Rapport fra tilsyn med målsetning og plan for det enkelte barn ved Kvammen Akuttinstitusjon 2011

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med Kvammen akuttinstitusjon.

Denne rapporten beskriver tilsynet med funn og konklusjoner innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Utarbeiding, bruk og evaluering av institusjonens planer for oppholdet til den enkelte beboer.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknad under tilsynet.

Dato: 30.06.11

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Ingrid Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kvammen Akuttinstitusjon i perioden 04.05.2011 – 14.06.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten fokuserer på eventuelle lovbrudd og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kvammen akuttinstitusjon er en statlig, regional akuttinstitusjon som tar i mot ungdommer i alderen 12 – 18 år, plassert etter barnevernloven § 4-6, første ledd, dersom ungdommen er under 15 år, ellers kun etter § 4-6, andre ledd og § 4-25. Institusjonen har 5 plasser. I tillegg finnes 2 plasser i beredskapshjem underlagt institusjonen.

Institusjonen ligger i Melhus kommune, ca 5 km fra sentrum i kommunen. Det er 2,5 mil til Trondheim sentrum. Beliggenheten er på en tidligere korngård, som har fri beliggenhet i et bygdemiljø.

Kvammen har vært en institusjon siden 1997. Først var institusjonen privat, deretter fylkeskommunal for senere å bli statlig. BUF-etat, region Midt-Norge kvalitetsgodkjente institusjonen siste gang i brev av 12.02.10.

Kvammen akuttinstitusjon tar i mot ungdommer i en krisesituasjon for et kortvarig opphold, noe som preger institusjonens rammer og drift. Institusjonen utarbeider ikke egne handlingsplaner, men omformer daglige mål ut i fra kommunenes tiltaksplaner.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.05.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Systemrevisjonen ble gjennomført med åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte på institusjonen den 14.06.2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens bruk av planer i sitt arbeid med beboerne. Herunder rutiner for inntak og utarbeidelse av planer for nye beboere, tiltaksutvikling og rutiner for evaluering.

Tilsynet omhandlet også institusjonens rutiner for ivaretakelse av krav i internkontroll forskriften og bruk av dette som styringssystem for institusjonen.

5. Funn

Den etterspurte dokumentasjonen fra institusjonen ble framlagt til avtalt tid. Også tilleggsdokumentasjonen ble gjort tilgjengelig i trå med tilsynets ønsker.

Institusjonen har utarbeidet skriftlige rutiner for arbeid med planer for beboernes opphold. Disse synes godt kjent av de ansatte. Fast møtestruktur i form av inntaksmøte og andre interne og eksterte møter sikrer at alle ansatte gjøres kjent med den enkelte beboers behov og planer underveis i oppholdet.

Institusjonen utarbeider ikke egne handlingsplaner. Dette begrunnes med at institusjonen er en akuttinstitusjon, og at gjennomsnittlig oppholdstid for beboerne er 30 døgn. Institusjonen tar utgangspunkt i kommunens tiltaksplaner, viderefører disse og oppdaterer planene underveis i oppholdet i samarbeid med beboer og kommunene. I og med tette interne og eksterne møtetidspunkt sikres videreføring av tiltaksplaner hele veien.

Institusjonen skriver utskrivingsrapport etter endt opphold. Rapporten og oppholdet er gjenstand for gjennomgang og evaluering på førstkommende personalmøte. Dette er en fast prosedyre. Fylkesmannen finner at dette er et viktig ledd i institusjonens internkontroll og bidrar til å sikre god kvalitet og utvikling.

Rapportene kunne hatt en noe mer tydelig profil på institusjonens vurderinger av hensiktsmessigheten av tiltaket, evaluering av virkningen av tiltaket og begrunnelse for videreføring av tiltak eller iverksetting av nye tiltak.

Videre framkommer, både via dokumentasjon og intervju, en tydelig og klar beskrivelse av ledernes tilstedeværelse i det faglige og praktiske arbeidet ved institusjonen.

Individuell Plan er ikke et kjent begrep i institusjonen, og det opplyses i intervju at de som akuttinstitusjon ikke har en rolle i utarbeidelse av IP.

Tilsynet viser en entydighet i rutiner, prosedyrer og struktur ved institusjonen. Intervjuene avdekket en klar felles oppfatning av myndighetsfordeling og oppgaver, samt struktur i med møter og evalueringstidspunkt. Tilbakemeldingene i intervjuene underbygger også den innleverte dokumentasjonen på institusjonens styringssystem.

Tilsynet viste at institusjonen tilfredsstiller deler av kravene i internkontroll forskriften, som slik viser at det foreligger en delvis internkontroll. Helheten i styringssystemet ble ikke undersøkt i dette tilsynet.

6. Regelverk

Lov om barneverntjenester § 2-1 forutsetter at kommunen fatter enkeltvedtak i trå med bestemmelsene i forvaltningsloven når barneverntjenesten beslutter å yte tjenester som omfattes av definisjonen for enkeltvedtak.

Videre skal kommunen ved barneverntjenesten lage planer som regulerer innholdet i tiltaket, jf bvl § 4-5, § 4-15, og § 4-28.

Det går fram av forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner § 7 at Fylkesmannen skal påse at det foreligger målsetting og plan for det enkelte barn, og at denne blir jevnlig vurdert. Fylkesmannen skal også påse at institusjonen ivaretar de forutsetninger for oppholdet som er lagt til grunn i barneverntjenesten eller fylkesnemndas vedtak. Av dette utleder vi at institusjonen er forpliktet til målrettet å følge opp de momenter som er lagt til grunn for oppholdet i vedtak og tiltaksplaner fra barneverntjenesten og/eller fylkesnemnda.

Forskrift om Krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10 fordrer at institusjonens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. § 12 i samme forskrift bokstav c til h presiserer kravet i § 10 ytterligere. Fylkesmannen legger med dette til grunn at institusjonen har en plikt til å drive målrettet, planstyrt arbeid med beboerne, basert på føringer i tiltaksplanen fra oppdragskommunen. Tiltakene som iverksettes skal systematisk evalueres for å sikre at det er hensiktsmessige i forhold til å nå målene i tiltaksplanene og/eller omsorgsplanene.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Kvammen Akuttinstitusjon
• Rutinehåndbok fra inntak til utflytting
• Vedtak og tiltaksplaner.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tiltaksplan
• ”Samarbeidsskjema”
• Sluttrapport/utskrivingsrapport.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Plan for tilsynsdagen.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torbjørn Løvaas og Ingrid Skjetne