Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Nav Agdenes 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det skal særlig legge vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Det ble gitt ett avvik:

Avvik 1:

Agdenes kommune v/Nav Agdenes sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Dato: 12.05.11

Liv Murberg
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Agdenes i perioden 11.02.11 – 12.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Agdenes kommune har ca 1780 innbyggere med en befolkningsnedgang siste årene. Andel eldre er betydelig høyere enn fylkesgjennomsnittet. Kommunen har en betydelig satsing innen landsbruksnæringen, og har også mange arbeids-plasser innen industri. Kommunen har en industritetthet over landsgjennom-snittet. Det foreligger kommuneplan 2009-2012 for Agdenes kommune med felles planforutsetninger.

Nav Agdenes ble offisielt åpnet 19. august 2008. Kommunen og Nav Sør-Trøndelag har avtalt enhetlig administrativ og faglig ledelse for Nav Orkdal. Det er felles leder for Nav Agdenes og Nav Orkdal. Nav-leder er ansatt på statlige vilkår. Nav-leder kan delta på rådmannens enhetsledermøte ved behov, men deltar ikke fast.

Det avholdes samarbeidsmøter mellom Agdenes kommune og Nav Sør-Trøndelag to ganger pr. år hvor Nav-leder og rådmannen deltar. Nav-leder har ansvar for at det utarbeides årlig virksomhetsplan som skal omhandle både sentrale mål og resultatkrav, og det foreligger virksomhetsplan for Nav Orkdal og Agdenes for 2011. Enhetens resultat gjennomgås ved utgangen av hvert tertial i styringsmøte mellom stat og kommune. Nav-leder rapporterer til rådmann kvartalsvis.

Samarbeidsavtalen forutsetter at Nav Agdenes er betjent hver virkedag. Agdenes kommune har gått inn med 0,6 stillingsressurs. Staten med 1,2 stilling. Kontoret har liten bemanning, og har en minimumsløsning på grunn av administrativ løsning i sammen med Orkdal.

Kontoret er i hovedsak bemannet med en fast medarbeider som er tilsatt i 60% kommunal og 40% statlig stilling. Kontoret holder stengt en dag pr. uke. Resterende statlig stilling betjenes av personell fra Nav Orkdal etter turnus. Fast ansatt ved Nav Agdenes deltar i enkelte møter ved Nav Orkdal, og kan drøfte saker anonymt ved behov.

Det foreligger delegasjonsvedtak fra kommunestyre til rådmannen, fra rådmannen til Nav leder Agdenes, delegasjon til saksbehandlere er ikke fremlagt.

I følge samarbeidsavtalen med Nav skal det utarbeides felles kompetanseplan. Denne er ikke fremlagt, men det opplyses at den foreligger og er under revidering. Kompetanseutvikling og individuelle opplæringsbehov ligger i eget internkontrollsystem og revideres i medarbeidersamtale minimum en gang pr. år.

Nav Agdenes har stigende antall søkere til økonomisk sosialhjelp blant annet fra ungdom og innvandrere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.02.11.. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.03.11.

Intervjuer

Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble foretatt en gjennomgang av datasystemet Socio.

Sluttmøte ble avholdt 18.03.11.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Det skal særlig legges vekt på å undersøk om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurdering.

5. Funn

Avvik 1:

Agdenes kommune v/Nav Agdenes sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Avviket bygger på følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Internkontrollforskriften § 4.
• Forvaltningsloven §§ 24 og 25

