Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Nav Ørland 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Det skal særlig legge vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Tilsynet av dekket følgende avvik:

Avvik 1.

Ørland kommune v/Nav Ørland sikrer ikke ivaretakelse av taushetsplikten ved håndtering av henvendelser i front

Avvik 2:

Ørland kommune v/Nav Ørland sikrer ikke individuell vurdering ved at vilkårssetting gjøres systematisk og rutinemessig

Det ble dessuten gitt følgende merknad:

Merknad 1: 

Ørland kommune v/Nav Ørland har et forbedringspotensial for å skriftliggjøre rutiner og prosedyrer for hva som gjøres i mottaks- og

kartleggingsarbeidet for eksempel mal for innhenting av opplysninger og aktivitetsplan.

Dato: 12.05.11

Liv Murberg
revisjonsleder

June Iversen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Ørland i perioden 08.02.11 – 12.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ørland kommune er en kystkommune med 5.121 innbyggere pr. 01.01.10, en netto tilvekst på 88 personer siste år, på Fosenhalvøya.

Nav Ørland åpnet 16.10.10. Kontoret er organisert i et mottaksteam og et oppfølgingsteam. Mottaksteamet på Ørland skal ha 3,8 stilling, i tillegg 0,5 stilling som Nav Bjugn skal bidra med. Det foreligger samarbeidsavtale mellom Nav Ørland og Nav Bjugn. De kommunale tjenester som er lagt inn i Nav Ørland, er økonomisk sosialhjelp, generell rådgivning og veiledning og gjeldsrådgivning, rustjenester, boligsosial plan, bostøtte, startlån og oppsøkende virksomhet.

Nav Ørland innførte i 2010 målekort som et helhetlig styrings- og kommunika-sjonsverktøy. Kontoret er blitt mer integrert i andre kommunale tjenester bl.a. gjennom deltagelse i enhetsledergruppen og tett samarbeid med enheten helse- og familie.

Ørland kommune har arbeidet systematisk og nedlagt mye arbeid med organisering og helhetlig styring på overordnet nivå i kommunen. Dette er nærmere beskrevet i kommunens handlingsplan 2010-2014.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.11 Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.03.11.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved datasystemene Velferd og Arena.

Sluttmøte ble avholdt 09.03.11 .

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.

• Det skal særlig legge vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

5. Funn

Avvik 1.

Nav Ørland v/Nav Ørland sikrer ikke ivaretakelse av taushets-plikten ved håndtering av henvendelser i front

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• lov om sosiale tjenester i Nav 44 jf forvaltningsloven § 13 til 13 e.

Kommentar til myndighetskravet;

Besøkende som henvender seg i skranken, har krav på å få ivaretatt sin rett til at taushetsbelagte opplysninger ikke røpes overfor andre som oppholder seg i lokalet.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Nav Ørland består av et stort lokale med skranke og selvbetjeningsbokser. Det er stort innsyn i selvbetjeningsboksene. Skranken har ingen skjerming mot resten av rommet. Nye henvendelser må presentere behovet før man ser behov for samtale. Det står et lite skilt om at kunder som har behov for samtale, kan be om det. Skiltet er lite, og det er klienten som må be om enesamtale, ikke Nav som sikrer. Det fremgår at personalet har stor bevissthet om taushetsplikten og at de i stor grad bruker samtalerom. Også ved dette Nav-kontoret brukes radio som støyskjermer
• Kommunen mangler skriftlige rutiner for organisering av mottak, prosedyrer for mottak, kompetanse, plikt til råd og veiledning utover beskrivelsen ”vert publikumsmottak – rollebeskrivelse” og veilederen for Nav kontor.

