Rapport fra tilsyn med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Klæbu kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

l. Gjennomføring av undersøkelser, jf. barnevernloven§ 4-3

Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen:

• at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• barns rett til medvirkning i undersøkelsen
• at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

2. Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5.

Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen:

• at det foretas en tilstrekkelig evaluering
• barns rett til medvirkning i evalueringen
• at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

Det ble gitt følgende avvik:

1. Klæbu kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift. Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt.

2. Klæbu kommune sikrer ikke at det gjennomføres en forsvarlig evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn.

Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt.

Dato: 14.06.2011

Jostein Magne Krutvik
revisjonsleder

Berit Hågensen
revisor

Ingrid Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Klæbu kommune i perioden 15.02.2011 - 26.05.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet tilføre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd, jf§ 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de omr der tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til p peke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Klæbu kommune ligger ca 20 km sør for Trondheim og har ca 5900 innbyggere. I forhold til sammenlignbare kommuner har Klæbu kommune forholdsvis stor andel barn i alder O - 23 år. Barneverntjenesten er organisert i Barne- og familietjenesten (BFT) sammen med PPT og blir ledet av enhetsleder. Tjenesten er en del av tjenesteområdet helse/omsorg.

Barneverntjenesten består av fagleder og to saksbehandlere. 1. april 2011 ble det ansatt en saksbehandler i nyetablert stilling (fra statlige styrkingsmidler).

Alle de tre tilsatte i barneverntjenesten startet opp som nye medarbeidere høsten 2010. Enhetssleder deltar på ukentlige fagmøter og signerer alle vedtak som fattes i barneverntjenesten. Enhetssleder er nærmeste overordnet for fagleder. Enhetsleder rapporterer til kommunalsjefen, som også er rådmannens stedfortreder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.02.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Apningsmøte ble avholdt 12.05.2011.

Intervjuer

12.05.11 ble det gjennomført intervju med fem personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøtet ble avholdt 26.05.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med to hovedtema:

1.Om kommunen sikrer at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen sikrer at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse som sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og om det blir foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes.

2. Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen foretar en tilstrekkelig og nødvendig evaluering av barnets situasjon og om det foretas en forsvarlig vurdering før evaluering avsluttes.

For begge tema ble det spesielt sett på om barnas rett til medvirkning ble sikret.

5. Funn

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1:

Klæbu kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift. Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester (bvl) § 6-9 som sier at en undersøkelse etter § 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfelle kan fristen være seks måneder.
• Bvl § 6-4,1. ledd som sier at opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.
• Bvl § 6-3 beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 r, og yngre barn som er i stand til danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne.
• Bvl § 2-1, 2.1edd som sier at kommunen skal ha internkontroll forsikre at kommunen utfører oppgavene i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf Forskrift om internkontroll §§ 4 og 5.
• Forvaltningsloven som gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, jf bvl § 6-1.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har utarbeidet prosedyre for undersøkelse. Gjennom intervju og dokumentinnsyn ble det avdekket at denne ikke blir fulgt i alle saker, og at det ikke er en felles praksis for gjennomføring av undersøkelse.
• Kommunen utarbeider ingen skriftlige planer for gjennomføring av undersøkelse.
• Gjennom intervju og dokumentinnsyn framkommer det ikke at kommunen har system for a foreta evalueringer av undersøkelser underveis.
• I kommunens prosedyre for undersøkelse framkommer det at ved behov for utvidelse av fristen fra 3 til 6 mnd skal leder varsles minst 3 uker før opprinnelig frist. Gjennom intervju kommer det fram at kommunen ikke har en felles praksis for når og på hvilken m te partene varsles om eventuell utvidelse av undersøkelsesfristen.
• Gjennom intervju kom det fram at alle undersøkelser starter med drøfting i ukentlige saksbehandlermøter. Gjennom dokumentinnsyn framkommer det ikke at det er foretatt en faglig og planmessig vurdering av undersøkelsens omfang, og klargjøring av hva barneverntjenesten skal undersøke i de enkelte sakene.
• Gjennom intervju og dokumentinnsyn framkommer det at det er ulik praksis nr det gjelder informere foreldrene om undersøkelsens omfang og hva en konkret vil innhente opplysninger om fra andre instanser.
• Kommunen har ikke system som sikrer innhenting av skriftlig samtykke fra foreldrene. Gjennom dokumentinnsyn framkommer det heller ikke at det i alle saker er innhentet muntlig samtykke fra foreldrene. Videre g r det fram at foreldre kun på generelt grunnlag gis mulighet til samtykke i informasjonsinnhenting.
• Kommunen har ikke et system som sikrer at barn sin samtykkekompetanse i undersøkelsen blir ivaretatt.
• Gjennom intervju framgr det at saksbehandler har samtale/observasjon med alle barn. Dokumentinnsyn viser ikke at samtale/observasjon er gjennomført i alle saker.
• Rapportering fra 2.halvr 2010 viser at barneverntjenesten har fristbrudd i 4 av 28 avsluttede saker. Ledelsen opplyser i intervju at det kan bygge på feilrapportering i dataprogrammet Familia.

