Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav Skaun 2011

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltning, Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen, gjennom sin styringsaktivitet, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad, blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, forvaltningsloven og krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknad om økonomisk stønad behandles i henhold til lov – og forskrift.

Det skal særlig legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser og søknader
• Kartlegging og innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger.

Det ble gitt ett avvik:

Avvik 1:

Skaun kommune v/Nav Skaun sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av søknad om økonomisk stønad.

Avviket er gitt i henhold til følgende myndighetskrav:

• lov om sosiale tjenester i Nav §§ 17, 18, 19 og 20.
• forvaltningsloven § 11 og 17
• Internkontrollforskriften § 4

Dato: 06.06.11

Liv Murberg
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Skaun i perioden 11.02.11 – 06.06.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skaun kommune er en av nabokommunene til Trondheim. Folketallet har økt de siste årene, noe som er positivt og krevende for utviklingen av lokalsamfunnet

Kommunestyret vedtok høsten 2009 en nye administrativ organisasjonsmodell noe som i det vesentlige innebar en rendyrket to-nivåmodell gjeldende fra 2010.

Kommunen har balansert målstyring med måle/styringskort med kommunale indikatorer.

Nav Skaun ble offisielt åpnet 05.07.07. Det foreligger samarbeidsavtale mellom kommunen og Nav Sør-Trøndelag og det avholdes partnerskapsmøter 1-2 ganger pr år. Nav-leder er ansatt på statlige vilkår, og deltar fast i rådmannens ledergruppe.

Det foreligger delegasjon fra Rådmannen til Nav-leder, og navngitte saksbe- handlere har anvisningsmyndighet for inntil et visst beløp. Nav Skaun har utarbeidet en organiseringsbeskrivelse, men denne er ikke datert for hvilken periode. Funksjonene til ansatte er imidlertid beskrevet her.

Av samarbeidsavtalen fremgår det at de kommunale tjenestene som er lagt inn i Nav Skaun, er lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, gjeldsordning og tilskudd og oppfølging av rusmisbrukere etter kap. 6 i sosial- tjenesteloven.

I følge samarbeidsavtalen med Nav Sør-Trøndelag skal det utarbeides felles kompetanseplan. Denne foreligger ikke, men det opplyses at kontorets kompe-tansebehov avklares i medarbeidersamtale, og skal tas inn i virksomhetsplan for Nav Skaun etter hvert.

Nav Skaun er organisert i Mottak og Oppfølgingstjeneste hvor Mottak skal ta i mot henvendelser og Oppfølging saksbehandler søknader med mer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.02.11.

Åpningsmøte ble avholdt 29.03.11.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.03.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknad om økonomisk stønad behandles i henhold til lov – og forskrift.

Det skal særlig legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

5. Funn

Avvik 1:

Skaun kommune v/Nav Skaun sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av søknad om økonomisk stønad.

Avviket er gitt i henhold til følgende myndighetskrav:

• lov om sosiale tjenester i Nav §§ 17, 18, 19 og 20.
• forvaltningsloven § 11 og 17
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ved søknad om økonomisk sosialhjelp benyttes standard søknadsskjema. I tillegg har kontoret en sjekkliste over nødvendig dokumentasjon som skal ligge ved søknaden. Det er mangelfull skriftlig beskrivelse av hvilke opplysninger som skal innhentes, kartlegginger og vurderinger som skal gjøres. Hovedregelen er at det skal gjennomføres samtale med alle søkere.
• Utover dette har Nav få prosedyrer. Det er ikke gitt opplæring i sosialtjeneste-loven i Nav.
• Kontoret har utviklet en varierende praksis for mottak av søknad. Dette gjelder bl.a. hvilke krav som settes til dokumentasjon i form av kontoutskrift, og hvilke krav som settes om registrering som arbeidsledig, før vedkommende får levere søknad. Det opplyses at det kan gis råd og veiledning om at søker bør forsøke å låne av familie/ venner før vedkommende søker om økonomisk stønad. Søker kommer ikke alltid tilbake med søknaden sin etter slik råd og veiledning, og får dermed ikke saken sin vurdert.
• Det fremkommer at mottaket har lite kjennskap til og bruk av rundskrivet om økonomisk sosialhjelp. Ved usikkerhet etterspørres sosialfaglig kompetanse i bakland hvor denne kompetansen er lett tilgjengelig. Konsekvensen kan bli mye avbrudd og fare for lang saksbehandlingstid i deres saker.
• Vedtakene inneholder mye standardtekst, og uten at det fremkommer hvordan lovbestemmelsene er vurdert. Det opplyses at kommunens norm og en helhets-vurdering av søkers situasjon, som for eksempel utgifter til barn, skal legges til grunn for individuell behandling, men praksis for dette er lite dokumentert i vedtakene. Det fremgår ikke av vedtak hvilken økonomisk beregning som ligger til grunn for innvilget stønad.
• Beslutning om nødhjelp fattes i hovedsak i Mottak, men vedtaket skrives i ettertid av saksbehandler i bakland. Nødhjelp kan gis som forskudd på eksisterende søknad om økonomisk stønad, ellers er det lite informasjon om hvilke vurderinger som skal foretas for tildeling av nødhjelp og størrelsen på hjelp. Det beskrives ulik praksis for om det fattes vedtak om avslag på nødhjelp, varierende/ og mangelfull journalskriving i Socio, en gul lapp i saken og sjelden overføringsmøte Mottak – Oppfølging.
• Når det praktiseres lite journalskriving ved kontoret, oppstår lett usikkert om saken blir tilstrekkelig opplyst sett i lys av lang saksbehandlingstid og liten tid til individuell kontakt med søker. Kontoret har en gjennomgående bruk av vilkårssetting uten at saksbehandlingsreglene i § 20 følges. Stønaden til livs- opphold kan reduseres uten at det fattes nytt vedtak, reduksjonen kan skrives som notat. Det opplyses at innvilget stønad sendes direkte til kreditor uten at det fremgår av vedtak eller journal at dette er etter avtale med søker.

