Rapport fra tilsyn med barns rett til medvirkning ved Hegglia barnehjem 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Barns rett til medvirkning.

Dato: 04.01.2012

Ingrid Skjetne
revisjonsleder

Oda Reinfjord
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hegglia barnehjem i perioden 22.09.- 20.12.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er vurdere om virksomheten ivaretar ulike

krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige forsikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hegglia barnehjem eies og drives av Frelsesarmeen. Institusjonen er godkjent for plassering av inntil 11 barn i alderen 6-12 år ved inntak etter barnevernloven §§ 4-4, 5. ledd, 4-12 og 4-6. Ved akuttplassering er institusjonen godkjent for aldersgruppen 0-15 år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.09.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

I tilknytning til systemrevisjonen ble gjennomført individtilsyn 17.11.2011. Barna ble ved dette tilsynet intervjuet om deres medvirkning i institusjonen. Dette tilsynet inngår som en del av systemrevisjonen.

Åpningsmøte ble avholdt 20.12.2011.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.12.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet barns rett til medvirkning i institusjonen, og institusjonens styringssystemer for å ivareta krav i lov og forskrift.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Fylkesmannen mener at barns medvirkning er ivaretatt ved institusjonen. Tilsynet hadde samtale med 3 av 4 barn ved institusjonen. Alle barna ga uttrykk for at de hadde medbestemmelse og innvirkning på egen hverdag ved institusjonen innenfor gitte rammer. Dokumentasjon, intervju med barna og intervju med de ansatte viser en samstemthet i rapporteringen, og institusjonen synes å ha en felles forståelse av medvirkningsbegrepet. De ansatte er kjent med møtestruktur, rutiner og kvalitetssystemet, jf internkontrollforskriften § 12c. Både barna og de ansatte fremhever husmøtene hver uke som en viktig arena hvor barna kan være med delta, på virke og innvirke på egen hverdag ved institusjonen. "Heggliapermen", overlappingspermen og ukeplaner synes å være viktige redskap i arbeidet med å sikre barnas medvirkning.

Møtestruktur og skriftlig nedfelte rutiner sikrer lik praksis, og synes fungere som et rammeverk for a sikre medvirkning fra barna. Rutiner og kvalitetssystemet er kjent og tilgjengelig for de ansatte, og evalueres via jevnlige stopp-punkt i institusjonen gjennom året, jf internkontrollforskriften § 12g.

De ansatte rapporterer om en tidvis hektisk hverdag med mange ansatte. Fylkesmannen mener at dette kan være en utfordring for institusjonen. Mange ansatte medfører store krav til kommunikasjonsflyten for å kunne motvirke fare for svikt. Fylkesmannen ønsker å understreke viktigheten av at medvirkning hos barna krever tid hos de voksne, b de tid til kommunikasjon mellom de voksne og tid mellom de voksne og de enkelte barna.

6. Regelverk

• Barnevernloven
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Gjeldende institusjonsplan
• Rutinebeskrivelser
• Beskrivelse av institusjonens internkontrollsystem
• Ansatte-oversikt
• Kompetanseplan
• Turnus
• Virksomhetsplan/ rsplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Institusjonens nettbaserte kvalitetssystem
• Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
• Varsel om tilsyn
• Plan for tilsynsdagen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Oda Reinfjord og Ingrid Skjetne