Rapport fra tilsyn med målsetting og plan for det enkelte barn ved Aleris Ungplan Midt Norge a/s 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Bruk og evaluering av institusjonens planer for oppholdet til den enkelte beboer

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Oda Reinfjord
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan Midt Norge a/s i perioden 24.01.2011 til 18.02.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike

Krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan Region Midt Norge er en institusjon som på tilsynstidspunktet besto av et regionkontor hvor regiondirektør, fagkonsulent og kontorleder har sin base. Videre har institusjonen tre avdelinger med til sammen fire bofellesskap.

Bofellesskap Heimdal og bofellesskap Sandmoen utgjør en avdeling med en avdelingsleder. Denne avdelingen er godkjent av godkjenningsmyndigheten for henholdsvis fem og tre barn i alderen 10 til 18 år. Målgruppen er den samme for begge bofellesskapene: bvl §§ 4-4 5. Ledd, 4-12, 4-24 og 4-26. Hvert

bofellesskap har i utgangspunktet sin faste stab, men rullering forekommer av og til.

Bofellesskap Breidablikk er en egen avdeling med egen avdelingsleder. Denne avdelingen er i hovedsak rettet mot enslige mindreårige asylsøkere (EM) som er innvilget opphold. Bofellesskapet er godkjent av godkjenningsmyndigheten for inntil 6 beboere hvis alle er av samme målgruppe (EM). Hvis etnisk norske barn plasseres kan bofellesskapet ha maksimum fem beboere. Avdelinger er godkjent for å ta i mot beboere plassert etter hjemlene i bvl §§ 4-4 5. Ledd, 4-12, 4-24 og 4-26.

Den tredje avdelingen ligger i Meråker og tilses av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.02.2011.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.02.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet

• institusjonens rutiner for bruk av tiltaksplan i arbeidet med egne planer,
• system for å gjøre seg kjent med beboernes behov ved inntak,
• fordeling av ansvar for institusjonens plan for arbeidet med den enkelte beboer (handlingsplan),
• rutiner for å gjøre målsettinger og tiltak knyttet til den enkelte beboer kjent for personalet,
• bruk av individuell plan (IP)
• system for å sikre regelmessig evaluering av iverksatte tiltak,
• brukernes medvirkning i planarbeidet,
• sikring av nyttegjøring av innspill fra øvrige ansatte eller andre samarbeidspartnere, herunder familie,
• institusjonens system for avvikshåndtering

5. Funn

Den etterspurte dokumentasjonen fra institusjonen ble framlagt til avtalt tid. Også tilleggsdokumentasjonen ble gjort tilgjengelig i tråd med tilsynets ønsker.

Som en del av Aleris Ungplan systemet, synes institusjonen ha godt utbygde styringssystem. Institusjonen kunne presentere referat fra årlig gjenomgang av kvalitetshåndboka, som viser at institusjonen jevnlig har fokus på utvikling av egen organisasjon, i tråd med intensjonene i kvalitetsforskriften.

Det gikk også fram av framlagt dokumentasjon at organisasjonen Aleris Ungplan gjennomfører interne revisjoner etter behov.

Institusjonen har videre utarbeidet ulike skriftlige rutiner og maler for arbeid med planer for beboernes opphold. Tilsynet avdekket imidlertid at disse rutinene blir fulgt og benyttet i ulik grad. Fagkonsulentens rolle er bl.a. beskrevet til å ha en sentral rolle i utarbeidelsen av disse planene. Dette er ikke i tråd med gjeldende praksis.

Videre går det fram av institusjonens handlingsplaner at de skal evalueres gjennom månedlige oppsummeringsrapporter. Oppsummeringsrapportene finnes for de fleste av beboerne, i tillegg til referat fra ansvarsgruppemøter. Det vi imidlertid ikke ser i nevneverdig grad, er evaluering av de tiltak som er iverksatt rundt den enkelte beboer. Rapportene bærer i stor grad preg av å være en oppsummering av siste måned og ikke en vurdering av om tiltakene er hensiktsmessige, og mangler en konklusjon om tiltaket skal videreføres eller ikke. Det kom videre fram under intervjuene at institusjonen har en rutine med at fagkonsulenten skriver halvårlige oppsummeringsrapporter. Her gikk det i noen grad fram at institusjonen tok stilling til om de iverksatte tiltakene var hensiktsmessige eller ikke.

