Rapport fra tilsyn med: Beboernes rett til samvær med foreldre og venner ved Ranheim Vestre

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens sikring av at beboernes rett til samvær blir oppfylt

Det ble ikke gitt avvik eller merknader som følge av dette tilsynet.

Dato: 16.05.11

Oda Reinfjord
revisjonsleder

Jostein M. Krutvik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ranheim Vestre i perioden 15.02.11 - 3.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ranheim Vestre er en statlig barneverninstitusjon godkjent for 7 beboere, hvorav 1 bor i treningsleilighet. I tillegg har Ranheim Vestre anledning til å følge opp ytterligere 2 beboere i egne leiligheter utenfor institusjonen. Plasseringshjemlene er §§ 4-4, 5. ledd, 4-12 eller 4-6, 2. ledd hvis institusjonen er tenkt å være omsorgsbasen på noe sikt.

Pr d.d. bor det 7 beboere ved institusjonen, derav bor 1 i treningsleilighet. Disse er plassert på §§ 4-4, 5. ledd eller 4-12. Alle som bor på Ranheim Vestre i dag har Trondheim kommune som plasserings-/omsorgskommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.02.11.

Åpningsmøte ble avholdt 3.05.11.

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 3.05.11.

4. Hva tilsynet omfattet

• Institusjonens rutiner for samarbeid med beboernes foresatte, herunder rutiner for å følge opp beboernes samværsplan med foreldre, søsken og andre nære pårørende.
• Institusjonens rutiner for å sikre beboerne samvær med venner og jevnaldrende.
• Tilsynet omfattet blant annet institusjonens rutiner for å sikre beboerne medvirkning i forbindelse med samvær, rutiner for evaluering og utvikling av samværssituasjonen for den enkelte beboer og rutiner for evaluering og forbedring av institusjonens tiltak og arbeidsmåter innenfor temaet samvær.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Den etterspurte dokumentasjonen fra institusjonen ble framlagt i god tid før tilsynsbesøket.

Både dokumentasjon og intervju viser at Ranheim Vestre legger stor vekt på å utvikle beboernes relasjon til foreldre. Institusjonen har opprettet en egen stilling for familieterapeut som har særlige oppgaver innenfor foreldresamarbeidet ved institusjonen, herunder gir tilbud til foreldre om veiledning. Pr. i dag står stillingen vakant pga manglende kvalifiserte søkere. I påvente av ansettelse ivaretas denne særlige oppgaven av nestleder ved institusjonen.

Institusjonen forventer at barneverntjenesten har utarbeidet en plan for beboerens samvær med foreldre og familie for øvrig, før beboer flytter inn. Dersom dette ikke foreligger ved inntaksmøtet, utarbeides planen i felleskap mellom foreldre, beboer, institusjon og barneverntjeneste umiddelbart. Underveis under oppholdet endres som oftest avtalen om samvær. I flere saker overlater barneverntjenesten denne oppgaven til Ranheim Vestre, noe som oppleves å være formålstjenlig.

Mange av beboerne ved Ranheim Vestre er frivillig plassert. Gjennom intervju kom det fram at ledelse og ansatte er vel kjent med, og har innarbeidede rutiner for, å ivareta plasseringshjemmelens betydning i forhold til foreldres rett til samvær med sine barn.

Det er særlig gjennom skole og fritidsaktiviteter at ungdommene ved Ranheim Vestre får venner og omgang med jevnaldrende. Institusjonen bestreber seg på å få til at alle beboerne har minimum en fritidsaktivitet etter eget ønske pr uke. Dokumentasjon og intervju viser at det er en gjennomgående felles forståelse i institusjonen om hvordan beboerne skal stimuleres til og hvordan det skal legges til rette for, at beboerne får dyrket sine fritidsinteresser.

Beboerne har egne mobiltelefoner og tilgang til internett, og Ranheim Vestre har godt egnede lokaler for samvær.

Intervju viser at institusjonen har kjente og innarbeidede rutiner for å ivareta ungdommenes selvbestemmelsesrett i forhold til samvær med familie og venner/jevnaldrende.

Ranheim Vestre har en godt etablert møtestruktur hvor det utføres jevnlig evalueringsarbeid i forhold til den enkelte beboer og jevnlig evaluerings- og endringsarbeid i forhold til institusjonens arbeidsmetoder og tiltak. Institusjonens arbeidsmåte, metoder og rutiner er nedtegnet skriftlig. De ansatte har tilgang til, og er kjent med hvor de finner sentrale opplysninger vedrørende hver beboer. Det er tett kommunikasjonen innad i personalgruppen ved jevnlige møter, overlappinger og løpende skriftlig dokumentasjon. Ledelsen er i stor grad til stede ved overlapping/vaktskifter. Institusjonen benytter seg av brukerundersøkelse overfor beboerne og barneverntjenestene.

Institusjonseier er i ferd med å utarbeide avviksrapporteringssystem.

Fylkesmannen fikk gjennom tilsynet et klart inntrykk av at Ranheim Vestre styrer og kontrollerer virksomheten på en måte som sikrer beboernes rett til samvær med foreldre og venner.

6. Regelverk

Det følger av barnevernloven § 5-9, 1. ledd og forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner § 5, 2. ledd og § 7 at beboerne skal ha det samvær med andre som de ønsker, så lenge dette er forenelig med beboerens alder, modenhet og formålet med oppholdet. Institusjonen skal legge til rette for hensiktsmessige besøksordninger og arbeide for å fremme kontakten mellom beboeren og familie dersom samvær ikke er avskåret gjennom vedtak fra barneverntjeneste eller fylkesnemnd.

I følge forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 3, 2. ledd bokstav c skal institusjonen ha lokaler som er egnet til samvær med familie.

Det følger av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevern-institusjoner §§ 10 og 12 at institusjonens aktiviteter skal planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene i barnevernloven med forskrifter. Internkontrollen skal tilpasses institusjonens størrelse, egenart, aktivitet og risikoforhold. Av § 12 følger at internkontrollen er ment å være en kontinuerlig prosess, og at institusjonen skal overvåke og gjennomgå denne for å sikre at den bidrar til kontinuerlig forbedring av organisasjonen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Organisasjonskart
• Oversikt over ledelse og ansatte
• Handlingsplan for 2011
• Opplæringsplan
• Rutinehåndbok for ansatte med beskrivelse av bl.a. møtestruktur, innhold i ulike møter, stillingsinstrukser, med mer

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jostein M. Krutvik og Oda Reinfjord