Merknad 1:

Nav Ørland har et forbedringspotensial for å skriftliggjøre rutiner og prosedyrer for hva som gjøres i mottaks- og kartleggings-arbeidet for eksempel mal for innhenting av opplysninger og aktivitetsplan.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kontoret har sjekklister for nødvendig dokumentasjon i forbindelse med søknad om økonomisk sosialhjelp. Det er varierende i hvilken grad det fremgår av saksmappene hva som er kartlagt utover søknaden. Dette er opplysninger fra kartleggingsarbeid som beskrives i Arena for eksempel egenvurderingsskjema, arbeidsevnevurdering. Det skal skrives notat i journalsystemene, men på grunn av tid og arbeidsomfang, er det varierende hvor systematisk dette blir gjennom-ført. Når en sak overføres fra mottak til oppfølgingstjenesten, skal det foreligge en aktivitetsplan etter kartlegging. Datasystemene Arena og Velferd kommu-niserer ikke med hverandre noe som kan oppleves som tungvindt.
• Det foreligger Retningslinjer til bruk for sosialkontoret av 01.02.06. Den inne-holder mye feil, viser til gammel lovverk og skal revideres, men foreløpig er den i bruk i tillegg til rundskrivet til sosialtjenesteloven kap. 5.
• Søknadsskjema skal benyttes og er vedlagt retningslinjer vedr søknad om sosial hjelp og nødhjelp som grunnlag for videre behandling. Retningslinjene omfatter økonomiske forhold og inneholder bl.a. krav til rutinemessig innlevering av kontoutskrift.
• Kontoret har satt en regel om 48 timers saksbehandling av akutthjelp. Som regel blir saken behandlet på kortere tid.
• Kontoret har ingen sosialfagutdannet i mottak og det uttrykkes behov for mer sosialfaglig kompetanse. Grunnopplæring i sosiale tjenester opplyses å ha blitt gjennomført høsten 2007 med to hele dager for ansatte Nav Ørland og Nav Bjugn, deretter skulder til skulder og senere halvdager med opplæring i plenum. Nav Ørland og Bjugn har felles mottaks- og oppfølgingsmøte.

Avvik 2:

Nav Ørland sikrer ikke individuell vurdering ved at vilkårssetting gjøres systematisk og rutinemessig

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19 og 20 jf internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av saksmapper viser gjennomgående bruk av vilkår uten at saksbehandlingsreglene i § 20 følges. Mange vedtak mangler konsekvens-vurdering for eksempel i forbindelse med inngåelse av disponeringsavtale. Dersom en søker avslår Navs tilbud og dette medfører redusert ytelse, kommer det ikke frem i vedtaket at konsekvensene av reduksjonen er foretatt. Konsekvensene kan omfatte om det er barn i familien, gjennomføring av samvær mm. Det fremgår også at Nav setter vilkår om aktivitetsdeltagelse når vedkommende søker allerede er i et tiltak eller aktivitet, og uten at dette begrunnes. Vurderinger om grad av frivillighet fremgår ikke. I enkelte vedtak blandes bestemmelser fra ulike lovverk, trygdelovgivning og sosialtjenesteloven.
• Vedtakene viser i stor grad til over eller under norm for om vilkåret i § 18 er oppfylt, og omfatter i liten grad hvordan den faktiske situasjonen er lagt til grunn. Saken består av søknad, kontoutskrift, henvisning til norm og vedtak.
• Hvordan ivaretas brukermedvirkning når formuleringene ofte er – du skal, du må. Det er ikke alltid det fremgår at det foreligger avtale med søker om å sende stønad direkte til kreditor.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19, 20 og 44.
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan Nav Ørland 2011
• Aktivitetsplan år 2011 Nav
• Ørland kommune – kommentarer til rådmannens budsjettforslag 2011 fra enhetene
• Ørland kommune – Handlingsplan 2011-2014, økonomiplan og budsjett
• Samarbeidsavtale av 27.02.09 mellom Ørland kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Organisasjonsoversikt Nav Ørland
• Tjenestebeskrivelse Nav Ørland
• Reglement for delegering fra kommunestyret til rådmannen, 08.12.05
• Årsrapport 2009 Ørland kommune
• Nav Ørland – Mottaksteam av 03.02.11
• Orientering om nødvendige opplysninger og dokumentasjon i forbindelse med søknad om sosial stønad
• Retningslinjer vedr. søknad om sosialhjelp/nødhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Administrativ organisasjonsplan av 18.02.03
• Delegasjonsmyndighet – Ørland kommune/Nav Ørland av 01.03.11, oversikt over attestanter og anvisere på Nav Ørland økonomi
• Ørland kommune Enhetsleders styringsdokument 2011 Serviceløftet
• Samarbeidsavtale mellom Nav Ørland og Nav Bjugn
• Samarbeidsavtale mellom Ørland kommune og Nav Sør-Trøndelag 30.07.10 – 29.07.12
• Målekort m/statusrapport januar 2011
• Tjenesteoversikt av 06.03.11
• Stikkord til gjennomgang av Velferd
• Lederavtale for Nav-leder og Ørland kommune, Rådmannen av 18.01.10
• Sosialhjelpssatser for Nav Ørland og Nav Bjugn av 01.01.11
• Undervisningsforløbet i Lean i Fællesskab av 16.02.11
• Brosjyre Ørlandsmodellen
• Div. informasjon på kommunens nettsider