Samlet sett finner Fylkesmannen i Sør-Trøndelag at institusjonen praksis er uklar i forhold til egne retningslinjer for utarbeidelse av plan for oppholdet­ handlingsplaner, og at praksisen for evaluering av iverksatte tiltak er uklar.

På bakgrunn av dette finner vi å ville gi institusjonen følgende merknad:

Merknad 1

Institusjonen synes å ha en uklar praksis i forhold til å benytte egne styringssystemer for utarbeidelse av planer for oppholdet til den enkelte beboer, og en vag og uklar praksis i forhold til å evaluere iverksatte tiltak rundt den enkelte beboer.

6. Regelverk

Lov om barneverntjenester § 2-1 forutsetter at kommunen fatter enkeltvedtak i tråd med bestemmelsene i forvaltningsloven når barneverntjenesten beslutter å yte tjenester som omfattes av definisjonen for enkeltvedtak.

Videre skal kommunen ved barneverntjenesten lage en tilaksplan som regulerer innholdet i tiltaket, jf barnevernloven § 4-5, § 4-15 og § 4-28.

Det går fram av forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner § 7 at Fylkesmannen skal påse at det foreligger målsetting og plan for det enkelte barn, og at denne blir jevnlig vurdert. Fylkesmannen skal også påse at institusjonen ivaretar de forutsetninger for oppholdet som er lagt til grunn i barneverntjenesten eller fylkesnemdas vedtak.

Av dette utleder vi at institusjonen er forpliktet til målrettet å følge opp de momenter som er lagt til grunn for oppholdet i vedtak og tiltaksplaner fra barneverntjenesten og/eller fylkesnemnda.

Forskrift om Krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10 fordrer at institusjonens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes med samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.

§ 12 i samme forskrift bokstav c til h presiserer kravet i § 10 ytterligere. Fylkesmannen legger med dette til grunn at institusjonen har en plikt til å drive er målrettet, planstyrt arbeid med beboerne, basert på føringer i tiltaksplanen fra oppdragskommunen. Tiltakene som iverksettes skal systematisk evalueres for sikre at de er hensiktsmessige i forhold til å nå målene i tiltaksplanen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for bofellesskapene Breidablikk, Heimdal og Sandmoen
• Organisasjonskart
• Oversikt over alle ansatte
• Rutinebeskrivelser med:
• Innholdsfortegnelse i kvalitetshåndbok
• Målsetting for kvalitetsarbeid
• Skjema for kartlegging i inntaksfasen
• Skjema for "Kvalitetssikring ut over i behandlingsperioden"
• Prosedyre for oppfølging av handlingsplan
• Skjema for sammenhold av handlingsplan og tiltaksplan
• Mal for handlingsplan
• Prosedyre for "Ivaretakelse av retten og plikten til skole/opplæring"
• "Rutine for risikovurdering i tiltakene"
• Skjema for "Risikovurdering l ansatte"
• Skjema "Strategi for redusere risiko"
• Oversikt over internkontroll krav, med eksempler på tiltak og henvisninger til dokumenter i eget system
• Opplæringsplan 2009-2011
• Vedtak, tiltaksplaner, handlingsplaner og månedlig statusrapport på fem sist ankomne beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• rapporter fra intern revisjon
• referat fra organisasjonsledelsens gjennomgang av kvalitetshåndboka
• 6 måneders rapporter på beboere
• Referat fra møter med regionledelsen og avdelingsledere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Plan for tilsynsdagen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Oda Reinfjord og Torbjørn Løvaas