Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav Bjugn 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskrift.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Tilsynet avdekket ett avvik

Nav Bjugn sikrer ikke individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad.

Dato: 01.06.11

Liv Murberg
revisjonsleder

June Iversen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Bjugn i perioden 08.02.-01.06.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bjugn kommune ligger på Fosenhalvøya og har ca 4.540 innbyggere. Befolkn-ingsutviklingen har vært negativ, men den forventes å stagnere. Helse- og sosialtjenester er dominerende næring i kommunen. Kommunen har et stort sykefravær og arbeider med flere tiltak for å redusere fraværet. Nav Bjugn har lite sykefravær. Det har vært en liten nedgang i antall sosialhjelpsmottakere, men sakene er blitt tyngre og mer sammensatt enn tidligere.

Nav Bjugn skal ha en førstelinjetjeneste som innehar et kompetansenivå og en beslutningsmyndighet som gjør kontoret til et sted der brukerne i Bjugn opplever å få den helhetlige veiledning, bistand og avklaring de har behov for uten å måtte henvende seg andre steder. Alle tjenester etter lov om sosiale tjenester med unntak av § 4-2 er lagt til Nav. Kontoret er organisert i et mottaksteam og et oppfølgingsteam.

Nav leder er direkte underlagt rådmannen og deltar i kommunens enhetsledermøte. Målekort som styringsverktøy ble innført i 2010. Gjennomgang av målekortet skjer på kontormøte hver måned.

Nav Bjugn hadde i utgangspunktet et åpent landskap sammen med kommunens servicekontor. Dette ble forandret og alle henvendelser skal nå foregå i mottaks-rom, mottak 1 og 2. Det er en høy bevissthet om taushetsplikt hos personalet.

Det er etablert et samarbeid om kompetanseutvikling på Fosen. Det skal omfatte nettverk velferd med to samlinger pr. år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.02.11.

Åpningsmøte ble avholdt 10.03.11.

Intervjuer Ni personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 11.03.11.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskrift.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

5. Funn

Avvik 1

Bjugn kommune v/Nav Bjugn sikrer ikke individuell vurdering for behandling av søknad om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 18/19 jf internkontrollforskriften § 4 og forvaltningsloven kap. 5.

Kommentar til myndighetskravet:

Kommunen har plikt til å legge til grunn utgifter søker har for å dekke sitt livsopphold. I rundskriv I-34/2001 redegjøres for hva som ligger i kjerneområdet for livsopphold. Slike utgifter skal alltid tas med ved en vurdering av stønads-behov og utmåling av søknad, andre utgifter kan også regnes som livsoppholdsutgifter.

Det er et krav etter loven at stønaden skal ligge på et forsvarlig nivå, ut fra en individuell vurdering av den enkeltes faktiske behov. Lovens forutsetning om individuell behovsprøving ved utmåling av stønad er uansett overordnet veiledende retningslinjer og normer.

Dersom en utgift ikke anses å være nødvendig for søkers livsopphold etter § 18, må kommunen vurdere om det kan ytes stønad etter § 19. En søknad om økonomisk stønad skal individuelt vurderes etter §§ 18/19 og kan heller ikke avslås med begrunnelse i kommunens budsjett.