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 22.02.11 med oversendelse av dokumenter
• Div. e-post for praktisk gjennomføring av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med gjelde lovregler. Gjennom styringssystemet skal virksomheten sikre at oppgaver og tjenester utføres i samsvar med lovkrav slik at det ikke blir tilfeldig om lovbestemmelser etterleves. Hvilke funksjoner styringssystemet i form av internkontroll skal ivareta, er nærmere beskrevet i forskrift om internkontroll for kommunen i Nav. Det er et lederansvar å følge med på den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som forutsatt.

Ørland kommunes styringssystem omfatter bl.a. enhetsleders styringsdokument 2011 – serviceløftet og lederavtale mellom Nav-leder og Rådmannen. Nav-leder inngår i rådmannens enhetsledermøte. Styringskortet gir en oversikt over kommunale tjenester i Nav Ørland, utviklingsmål og prestasjonsmål. Etter revidering er nye indikatorer for kommunale tjenester, bostøtte og bolig sosialt arbeid, lagt inn i styringskortet.

Det foreligger delegasjonsreglement fra kommunestyret til rådmannen. På tilsynstidspunktet forelå ikke videre delegasjon fra rådmannen til Nav-leder, heller ikke delegasjon fra Nav-leder til saksbehandling. Det foreligger imidlertid en oversikt over attestasjoner og anvisningsmyndighet

Det fremkommer under tilsynet at personalet har kjennskap til lover og rundskriv om taushetsplikt, men kontoret har få eller ingen skriftlige rutiner for håndtering av taushetsplikten.

Kommunen og Nav har en kompetanseoversikt, men på sikt skal kompetanse-plan inn i virksomhetsplan.

Kommunen har ikke internkontrollsystem. Det er nå dannet et prosjekt for dette arbeidet , noe som planlegges ferdig sommeren 2011. Nav Ørland har ikke skriftlige rutiner og prosedyrer som hjelpemiddel for de ansatte i Nav, men de har et uformelt internkontrollsystem bl.a. ved interne diskusjoner.

Det foreligger samarbeidsavtale mellom Nav Ørland og Nav Sør-Trøndelag. Avtalen er nå evaluert, men ikke undertegnet foreløpig. Partene var imidlertid omforent om innholdet på siste partnerskapsmøte. Avtalen varer til 2012.

Avtalen mellom Nav Ørland og Nav Bjugn av 26.06.08 er også under evaluering.

Fylkesmannen mener at dette tilsynet viser at Ørland kommune ikke har tilfredsstillende styring på dette tjenesteområdet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Liv Marit Røstad	Saksbehandler	X	X
Marit Knuthaug Ervik	Nav-leder	X	X	X
Gunn Røstad	Rådmann	X	X	X
Ellen A. Mørk	Saksbehandler	X	X	X
Åse Karin Kotte	Seniorrådgiver	X	X	X
Brit Karin Bakken	Saksbehandler	X	X	X
Solvor D. Brandvik	Veileder	X	X	X
Sigrun M. Klausen	Rådgiver	X		X
Greta Solbakk	Nestleder/stedfortreder	X		X
Liss Oksvold	Veileder	X	X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

June Iversen, rådgiver

Merete Olufsen Bondø, rådgiver

Liv Murberg, seniorrådgiver