Rapport fra tilsyn med krav til bemanning og ansattes kompetanse ved Orkdal barnevernsenter 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble på ekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende omrader:

Institusjonens styringssystemer for å ivareta krav til bemanning og institusjonens kompetanse.

Dato: 22.12.2011

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Ingri Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Orkdal barnevernsenter i perioden 22.09.2011- 10.11.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester§ S-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Orkdal barnevernsenter har fem plasser.Institusjonens målgruppe er barn i alderen 7 til 12 år, plassert etter bvl § 4-4 5. ledd eller bvl § 4-12. Målsettingen for institusjonens arbeid er å avlære uønsket atferd og innlære hensiktsmessig atferd før barna plasseres i fosterhjem. Ordinær oppholdstid er fra seks til tolv måneder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.09.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Apningsmøte ble avholdt 10.11.2011.

Intervjuer
Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.11.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens rutiner og praksis med sikre institusjonen forsvarlig kompetanse, gjennom rekrutering og opplæring.

5. Funn

Avvik 1:

Institusjonen har samlet sett ikke et styringssystem i tr§ med kravene i internkontrollforskriften.

Revisjonsfunn

• Institusjonen skal ha en beskrivelse av hvordan institusjonen er organisert, med institusjonens hovedoppgaver og mål. Institusjonen skal ha et planlagt forbedringsarbeid, med målsetting for arbeidet. Jf. Internkontrollforskriften § 12a.
• Fylkesmannen kunne ikke se av innsendt dokumentasjon eller avdekke som følge av intervju at institusjonen har et målrettet forbedringsarbeid, eller målsetting om et slikt arbeid.
• Tilsynet avdekte at kunnskapen i organisasjonen om institusjonens målsetting var varierende og til dels fraværende.
• Institusjonen skal sikre at arbeidstakerne har tilgang og kunnskap om aktuelt lovverk for arbeidet ved institusjonen.
• Institusjonens ledelse skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innen fagområdet, samt om institusjonens internkontroll.
• Fylkesmannen kunne ikke avdekke ved intervju eller lese ut av innsendt dokumentasjon at institusjonens opplæringsplan ivaretar ansattes behov for kunnskap og ferdigheter. Planen er uforpliktende på de faglig rettede tiltakene, og mye av opplæringen er rettet mot HMS-arbeid. Institusjonen beskriver selv at siste opplæring i rettighetsforskriften til alle ansatte skjedde 10. og 11. november 2005. Informasjons materiell fra denne forelesningen danner grunnlaget for intern opplæring av ansatte. Vi kan ikke se at institusjonen har sikret å få med seg endringer i forskrift og tolkningsgrunnlag som har skjedd etter denne tiden.
• Institusjonen er i ferd med implementere ART som metode og verktøy. En del av de ansatte har gått ekstern ART opplæring, og det står på opplæringsplanen at ART skal følges opp. Men systematikken i dette arbeidet framsto som ufullstendig for Fylkesmannen og det kan synes som om det er langt fram før metoden vil være implementert i institusjonen.
• Det ble videre beskrevet at institusjonens begrensede ressurser og pålegg om sikkerhetskurs og øvrige HMS krav la begrensninger på den barnevernfaglige kompetansehevingen.

Institusjonen skal sørge for at arbeidstakere, oppdragstakere og samarbeidspartnere medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Videre skal institusjonen gjøre bruk av erfaring fra foreldre og barn til forbedring av institusjonen, samt gjøre bruk av erfaring fra den kommunen som har ansvaret for oppfølging av barnet, jf. Internkontrollforskriften§ 12 pkt d) og e).

