hvordan bestemmelsene er vurdert.
• Saksfremstilling og vedtak har i varierende grad oversikt over livsopp-holdssatser, og oversikt over hvordan beregning av økonomisk stønad til livsopphold og nødhjelp fremkommer.
• Stønad utbetales av og til direkte til kreditor uten at det fremgår at det er etter avtale med søker.
• Dato for ny søknad påføres et tidligere søknadsskjema. Fremgår i liten grad hvordan situasjonen til den enkelte oppdateres bl.a. ved journalføring i Sosio og hvordan hensynet til individuell behandling da ivaretas.
• Kommunens anledning til å bruke rekvisisjon, sjekkes ikke ut mot lovens bestemmelser, men mot butikker som er villig til å godta ordningen.
• Brev/varselbrev ved flere ganger søknad om nødhjelp.

Tilsynet har for øvrig merket seg:

• Kommunene har kort saksbehandlingstid.
• Det foreligger Informasjon til deg som søker økonomisk sosialhjelp vedlagt utskrift fra nettside Nav Sosiale tjenester.
• Det foreligger prosedyre for individuell plan, men denne er udatert og det er uklart hvorvidt den er implementert som hjelpemiddel i utforming av tjenester etter loven.

Oppgaver knyttet til å håndtere henvendelser og foreta konkrete individuelle vurderinger og beslutninger, er plassert og kjent.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i nav
• Forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev av 06.09.10
• Ansatteoversikt – ikke datert
• Organisasjonskart Nav Røros og Holtålen - ikke datert
• Lokal kompetanseplan Røros og Holtålen 2009-2010 av 15.03.09
• Prosedyre Individuell plan - ikke datert
• Informasjon til deg som søker økonomisk sosialhjelp - ikke datert
• Samarbeidsavtale mellom Holtålen kommune og Nav Sør-Trøndelag av 12.06.09 – ikke underskrevet
• Holtålen kommune – Kommuneplanens arealdel 2001-2012
• Holtålen kommune – Delegeringsreglement
• Holtålen kommune – Årsmelding 2009
• Røros kommune – Årsberetning 2009 av 18.05.10
• Kommuneplan Røros kommune 1994-2005 Langsiktig del – felles planforutsetninger av 26.05.94
• Røros kommune Delegeringsreglement

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rådmannens videredelegering – Nav leder av 09.12.09
• Virksomhetsplan 2010 20.04.10
• Avtale om interkommunalt (IS-avtale) sosialtjenesten for Holtålen og Røros 22.04.09
• Samarbeidsrutiner for interkommunale samarbeid (IS) Røros kommune sak 09/869-5
• Møteplan 03.09.10
• Satser økonomisk sosialhjelp 2010 – ikke datert

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 05.10.10 med program for tilsynet
• Div. e-post for praktisk gjennomføring av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Tilsynet avdekket flere svikt i kommunens/Nav`s internkontrollsystem. Kommunene har få rutiner og prosedyrer for tjenesteutførelse.

Kommunene i Nav har utarbeidet skjema og rutine for avvikshåndtering i ny perm for kvalitetssikring, og dette er gjennomgått med de ansatte.

Ansatte er klar over hva de skal melde, og hva som skjer med avviksmeldinger.

I henhold til samarbeidsavtale skal enhetenes resultater gjennomgås hvert tertial i styringsmøtene med Nav fylke og kommunene. Avtalen skal evalueres en gang pr år, er tema på neste møte i november. Nav leder blir ikke etterspurt på annen rapportering enn tertialrapporteringen.

Bruk av referat som informasjon fra møter, er varierende.

Nav leder gjennomfører medarbeidersamtaler.

Saksbehandlere i mottak har fått opplæring på datasystemet Sosio. Det er uklart om dette innebærer at de får vedtaksmyndighet. Ingen av de ansatte har stillingsbeskrivelse og det har vært lite intern opplæring i sosialtjenesteloven i Nav. Mye av saksbehandling og vedtaksfatting i Røros var tidligere knyttet til en saksbehandler som har sluttet. Hun ga en del opplæring til andre saksbehandlere før hun sluttet. Denne stillingen er foreløpig ikke besatt. Saker diskuteres imidlertid på møter og saksbehandlerne seg i mellom, men det er ulik kjennskap til rundskrivet, Nav`s orientering brukes. Det er lite skriftlig notat- og journal-føring.

Når det dessuten ikke er gitt fullmakt til den enkelte saksbehandler, blir det uklart hvordan kontoret sikrer tjenesteutøvelse etter sosialtjenesteloven i Nav.

9. Deltagere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Hilde Knutsen	Nav leder	X	X	X
Henrik Grønn	Rådmann Røros kommune	X	X	X
Marius Jermstad	Rådmann Holtålen	X		X
Tove Volden Evensen	Kommuneleder Holtålen	X		X
Ella Margrete Sundt	Koordinator Mottak	X	X	X
Eldrid Rismoen Hagen	Mottak	X	X
Unni Garnes	Mottak	X	X	X
Magne Vollset	Oppfølging	X	X	X
Jan Roger Wold	Oppfølging	X	X	X
Kari Husby Engan	Mottak	X	X
Oddrun Feragen	Oppfølging	X		X
Hilde K. Ellingsen	Mottak	X	X	X
Monica Aunmo	Mottak	X	X
Marianne Østli			X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Rådgiver Brit Sundal, observatør
Revisjonsleder/seniorrådgiver Liv Murberg