Rapport fra tilsyn med målsetting og plan for det enkelte barn Storbuan ungdomshjem 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har i perioden 20.04.2010- 10.06.2010 ført tilsyn med Storbuan Ungdomshjem. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Formålet med tilsynet var å vurdere om institusjonen har tilfredsstillende kontroll med egen virksomhet i forhold til regelverket som regulerer arbeid med barn plassert i barneverninstitusjoner.

Utgangspunktet for temaet er tilsynsforskriftens § 7 om at det skal foreligge målsetting og plan for det enkelte barn, og at denne planen jevnlig blir vurdert.

Tilsynet omfattet undersøkelse av hva slags rutiner og praksis institusjonen har for å ivareta de forutsetninger for oppholdet som er lagt til grunn i barneverntjenestens eller fylkesnemnda vedtake. Dette omfattet blant annet samarbeidsrutiner med Barneverntjenesten, systemer for det interne arbeidet med handlingsplaner og øvrige planer, og bruk av erfaringer og kompetanse institusjonen har opparbeidet på temaet.

Det ble gitt en merknad:

Det er uklart hvordan institusjonen bruker sine formulerte målsettinger for den faglige virksomheten i arbeidet med barnas handlingsplaner.

Dato: 24.08.2010

Liv Ingegerd Selfjord
revisjonsleder

Torbjørn Løvaas
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Storbuan ungdomshjem i perioden 20.04.2010 – 10.06.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Storbuan Ungdomshjem er en statlig barneverninstitusjon som ligger i Meldal kommune. Målgruppa er 8 barn i alderen 13-18 år med plasseringshjemmel §§ 4-4-5.ledd, 4-12 og 4-6 med tanke på langtidsplassering. Målgruppa beskrives i institusjonsplanen som disintegrerte barn.

På grunn av bemanningssituasjonen er det for tida 6 beboere.

Institusjonen har nylig endret målgruppe, ettersom det ikke lenger gis tilbud til barn med plasseringshjemlene i §§ 4-24 og 4-26.

Storbuan består av et tidligere gårdsbruk med flere bygninger. I ett av bolighusene er det også treningshybler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.04.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.06.2010.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 10.06.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av hva slags rutiner og praksis institusjonen har for å ivareta de forutsetninger for oppholdet som er lagt til grunn i barneverntjenestens eller fylkesnemnda vedtak.

Dette omfattet blant annet:

• Ansattes kjennskap til målgruppebeskrivelser og målsetting for den faglige virksomheten ved institusjonen, og bruken av dette i plansammenheng
• Praktisering av rutiner ved inntak av nye barn
• Samarbeidsrutiner med Barneverntjenesten, evt. Fagteam og sammenhengen mellom målsetting for oppholdet, tiltaksplan og handlingsplaner
• Kjennskap til rutiner for det interne arbeidet med handlingsplaner og øvrige planer, og personalets ansvar, oppgaver og myndighet i den sammenhengen
• Praktisering av samarbeidet med barnet, og barnets medvirkning i utforming av egne planer
• Om praktisering av målsettinger og planer i det løpende arbeidet med barna
• Bruk av individuelle planer i samarbeid med foreldre/foresatte, skole og evt. behandlingsinstitusjoner
• Rutiner for overlevering av kunnskap om barnets aktiviteter, opplevelser, trivsel og utvikling mellom vaktskifter i personalet
• Rutiner og praksis for evaluering av planer, og sammenhengen mellom planer og rapporteringer
• Opplæring i planarbeid og bruk av den kompetanse institusjonen har opparbeidet på temaet
• Risiko- og sårbarhetsvurderinger i arbeidet med planene
• Rutiner og praksis for oppbevaring av taushetsbelagte personopplysninger, herunder vedtak og planer.

5. Funn

Merknad:

Det er uklart hvordan institusjonen bruker sine formulerte målsettinger for den faglige virksomheten i arbeidet med barnas handlingsplaner.

Merknaden bygger på følgende:

• Handlingsplaner er ikke et lovfestet krav i barnevernet, men institusjonene bruker dette redskapet for å iverksette barneverntjenestens målsettinger for barna, og de bygger på de lovfestede tiltaksplanene.
• Institusjonsplanen til Storbuan omfatter i Kap. 1 ”Målgruppe, målsetting og metodikk” grundige beskrivelser av institusjonens fagsyn. Det nevnes fokus på familie- og nettverk for å nå mål, relasjonsarbeid, miljøterapeutiske modeller og metoder, en faglig plattform med referanse til mange metoder og modeller, samt kartleggingsverktøy.
• Under intervjuene kom det i liten grad fram at institusjonens fagsyn brukes som grunnlag i arbeidet med barnas handlingsplaner. Det refereres i liten grad til faglige modeller og metoder for å nå de målsettinger som er formulert for barnas opphold. Det framstår også som uklart hvorledes ansattes opplæring i handlingsplanarbeidet skjer.
• Institusjonsplanen er omfattende når det gjelder beskrivelser og rutiner ift. handlingsplanarbeidet. Bruken av begreper når det gjelder planarbeidet er ikke konsekvent, og de mange rutineskrivene med henvisninger til planarbeid kan virke til dels motstridene og overlappende. Fylkesmannen vurderer at dette kan føre til en uheldig praksis ift. et målrettet arbeid med, og opplæring i, handlingsplanarbeid ved institusjonen.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Fagrutiner
• Tiltaks- og handlingsplaner for beboerne
• Samarbeidsrutiner
• Administrasjon- og økonomirutiner
• Personalrutiner
• HMS-rutiner
• Rutinerevisjon
• Stillingsoversikt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilbakemelding på kvalitetskontroll ved Storbuan ungdomshjem fra BUF-etat Region Midt-Norge datert 3.mars 2010
• Tertialrapport for en beboer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Tidsplan for tilsynsdagen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torbjørn Løvaas og Liv Ingegerd Selfjord