Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav Orkdal

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltning, Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen, gjennom sin styringsaktivitet, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad, blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, forvaltningsloven og krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Det skal særlig legge vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Tilsynet av dekket ett avvik og en merknad.:

Avvik 1.

Orkdal kommune v/Nav Ørland sikrer ikke tilstrekkelig saksbehandling

Merknad 1.

Nav Orkdal har et forbedringspotensiale i utforming av vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 20
• forvaltningsloven § 17
• internkontrollforskriften § 4

Dato: 13.05.11

Liv Murberg
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Orkdal i perioden 08.02.11 -13.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

1. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Orkdal åpnet 05.09.07. I løpet av denne tiden har kontoret hatt 3-4 ledere.

Orkdal kommune og Nav Sør-Trøndelag har inngått samarbeidsavtale for 31.08.10 til 31.03.11. Avtalen er gjennomgått og reforhandlet 31.03.11.

Orkdal kommune har balansert målstyring med målekort med kommunale indikatorer. Det foreligger delegeringsvedtak av 10.09.08 til rådmannen, fra rådmann til Nav-leder og fra Nav-leder til saksbehandlere. Nav-leder er del av rådmannens ledergruppe med månedlig rapportering .

Møtestruktur gjennomføres som beskrevet med ukentlig kontormøter, mottaks- og oppfølgingsmøte og avdelingsledermøte. Kontoret har dessuten etablert samarbeidsmøter m/psykisk helse, Nettverk Helse- og omsorg i kommunen og Nav og samarbeidsnettverk i Orkdalsregionen m/Meldal og Skaun kommune.

Mottaket er en del av resepsjonslokalet for Orkdal kommune, men med egen skranke for Nav Orkdal. Det er alltid to til stede i front/skranke i Mottak. Her blir søknader tatt i mot og dokumentasjon sjekkes mot sjekkliste/rutine Informasjon til deg som søker sosial hjelp. Mottaket disponerer tre samtalerom, og alle henvendelser kanaliseres hit ved behov og ledig kapasitet. Skranken er en del avet større rom og det er lett å høre hva som blir sagt i forbindelse med henvendelser. Kontoret har vurdert å skjerme mottaket ytterligere ved å lage et avskjermet rom. Det foreligger tegninger, men det er ikke tatt endelig standpunkt i saken.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.02.11.

Åpningsmøte ble avholdt 31.03.11.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved

Sluttmøte ble avholdt 01.04.11.

3. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknad om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskrift.

Det skal legges særlig vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

4. Funn

Avvik 1:

Orkdal kommune v/Nav Orkdal sikrer ikke tilstrekkelig saksbehandling

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 20
• forvaltningsloven § 17
• internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende hovedobservasjoner:

• Søknader hvor etterspurt dokumentasjon ikke foreligger, behandles ikke, men arkiveres.
• Mangelfull individuell vurdering i begrunnelse for vilkår og konsekvens ved brudd på vilkår.
• Ved brudd på vilkår kan utbetaling bli stanset eller redusert uten at det blir fattet et nytt vedtak.
• Tilsynet har for øvrig merket seg at alle som sitter i Mottak har opplæring i sosialfaglig kompetanse. Dersom skrankepersonell har behov for hjelp, kan de hente inn saksbehandler som kommer og bistår med videre råd og veiledning. Saksbehandling og vedtak er lagt til mottaksavdelingen. Kontoret har Socio som dataverktøy og alle i Mottak har tilgang på dette. Det opplyses imidlertid at det er varierende journalskriving, og lite henvisning mellom Socio – Arena.
• Ved mottak av søknad om økonomisk stønad kreves saldoutskrift, ikke konto-utskrift. Det stilles ikke vilkår før en søknad kan tas i mot, og det gis informasjon om mulighet for å søke om andre utgifter.
• Saksbehandlere er kjent med og bruker rundskrivet til sosialtjenesteloven. Beskrivelsene viser at det i stor grad er sammenheng mellom praksis og rundskriv, men av og til er det mindre samsvar mellom rutine og praksis. I de tilfellene fremkommer en god praksis som sikrer individuell behandling og skjønnsvurdering mer enn rutinen legger opp til.

Merknad 1:

Nav Orkdal har et forbedringspotensial i utforming av vedtak.

Mangelfull beskrivelse av faktiske situasjon på søknadstidspunktet

Vedtakene etter sosialtjenesteloven i Nav inneholder i stor grad standardtekst. Det er viktig å sitere hvilken lovtekst som er aktuell, men vedtakene viser ikke hvordan den siterte bestemmelsen kommer til anvendelse i denne konkrete saken. Vedtakene viser i varierende grad om utbetaling til kreditor skjer etter samtykke, individuell vurdering eller at særskilt begrunnelse fremgår av vedtaket. Det blir dermed vanskelig å se om klagerett og taushetsplikt blir ivaretatt.

5. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19/20
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskriften § 4

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement for Orkdal kommune vedtatt 10.09.08
• Samarbeidsavtale mellom Orkdal kommune og Nav Sør-Trøndelag av 31.08.10
• Virksomhetsplan for Nav Orkdal og Agdenes 2011
• Orkdal kommune Kommuneplanens samfunnsdel 2009-2021
• Årsmelding 2009
• Individuell plan
• Ansatte- og ansvarsoversikt pr. 27.01.11

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Retningslinjer for sosiale tjenester i Nav Orkdal pr. 10.03.11
• Regelverk og rutiner sosialtjenesten
• Kvalitetssikring av sosialtjenesten
• Rutiner krisehjelp
• Mal vedtak
• Avvikshåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 04.03.11 med program
• Div. e-post for praktisk gjennomføring av tilsynet

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
June Iversen, rådgiver
Merete Olufsen Bondø, rådgiver
Liv Murberg, seniorrådgiver/revisjonsleder