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ved mottak av søknad om sosial stønad gis en orientering om nødvendig dokumentasjon som må vedlegges, og søknad formidles til saksbehandler. Ved søknad anvendes standard søknadsskjema samt skjema om hva som må ligge ved av dokumentasjon. Gjennomgåtte søknader er tildels mangelfullt utfylt.
• Det gjennomføres samtale med alle søkere. Det er mangelfull skriftlig dokumentasjon på innhentede opplysninger, kartlegginger og vurderinger. Det skrives lite notat, noe som forklares med hektisk arbeidssituasjon og marginal bemanning. Det er manglende sammenheng mellom opplysninger i datasystemet Socio, brukermapper og vedtak. På tilsynstidspunktet har ikke alle som betjener Nav-kontoret og tar imot søknader og informasjon, tilgang til Socio.
• Rundskriv til økonomisk sosialhjelp er kjent og i bruk. Det foreligger retningslinjer for sosialtjenesten i Nav Agdenes, revidert februar 2011. De inneholder mye sitat fra loven og interne rutiner, men også noen feil. Rutinene er også lite kjent, og brukes ikke etter sin hensikt. Det er blant annet ikke klart hvordan nødhjelp skal behandles.
• Vedtakene inneholder mye standardtekst, og uten at det fremkommer hvordan lovbestemmelsene er vurdert. Kommunens norm og en helhetsvurdering av søkernes situasjon, som for eksempel utgifter til barn, legges til grunn for individuell behandling, men dette er lite dokumentert i vedtakene.
• Det fremgår ikke av vedtak hvilken økonomisk beregning som ligger til grunn for innvilget stønad.
• Enkelte av vedtakene viste til Lov om sosiale tjenester §§ 5-1 og 5-2.
• Det gjøres avtale om at innvilget stønad sendes direkte til kreditor, uten at dette fremkommer av vedtak eller journal.
• På tilsynstidspunktet er det er kjent hvem som er gitt delegert vedtaksmyndighet og evt. hva saksbehandler skal eller kan innvilge. Rådmannen underskriver utbetalingsanvisning. Saksbehandler underskriver i hovedsak vedtakene alene eller sammen med rådmannen. Saksbehandler kan også rådføre seg med Rådmannen i vanskelige saker.
• Det foreligger ingen skriftlige retningslinjer for rammer for utmåling av økonomisk sosialhjelp.
• Det foreligger lite system for å etterspørre/etterprøve resultat av saksbehandlingen.
• Det foreligger ikke avvikssystem som er i bruk. Det er ikke kjent om det foreligger avviksskjema, og hva som evt. skal meldes som avvik.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Agdenes kommune
• Samarbeidsavtale mellom Agdenes kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Saksprotokoll kommunestyret 05/202 – Etablering av Nav-kontor – samarbeidsavtale
• Administrativt delegasjonsreglement Agdenes kommune
• Handlingsprogram med økonomiplan 2011-2014, budsjett 2011 – kommunestyrets vedtak 15.12.10 Agdenes kommune
• Årsmelding 2009
• Oversikt over ansatte pr. 01.01.11

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Retningslinjer for sosiale tjenester i Nav Agdenes, revidert februar 2011
• Anvisning og attestasjonsmyndighet
• Informasjon til deg som vurderer å søke om økonomisk sosialhjelp
• Få et raskere svar på søknaden din – sjekkliste dokumentasjon
• Virksomhetsplan for Nav Orkdal og Agdenes 2011-03-21 Kommuneplan 2009-2012 Agdenes kommune – felles planforutsetninger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 04.03.11 med oversendelse av program
• Diverse e-post for praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1. Januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med gjeldende lovregler. Gjennom styringssystemet skal virksomheten sikre at oppgaver og tjenester utføres i samsvar med lovkrav slik at det ikke blir tilfeldig om lovbestemmelsene etterleves. Hvilke funksjoner styringssystemet i form av internkontroll skal ivareta, er nærmere beskrevet i forskrift om internkontroll for kommunen i Nav. Det er et lederansvar å følge med på den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som forutsatt.

Fylkesmannen mener at dette tilsynet viser at Agdenes kommune ikke har tilfredsstillende styring på dette tjenesteområdet. Det er manglende skriftlig sammenheng mellom opplysninger i datasystemet Socio, mapper og vedtak. Opplysninger som fremkommer under kartlegging, behandling av søknader, samarbeidsavtaler eller i møter, blir ikke skriftliggjort. Ved fravær ved kontoret er dette svært sårbart da opplysninger ikke er nedfelt verken i vedtak eller journal.

Det er ikke iverksatt tiltak for å avdekke og registrere brudd på rutiner, prosedyrer eller regelverk på området. Når det ikke er etablert et tilfredsstillende internkontrollsystem, svekkes kommunens mulighet til å evaluere sine tjenester og dermed kunne forbedre arbeidet slik at det blir i samsvar med regelverket. Det kunne heller ikke spores at kommunen har gjort risikovurderinger over områder hvor det er fare for svikt, eksempelvis ved sykdom.

Det er vanskelig å finne spor av styringsdialogen mellom Agdenes kommune og Nav Agdenes. Nav leder deltar i liten grad i rådmannens ledermøter, men det rapporteres månedlig på målekort. Arbeidet med å utarbeide kommunale måleparametre/kvalitetsindikatorer for å vurdere kvalitet og måloppnåelse, er ikke ferdig avsluttet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Seniorrådgiver/revisjonsleder Liv Murberg