Rapport fra tilsyn med beboernes rett til samvær med foreldre og venner ved Gilantunet barneverninstitusjon 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens sikring av at beboernes rett til samvær blir oppfylt

Det ble ikke gitt avvik eller merknader som følge av dette tilsynet.

Dato: 27.04.11

Oda Reinfjord
revisjonsleder

Jostein M. Krutvik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverninstitusjonen Gilantunet i perioden 15.02.11 - 6.04.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gilantunet er en privat barneverninstitusjon godkjent for 10 beboere i alderen 6-18 år, plassert med hjemmel i barnevernloven §§ 4-4, 5. ledd og 4-12. Pr d.d. bor det 10 barn/unge ved institusjonen fordelt på 3 hus på samme gårdstun. Gilantunet er i dialog med BUF-etat om statlig overtakelse av driften.

De fleste av de ansatte arbeider fast på ett hus. Dette for å sikre kontinuitet for beboerne. Noen få ansatte arbeider ved alle 3 husene for å sikre fleksibilitet og tilstrekkelig bemanning til enhver tid. Gilantunet praktiserer ”medlever-turnus” for de ansatte.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.02.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. På tilsynsdagen 6.04.11 ble institusjonens besøksleilighet beskuet.

Åpningsmøte ble avholdt 6.04.11.

Intervjuer: Fem personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 6.04.11.

4. Hva tilsynet omfattet

• Institusjonens rutiner for samarbeid med beboernes foresatte, herunder rutiner for å følge opp beboernes samværsplan med foreldre, søsken og andre nære pårørende.
• Institusjonens rutiner for å sikre beboerne samvær med venner og jevnaldrende.
• Tilsynet omfattet blant annet institusjonens rutiner for å sikre beboerne medvirkning i forbindelse med samvær, rutiner for evaluering og utvikling av samværssituasjonen for den enkelte beboer og rutiner for evaluering og forbedring av institusjonens tiltak og arbeidsmåter innenfor temaet samvær.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Den etterspurte dokumentasjonen fra institusjonen ble framlagt i god tid før tilsynsbesøket. Ved tilsynsbesøket fikk Fylkesmannen tilgang til leiligheten som benyttes når beboernes familie ønsker å overnatte ved institusjonen. I tillegg til denne leiligheten har hvert av de tre husene på Gilantunet flere oppholdsrom som kan benyttes ved besøk. Gilantunet har følgelig godt egnede lokaler for samvær.

Både dokumentasjon og intervju viser at Gilantunet legger stor vekt på å utvikle beboernes relasjon til foreldre og familie for øvrig. Institusjonen praktiserer hovedkontakt-ordning. For nye beboere ivaretas planarbeidet for samarbeid med foreldre/familie fortrinnsvis av leder eller nestleder i nært samarbeid med hovedkontakt. Etter hvert er det hovedkontakten til den enkelte beboer som har ansvar for at samvær blir gjennomført i tråd med barneverntjenestens samværsplan og at samværene blir gjennomført på en best mulig måte for beboer. Hovedkontaktene bidrar i stor grad til å utvikle samværsplanene. I flere saker, særlig der ungdommen har bodd en tid ved institusjonen, overlater barneverntjenesten denne oppgaven til Gilantunet. I de fleste tilfeller synes dette å være formålstjenlig, men det forekommer tilfeller der institusjonen etterlyser at barneverntjenesten tar et større ansvar for samværssituasjonen. I slike saker er det rutine for at samarbeidet med barneverntjenesten ivaretas av ledelsen og hovedkontakten i fellesskap. De fleste av beboerne ved Gilantunet er frivillig plassert. Gjennom intervju kom det fram at ledelse og ansatte er vel kjent med, og har innarbeidede rutiner for, å ivareta plasseringshjemmelens betydning i forhold til foreldres rett til samvær med sine barn.

