Rapport etter uanmeldt tilsyn med legemiddelhåndtering i Selbu kommune 2010

Det ble tirsdag 5. oktober 2010 gjennomført uanmeldt tilsyn i Selbu kommune, Selbu sykehjem og Selbu hjemmesykepleie. Tema for tilsynet var ”legemiddelhåndtering”.

Rettslige grunnlaget for tilsynsbesøket:

• lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §§ 2 og 3.
• lov om helsetjeneste i kommunene
• forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Tilsynet ble varslet kl. 08.00 til sektorsjef helse og sosial. Tilsynet ble gjennomført i tidsrommet kl. 10.00 – 14.00. Tilsynet besto av:

• Innledende samtale med sektorsjef helse og sosial, leder av sykehjemmet, leder for hjemmesykepleien og systemkoordinator i sektorsjefens stab.
• Verifikasjon ved både sykehjemmet og hjemmesykepleien, som besto av gjennomgang prosedyrer og avviksrapporter, samt samtale med sykepleiere som hadde et særlig ansvar i legemiddelhåndteringen.
• Avsluttende samtale med sektorsjef helse og sosial, leder for hjemmesykepleien og systemkoordinator i sektorsjefens stab.

Til stede ved tilsynet var seniorrådgiver/revisjonsleder Ingrid Karin Hegvold og seniorrådgiver/jurist Hilde Bøgseth og ass. fylkeslege Inger Williams.

Utgangspunktet av å se om kommunen gjennom sitt internkontrollsystem hadde sikret at legemiddelhåndteringen var i samsvar med myndighets-kravene.

Under tilsynet ble det avdekket at Selbu kommune ikke hadde gjennomgått området etter at ny forskrift om legemiddelhåndtering trådte i kraft i mai 2008.

Følgende forhold ble avdekket:

• Virksomhetslederne har ikke legemiddelkompetanse, slik dette er definert i forskriften, og det var ikke utpekt faglig rådgiver med slik kompetanse
• Det var ikke gjennomført en tilstrekkelig individuell vurdering av de ansattes formelle og reelle kvalifikasjoner i forhold til de ulike oppgaver som skal gjennomføres i legemiddelhåndteringen.
• For hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helsefagarbeidere og ufaglærte var det et skjema som skulle gi oversikt over hvilke oppgaver innen legemiddelhåndteringen disse kunne utføre. Disse skjemaene var ikke tilstrekkelig utfylt. Det var i tillegg ulike skjema for sykehjemmet og hjemmetjenesten. Noen av skjemaene var utgått på dato i forhold til det tidsrommet det var gitt delegasjon for.
• Selbu kommune har et marginalt kvalitetssystem/interkontrollsystem. Kommunen har abonnert på et elektronisk kvalitetssystem, men dette er ikke tatt i bruk.
• Kommunen hadde et mangelfullt system for å sikre legemiddelhånd-teringen. De få prosedyrene som eksisterte var gått ut på dato. Det var ikke gjennomført noen gjennomgang av prosedyrene etter at ny forskrift om legemiddelhåndtering ble iverksatt.
• Det var ingen systematisk gjennomgang av forholdet mellom innkjøp og forbruk av legemidler i gruppe B
• Selbu kommune har mange pasienter med samme etternavn. Dette er særlig en utfordring for hjemmesykepleien i forhold til å sikre at rett pasient får rett medisin. Det er avdekket svikt på dette området
• Kommunen har et avvikssystem, men dette er lite systematisk og enhetlig. På sykehjemmet  førte man avvik i dokumentasjonssystemet ”Profil”, mens det i hjemmetjenesten i hovedsak var papirbasert. Noen i hjemmetjenesten hadde ført avvik i Profil, men dette kjente ikke lederen til. Avvikssytemet ble i liten grad brukt. De avviksmeldinger som var sendt inn ble i liten grad systematisk benyttet til forbedringsarbeid, evaluering og kontroll av virksomheten, samt vurdering av risikoforhold.

Helsetilsynet i Sør-Trøndelag har for øvrig merket seg at det var gjennomført opplæring av alle ansatte, unntatt sykepleiere og vernepleiere, våren 2010.

Slik det fremkom under tilsynet er Selbu kommunen sitt system for legemiddelhåndtering ikke i samsvar med myndighetskravene, jfr. forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Etter Helsetilsynet i Sør-Trøndelag sin vurdering innebærer funnene under tilsynet en risiko for at forsvarlig helsehjelp ikke blir ivaretatt.

Trondheim 8. oktober 2010  

Ingrid Karin Hegvold, Seniorrådgiver  leder av tilsynet 

Hilde Bøgseth seniorrådgiver  

Inger Williams ass.fylkeslege