Rapport fra tilsyn med avtalespesialist i øyesykdommer ved Klinikk Øyeblikk 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder, som er inndelt etter sentrale faser i et behandlingsforløp:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Utredning og behandling
• Samhandling med fastlege/henvisende instans
• Dokumentasjon, lagring og oppbevaring av journalopplysninger
• Dokumentasjon av styring og kontroll av virksomheten (internkontroll)

Klinikk øyeblikk er en øyelegepraksis drevet av en spesialist i øyesykdommer. Praksisen hadde på tidspunktet for tilsynet to helsesekretærer - en i 50 % og en i 70 % stilling. Praksisen har avtale med Helse Midt-Norge RHF. Klinikken befinner seg i sentrum av Trondheim.

Det ble ved dette tilsynet ikke konstatert avvik eller gitt merknad.

Dato: 30.12.2011

Einar Andersen
revisjonsleder

Inger Williams
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Klinikk Øyeblikk i perioden 15.9.2011 - 30.12.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år. Tilsyn med spesialisthelsetjenesten i Midt­ Norge gjennomføres i samarbeid med Helsetilsynet i Nord-Trøndelag og Helsetilsynet i Møre og Romsdal.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Klinikk øyeblikk er en øyelegepraksis drevet av en spesialist i øyesykdommer. Praksisen hadde på tidspunktet for tilsynet to helsesekretærer - en i 50 % og en i 70 % stilling. Klinikken er åpen mandag til fredag 8.00 til 15.00, og har telefontid fra kl. 09.00 til kl. 12.00 alle ukedager.

Praksisen har driftstilskudd klasse C og oppstart i 2008. Praksisen har avtale med Helse Midt­ Norge RHF. Klinikken befinner seg i sentrum av Trondheim.

Det er en lege knyttet til praksisen og denne har det overordnede ansvar. Legen ble godkjent spesialist i øyesykdommer i 2005 og har siden 2008 vært privatpraktiserende. Helsesekretærer har delegert ansvar for oppsetting av timelister, sende innkallinger, hente og åpne post, svare på telefon i telefontiden, gjøre forundersøkelser, ta imot pasienter i skranken, hjelpe pasienter med å ringe helsetransport/ drosje ved hjemreise, ta imot betaling, registrere frikort, arkivere epikriser, åpne kontor på morgenen og ta imot pasienter før de skal inn til lege.

Ved klinikken undersøkes om lag 30 pasienter daglig. De fleste pasientene er henvist fra fastlege og optiker, en liten prosentandel fra sykehus.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.9.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.11.2011.

Intervjuer:
2 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.11.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet er inndelt etter sentrale faser i et behandlingsforløp:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Utredning og behandling
• Samhandling med fastlege/henvisende instans
• Dokumentasjon, lagring og oppbevaring av journalopplysninger
• Dokumentasjon av styring og kontroll av virksomheten (internkontroll)

5. Funn

Det ble ved dette tilsynet ikke konstatert avvik eller gitt merknad.

6. Regelverk

Følgende regelverk er relevant i forbindelse med tilsynet:

• Lov om spesialisthelsetjenesten
• Lov om pasientrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Beskrivelse av klinikken under overskriftene:

1) Organisering
2) Driftsavtale med Helse Midt-Norge RHF
3) Rutiner knyttet til mottak og håndtering av henvisninger, utredning og behandling
4) Beskrivelse av virksomhetens gjennomgang og evaluering av driften
5) Informasjon til pasienter og pårørende
6) Pasientbehandlingsstatistikk og annen driftsinformasjon

Dokumentasjon som var tilgjengelig under revisjonsbesøket:

• 40 pasientjournaler fra førstegangs konsultasjoner i perioden 3.-7.10.2011

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag av 15.9.20 l l der tilsynet ble varslet
• E-post fra Klinikk Øyeblikk av 15.l0.2011 vedlagt etterspurt dokumentasjon
• E-post fra revisjonsleder av 13.10.2011 med program for tilsynsdagen og oversikt over de journaler som skal gjennomgås på tilsynsdagen

8. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder Einar Andersen, seksjonssjef/ jurist, Helsetilsynet i Møre og Romsdal
Revisor Inger Williams, ass. fylkeslege, Helsetilsynet i Sør-Trøndelag
Revisor Bente Kne Haugsdal, rådgiver/ sykepleier, Helsetilsynet i Nord-Trøndelag