Avvik 2:

Klæbu kommune sikrer ikke at det gjennomføres en forsvarlig evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn.

Kommunen sikrer ikke i alle saker at barns rett til medvirkning blir ivaretatt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Bvl § 4-5 om oppfølging av hjelpetiltak sier: "Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig."
• Bvl § 2-1, 2.1edd som sier at kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf. forskrift om internkontroll §§ 4 og 5.
• Bvl § 6-3 beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne.
• Forvaltningsloven som gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, jf bvl § 6-1.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• For 2. halvår 2010 hadde kommunen rapportert om utarbeidet tiltaksplan for 19 av 28 barn som har hjelpetiltak pr. 31.12.2010. Av 9 innsendte saksdokumenter var det utarbeidet tiltaksplan i alle 9 sakene.
• Gjennom intervju ble det opplyst at det utarbeides tiltaksplan for alle barn som har hjelpetiltak pr. i dag.
• Gjennom intervju og dokumentinnsyn er det ikke synliggjort at tiltaksplanen blir brukt som aktivt arbeidsverktøy.
• Gjennom intervju og dokumentinnsyn framkommer det ikke at kommunen har rutiner, prosedyrer eller tydelige krav for hvordan barneverntjenesten skal følge med barn og familie når det er igangsatt hjelpetiltak.
• I flertallet av de innsendte saksdokumentene foreligger det ikke konkrete mål for tiltaket som kan etterprøves ved evaluering.
• Gjennom dokumentinnsyn framgår det ikke at saksbehandler gjennomfører samtale eller observasjon av barnet i forbindelse med evaluering av hjelpetiltak
• I kommunens prosedyre er det nedfelt at tiltak skal evalueres jevnlig, og at det senest 2 uker før det går ut skal gjennomføres en hovedevaluering. I flertallet av innsendte saksmapper er det ikke dokumentert tidspunkt for evaluering.
• Kommunen har ikke retningslinjer for hvilke vurderinger som er nødvendige og tilstrekkelige i evalueringen av hjelpetiltak og sikrer derved ikke at andre involverte i saken bidrar i evalueringen.
• Det framgår både av intervju og dokumentinnsyn at vurdering av den totale situasjonen for barnet mangler når tiltaket evalueres.

6. Vurdering av kommunens styringssystem

Klæbu kommune bruker QM+ som kvalitetssystem i sin styringssløyfe, og dette styringsverktøyet skal innbefatte alle tjenester. På tilsynstidspunktet var ikke barneverntjenesten lagt inn med all nødvendig informasjon i kvalitetssystemet. Kommunen opplyser at det er et prioritert omr de at ogsbarneverntjensten skal bruke kvalitetssystemet QM+ fullt ut i løpet av 2011.

Rådmannen inngår årlig resultatavtale med enhetsleder, der konkrete resultatmål fastsettes. Slik resultatavtale er ikke inngått for konstituert enhetsleder for Barne- og familietjenesten grunnet tidsbegrenset funksjonstid før fast ansatt enhetsleder er tilbake fra permisjon.

Barneverntjenesten har ikke en systematisk avviksrapportering ved manglende mål oppnåelse, lovbrudd, feil eller forglemmelse.

Kommunen har en generell kompetanseplan for hele kommunen, med en detaljert plan for Barne- og familietjenesten. Kompetanseplanene blir fulgt opp med årlig gjennomgang, og det er synliggjort at kommunen har et bevisst fokus på kompetanseheving ut fra kommunens behov.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• 10 saksmapper med gjennomførte og avsluttede undersøkelser
• 9 saksmapper med evaluering av hjelpetiltak
• Organisasjonskart for kommunen
• Organisasjonskart som viser funksjoner, ansvar og oppgaver i barneverntjenesten
• Delegasjonsbestemmelser
• Beskrivelse av barneverntjenestens egen internkontroll
• Prosedyre for Undersøkelse og Prosedyre for Tiltak i hjemmet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 3 av de saksmappene som var innsendt der vi så hele saksmappen
• Mal for innhenting av opplysninger og samtykkeskjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel ble utsendt 15.02.2011
• Bekreftelse fra kommunen i brev av 21.02.11 med navn på kontaktperson i kommunen.
• Dokumentasjon ble oversendt fra kommunen i brev, dat. 22.03 og 01.04.2011.
• E-poster og telefonkontakt om den praktiske gjennomføringen.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Berit Hågensen Rådgiver Ingrid Skjetne Underdirektør Jostein Magne Krutvik