Når forvaltningen tildeler økonomisk stønad, er dette i følge forvaltningsloven et enkeltvedtak. Forvaltningsloven kapittel 5 stiller krav til form og begrunnelse for enkeltvedtak.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det skal i utgangspunktet alltid brukes søknadsskjema. Her vedlegges en orientering om hvilke opplysninger og dokumentasjon som er nødvendige i forbindelse med søknad om sosiale stønad. Det fremgår at kontoutskrift alltid skal foreligge. Kontoret har ikke utarbeidet skriftlige rutiner og retningslinjer for behandling av søknader. Det foreligger retningslinjer fra 2006 som delvis inneholder feil, viser til gammelt lovverk og skal revideres. Retningslinjene er delvis i bruk fremdeles. I praksis er det varierende bruk av rundskriv og veiledere.
• Mottaket har ulik praksis for mottak av søknad når ikke all dokumentasjon er levert, men prøver alltid å få til samtale ved førstegangssøkere.
• Det fremgår at det har vært lite systematisk opplæring i sosialtjenesteloven i Nav. Det foreligger ikke opplæringsplan/sjekkliste for nyansatte, og opplæring for nyansatte er etterspurt.
• I henhold til intern rutine skal søknad om akutthjelp behandles i løpet av 48 timer. Ut over dette har Kontoret ingen skriftlig rutine for vurdering og behandling av slike søknader. Det uttrykkes at det dermed blir fare for at det har utviklet seg ulik praksis.
• Utgangspunktet for vurdering er om søker ikke har penger på konto, og at vedkommende kan dokumentere hva pengene er brukt til.
• Skriftlige notat fra samtaler og lignende ligger i saksmappene. Kartlegging ved arbeidsevnevurdering ved kvalifiseringsprogrammet eller tiltak utover ordinær innsats, egenvurdering, aktivitetsplan og kartleggingssamtale ligger i datasystemet Arena, og ikke i saksmappene. I varierende grad skrives notat i Velferd med henvisning til Arena.
• Det fremgår at det er vanskelig for saksbehandlerne å få vurdert søknader etter § 19. Utgangspunktet for behandling av en søknad, er om vedkommende ligger over eller under kommunens veiledende norm og etter kravene i § 18. Det er muntlig uttalt at § 19 i minst mulig grad skal benyttes.
• Ved enkelte søknader om økonomisk stønad fra familier med barn, innvilges deler av søknaden, for eksempel klær og utstyr til barn, etter ”andre kommunale midler”. Disse midlene er statstilskudd bl.a. i forbindelse med fattigdomssatsingen. Midlene tildeles søker i form av brev, ikke i form av vedtak.
• Brevet gir ikke opplysninger om vurdering av behov eller beregningsgrunnlag. Dersom hele søknaden ikke er innvilget, innebærer det at resten av søknaden er avslått, men søker får ingen informasjon om sin klagerett.
• Gjennomgang av vedtak viser at det er varierende om det fremkommer at stønad sendes direkte til kreditor etter samtykke fra søker.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan Nav Bjugn 2011
• Årsplan for Nav
• Samarbeidsavtale mellom Bjugn kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Budsjett 2011/Økonomiplan 2001-2014
• Årsmelding Nav 2010
• Styringskort Nav Bjugn/Bjugn kommune 2011-2015
• Rutiner for behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp
• E-post av 07.01.11 – Rutiner for oppfølging av sosiallån – transporterklæring
• Informasjon om Gjeldsrådgivning og sosialhjelp
• Informasjon Nav tilbyr økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet av 13.01.10
• Organisasjonskart Nav Bjugn
• Utskrift av Årsberetning 2009, Nav
• Oversikt over ansatte Nav Bjugn
• Delegasjonsreglement for Bjugn kommune
• Kommuneplan for Bjugn 2005-2015 – Strategidokument
• Årsberetning 2009 Bjugn kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Målekort og statusrapport januar 2011
• Orientering om nødvendige opplysninger og dokumentasjon i forbindelse med søknad om sosial stønad.
• Resultat brukerundersøkelse 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 16.02.11 med oversendelse av dokumenter
• Diverse e-post i forbindelse med praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1. januar 2010 jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med gjeldende lovkrav. Gjennom styringssystmet skal virksomheten sikre at oppgaver og tjenester utføres i samsvar med lovkrav slik at det ikkje blir tilfeldig om lovbestemmelser etterleves. Hvilke funksjoner styringssystmet skal ivareta i form av internkontroll, er nærmere beskrevet i forskrift om internkontroll. Det er et lederansvar å følge med på at den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som forutsatt.

Bjugn kommunes styringssystem omfatter bl.a. enhetsleders styringsdokument, Årsplan for Nav og lederavtale mellom Nav-leder og Rådmannen. Nav-leder inngår i rådmannens enhetsledermøte. Styringskortet gir en oversikt over kommunale tjenester i Nav Bjugn, utviklingsmål og prestasjonsmål. Etter revidering er nye indikatorer for kommunale tjenester, bostøtte og bustad sosialt arbeid lagt inn i styringskortet. Resultat på målkort og styringskort rapporteres månedlig til rådmannen og fylkesdirektør.

Det foreligger delegasjonsreglement fra kommunestyre til rådmannen, men ikke videre delegasjon fra rådmann til Nav-leder, heller ikke delegasjon fra Nav-leder til saksbehandler.

Det foreligger samarbeidsavtale mellom Nav Bjugn og Nav Sør-Trøndelag. Avtalen gikk ut i desember 2010 og er under revidering. Avtale av 26.06.08 mellom Nav Ørland og Nav Bjugn er også under evaluering.

Det fremkommer under tilsynet at personalet har ulik kjennskap til lover og rundskriv om økonomisk stønad, men kontoret har få eller ingen skriftlige rutiner for saksbehandling. Kontoret har hatt lite systematisk opplæring i sosialtjeneste-loven i Nav. Varierende kunnskap og ferdigheter fører til at behandling av søknader om økonomisk stønad blir et sårbart område, og at det dermed kan bli tilfeldig om søknader avgjøres i samsvar med lovkrav. Kravet til budsjettkontroll og styring av kommunens økonomi kan på denne bakgrunn bli mer styrende enn retten til individuell behandling.

Fylkesmannen mener at dette tilsynet viser at Bjugn kommune ikke har tilfredsstillende styring på dette tjenesteområdet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

June Iversen, rådgiver
Merete Olufsen Bondø, rådgiver
Liv Murberg, seniorrådgiver