Rapport fra tilsyn med målsetting og plan for det enkelte barn ved Buan gård barneverninstitusjon 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Bruk og evaluering av institusjonens planer for oppholdet til den enkelte beboer

Det ble ikke gitt avvik eller merknad som en følge av dette tilsynet.

Dato: 18.03.2011

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Jostein Krutvik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Buan gård barneverninstitusjon i perioden 14.02.2011 – 17.03.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Institusjonen er en del av Buan gård, som i tillegg til institusjonen er et gårdsbruk hvor det også ligger en avlastningsenhet og et familiesenter. Institusjonen har en egen ledelse og egen personalgruppe som kun er knyttet til dette tiltaket. Institusjonen har god tilgang på husdyr i alle størrelser, hester til ridning og motoriserte kjøretøy til aktiviteter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.03.2011.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.03.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet:

• institusjonens rutiner for bruk av tiltaksplan i arbeidet med egne planer,
• system for å gjøre seg kjent med beboernes behov ved inntak,
• fordeling av ansvar for institusjonens plan for arbeidet med den enkelte beboer (handlingsplan),
• rutiner for å gjøre målsettinger og tiltak knyttet til den enkelte beboer kjent for personalet,
• bruk av individuell plan (IP)
• system for å sikre regelmessig evaluering av iverksatte tiltak,
• brukernes medvirkning i planarbeidet,
• sikring av nyttegjøring av innspill fra øvrige ansatte eller andre samarbeidspartnere, herunder familie,
• institusjonens system for avvikshåndtering

5. Funn

Den etterspurte dokumentasjonen fra institusjonen ble framlagt til avtalt tid. Kompletterende dokumenter var tilgjengelig ved tilsynets ankomst på tilsynsdagen. Også tilleggsdokumentasjon ble gjort tilgjengelig i tråd med tilsynets ønsker.

Det ble i forkant av tilsynsdagen lagt fram plasseringsvedtak og tiltaksplaner fra barneverntjenesten for de beboerne det ble etterspurt på. Likeledes ble det lagt fram gjeldende handlingsplaner for alle beboerne. Planen var i trå med den enkeltes tiltaksplan fra kommunen. Handlingsplanene var videre utformet med gode og funksjonelle hovedmål, delmål og arbeidsmål. Ansatte var kjent med innholdet i beboernes handlingsplaner.

Institusjonen har utviklet rutiner og praksis som ivaretar lovkrav og som fungerer ut i fra målgruppe og enhetens størrelse.

Det kom videre fram under intervju at institusjonens system er kjent og forstått på en lik måte blant ansatte og ledelsen. Det var videre en utbredt lik oppfatning av hvordan systemet blir praktisert på institusjonen. Tiltak knytet til den enkelte beboer blir oppsummert og korrigert jevnlig.

Ledelsen la fram planer om iverksetting av nye tiltak for å sikre og tydeliggjøre evalueringsrutinene i arbeidet med beboerne. Fylkesmannen støtter denne prosessen, til tross for at det ikke var grunnlag for å gi avvik eller merknad knyttet til dagens situasjon. En tydeligere prosess knyttet til evaluering av tiltak vil også etter vår oppfatning sikre kvaliteten på fagligheten i tiltakene på en bedre måte.

6. Regelverk

Lov om barneverntjenester § 2-1 forutsetter at kommunen fatter enkeltvedtak i tråd med bestemmelsene i forvaltningsloven når barneverntjenesten beslutter å yte tjenester som omfattes av definisjonen for enkeltvedtak.

Videre skal kommunen ved barneverntjenesten lage en tilaksplan som regulerer innholdet i tiltaket, jf barnevernloven § 4-5, § 4-15 og § 4-28.

Det går fram av forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner § 7 at Fylkesmannen skal påse at det foreligger målsetting og plan for det enkelte barn, og at denne blir jevnlig vurdert. Fylkesmannen skal også påse at institusjonen ivaretar de forutsetninger for oppholdet som er lagt til grunn i barneverntjenesten eller fylkesnemdas vedtak.

Av dette utleder vi at institusjonen er forpliktet til målrettet å følge opp de momenter som er lagt til grunn for oppholdet i vedtak og tiltaksplaner fra barneverntjenesten og/eller fylkesnemnda.

Forskrift om Krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10 fordrer at institusjonens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes med samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.

§ 12 i samme forskrift bokstav c til h presiserer kravet i § 10 ytterligere.

Fylkesmannen legger med dette til grunn at institusjonen har en plikt til å drive er målrettet, planstyrt arbeid med beboerne, basert på føringer i tiltaksplanen fra oppdragskommunen. Tiltakene som iverksettes skal systematisk evalueres for å sikre at de er hensiktsmessige i forhold til å nå målene i tiltaksplanen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan

• Organisasjonskart
• Oversikt over ledelsen og ansatte
• Gjeldende rutinebeskrivelser knyttet til mål og planarbeid ved institusjonen
• Plan for opplæring ansatte 2011-03-18
• Ungdomshåndbok for beboerne på Buan
• Rutinehåndbok, for ansatte
• Husregler
• Maler for handlingsplan og nettverkskart

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Virksomhetsplan
• Referat fra personalmøter
• Protokoll for innmeldte avvik

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jostein Magne Krutvik og Torbjørn Løvaas