Det er særlig gjennom fritidsaktivitetene at ungdommene ved Gilantunet får venner og omgang med jevnaldrende. Alle beboerne har minimum en fritidsaktivitet etter eget ønske pr uke. Dokumentasjon og intervju viser at det er en gjennomgående felles forståelse i institusjonen om hvordan beboerne skal stimuleres til, og hvordan det skal legges til rette for, at beboerne får dyrket sine fritidsinteresser. Ungdommene skal blant annet ha tilgang på voksne med aksept for og mulighet til å bringe/hente beboere og venner til og fra institusjonen. Beboerne har egne mobiltelefoner og tilgang til internett. Gilantunet har i flere år hatt et nært samarbeid med idrettslag, fritidsklubb, skole med mer for å sikre beboerne fritidsaktiviteter. Det er en gjennomgående forståelse i institusjonen om at også Gilantunet skal bidra med personale og andre ressurser for å ivareta samarbeidet til beste for beboerne. Institusjonen ønsker å arbeide mer aktivt fremover med å hjelpe beboerne til å holde på vennskap. Dette oppleves å være en utfordring for flere av ungdommene ved Gilantunet. Intervju viser at institusjonen har kjente og innarbeidede rutiner for å ivareta ungdommenes selvbestemmelsesrett i forhold til samvær med familie og venner/jevnaldrende.

Både dokumentasjon og intervju viser at kommunikasjonen innad i personalgruppen er sikret gjennom jevnlige møter, overlappinger og med skriftlige ukeplaner og dagrapporter for den enkelte beboer i tillegg til handlingsplaner. Det praktiseres sjekklister med avkryssing for viktige ting som må gjøres. De ansatte har tilgang til og er kjent med hvor de finner sentrale opplysninger vedrørende hver beboer. Leder og nestleder synes å være tilgjengelige for ansatte og beboere. Intervju viser at oppgavefordeling og ansvarslinjer er kjente og godt innarbeidede.

Gjennom dokumentasjon og intervju går det fram at det er rutiner for jevnlig evaluering og endring av tiltak for den enkelte beboer innenfor temaet samvær. Når det gjelder det mer overordnede forbedringsarbeidet ved institusjonen, kan Gilantunet bli bedre på å synliggjøre hvordan disse prosessene foregår, blant annet hvordan institusjonen benytter sine egne og samarbeidspartneres erfaringer til å evaluere og utvikle egen drift og praksis. Internkontroll er en kontinuerlig prosess hvor institusjonen er avhengig av at alle ledere og ansatte kjenner til og benytter de prosedyrer som er etablert for at internkontrollen skal fungere etter intensjonen.

6. Regelverk

Det følger av barnevernloven § 5-9, 1. ledd og forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner § 5, 2. ledd og § 7 at beboerne skal ha det samvær med andre som de ønsker, så lenge dette er forenelig med beboerens alder, modenhet og formålet med oppholdet. Institusjonen skal legge til rette for hensiktsmessige besøksordninger og arbeide for å fremme kontakten mellom beboeren og familie dersom samvær ikke er avskåret gjennom vedtak fra barneverntjeneste eller fylkesnemnd.

I følge forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 3, 2. ledd bokstav c skal institusjonen ha lokaler som er egnet til samvær med familie.

Det følger av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevern-institusjoner §§ 10 og 12 at institusjonens aktiviteter skal planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene i barnevernloven med forskrifter. Internkontrollen skal tilpasses institusjonens størrelse, egenart, aktivitet og risikoforhold. Av § 12 følger at internkontrollen er ment å være en kontinuerlig prosess, og at institusjonen skal overvåke og gjennomgå denne for å sikre at den bidrar til kontinuerlig forbedring av organisasjonen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Organisasjonskart
• Oversikt over ledelse og ansatte
• Beskrivelse av internkontrollsystemet
• Utdrag av internkontrollperm

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jostein M. Krutvik og Oda Reinfjord