• Fylkesmannen erfarte at det var lite fokus og erfaring på dette feltet. Intervju avdekket at det ikke var et systematisk arbeid for å nyttiggjøre seg andres kunnskap, og det var lite bevissthet om hvordan denne type henvendelser eller opplysninger skulle kanaliseres.
• Møtestrukturer og rutiner for oppfølging og evaluering av tiltak rundt det enkelte barn var godt innarbeidet og forutsigbart i organisasjonen. Derimot var rutinene for å sikre at arbeidet som blir utført er i trå med institusjonens målsetting og i trå med gjeldende lovgiving uklar og til dels fraværende.
• Videre mangler institusjonen et overordnet blikk for å avdekke sårbare punkter i organisasjonen jf. Internkontrollforskriften i§ 12 h). Den innsendte dokumentasjonen framsto litt tilfeldig og uoversiktlig med til dels gamle dokumenter. Styringsdokumenter som stammer fra tiden hvor fylkeskommunen hadde ansvaret for institusjonsdriften anser vi uegnet som styringsdokumenter.
• Institusjonens internkontrolldokument peker delvis i retning av HMS krav, og fokuserer lite på sikring av at eget arbeide er i tråd med barnevernlovgivingen.
• Fylkesmannen finner å kunne påstå at institusjonens styringssystem ikke ivaretar kravene i barnevernloven og internkontrollforskriften på dette feltet.

Fylkesmannen vil for øvrig bemerke

• Institusjonen har en definert målgruppe, målsetting og metodikk slik § 2 i Internkontrollforskriften forutsetter. Det er videre krav om at de faglige metoder som benyttes for å nå målsettingen skal være faglig og etisk forsvarlige og forankret i allment anerkjent fagteori. Institusjonen har som en uttalt del av planen at: "etter utredningsperioden er målsettingen å lære ungene nye ferdigheter og for å avlære uønsket atferd og erstatte denne med ønsket."
• Fylkesmannen erfarer at den aktuelle målgruppe ofte omfatter barn med relasjonelle- og/eller andre utviklingsskader. En ensidig atferds-fokusert tilnærming, vil som oftest ikke være tilstrekkelig for å fange opp det enkelte barns behov for behandling. Vi stiller spørsmål ved ominstitusjonens målsetting om atferdsendring i tilstrekkelig grad ivaretar målgruppens behov for individuell behandling og oppfølging.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 5-10
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av institusjonens møtestruktur og referat fra ulike møter
• Beskrivelse av målgruppe, målsetting og metodikk
• Oversikt over samarbeidende instanser
• Beskrivelse av opplæring i rettighetsforskriften
• Beskrivelse av materielle rammer ved institusjonen og lokalisering
• Leiekontrakt for lokalene mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Orkdal kommune
• Oversikt over ansatte
• Stillingsoversikt fra 2009
• Prosedyrer ved ansettelser og mal for tilbud om stilling
• Vedleggs oversikt med følgende vedlegg;
  - Samarbeidsavtale mellom Orkdal Barnevernsenter og barneverntjenesten
  - Samarbeidsavtale mellom skoleverket i Orkdal og Orkdal barnevernsenter
  - Rapport mal for Orkdal Barnevernsenter
  - Opplæringsplan for institusjonen 2011 og 2009
  - Samarbeidsavtale mellom fosterhjem og orkdal Barnevernsenter
  - Grunnlagsundersøkelse, mal
  - Skjema for tiltaksplan og behandlingstiltak
  - Skjema for tiltaksprioritering
  - Skjema for tiltaksevaluering
  - Skademeldingsskjema
  - Rutine ved fysiske overgrep eller beskyldning om dette
  - Rapport mal for "ansvarlig på vakt" bok
  - Rømningsskjema
  - Plan for håndtering av mistanke eller anklage om seksuelle overgrep mot barn
  - Handlingsplan ved kriser
  - Mal for medarbeidersamtaler
  - Rutine for medisinsk tilsyn
  - Rutine for beboernes medvirkning
  - Rutine for oppbevaring av private eiendeler og penger
  - Rutine for oppbevaring og behandling av personlige opplysninger
  - Mal dagrapportskjema
  - Arkivnøkkel for Orkdal Barnevernsenter/Sør-Trøndelag fylkeskommune 2002
  - Taushetserklæring for ansatte 2000
  - Internkontroll for Orkdal Barnevernsenter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Møtereferat fra interne møter

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne p pningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ingrid Skjetne og Torbjørn Løvaas