Internkontroll

Nav Skaun har ikke et enhetlig internkontrollsystem, men har startet arbeid med rutinebeskrivelse. Kontoret har retningslinjer for innhenting av opplysninger, hvilke forhold som skal vurderes, lite diskusjon av praktisering av lovverket for eksempel på møter, noe som gir en fare for privat praksis hos den enkelte saksbehandler. Det har vært varierende til dels liten opplæring i sosialtjenesteloven i Nav.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19/20
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Skaun kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Organisasjonskart Nav Sør-Trøndelag
• Ansatteoversikt pr 08.03.11
• Organisasjonskart Skaun kommune sak 82/09
• Delegasjonsreglement Skaun kommune sak 70/08
• Delegering av myndighet anvisningsmyndighet økonomisk sosialhjelp,
• Kommuneplan 2004-2016
• Årsmelding 2009 med årsberetning
• Utviklingsplan for ansatte
• Årsmelding 2009 for Nav-Skaun, Skaun kommune sak 16/311
• Årsmelding 2010 for Skaun kommune – Bestilling enhetslederne
• Virksomhetsplan 2011 Nav Skaun
• Organisering Nav Skaun udatert
• Ansvars- og arbeidsbeskrivelse for rehabiliteringsteamet rev feb. -08

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Sak 6/11 Skaun kommune – Administrativ organisering – ny organisasjonsstruktur av 15.03.11
• Administrativ organisering/organisasjonsgjennomgang – mål, prinsipper og forslag til organisasjonsstruktur
• Delegasjon av myndighet Nav leder– Ansvar 1.35 av 13.07.07
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet av 09.07.07
• Introduksjonsprogram nyansatte Nav Sør-Trøndelag, udatert
• Program Fagdag Nav Skaun 21.03.11
• Rutiner for behandling av brukerreaksjoner/serviceklager Nav Sør-Trøndelag, udatert
• Lokal beredskapsplan Nav Skaun 24.08.09
• Brukerundersøkelse Sosialtjenesten 2011
• Resultatindikatorer Nav Skaun 2010
• Møteplan 2. Halvår 2011
• Serviceerklæring Nav Skaun
• Kontormøter Nav Skaun av 05.10.07
• Mottaks- og baklandsteam - rutine

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 08.03.11 og 22.03.11 med oversendelse av dokumenter
• Brev av 23.03.11 med program for tilsynet
• Div. e-post for praktisk tilrettelegging av tilsynet Einar Løvseth

8. Virksomhetens styringssystem

Nav Skaun og Skaun kommune har en lovfestet plikt til å etablere et styrings- system på området økonomisk stønad. Denne bestemmelsen ble innført 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med gjeldende lovregler. Gjennom styringssystemet skal virksomheten sikre at oppgaver og tjenester utføres i samsvar med lovkrav slik at det ikke blir tilfeldig om lovbestemmelsene etterleves. Hvilke funksjoner styringssystemet i form av internkontroll skal ivareta, er nærmere beskrevet i forskrift om internkontroll for kommunen i Nav. Det er et lederansvar å følge med på den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som forutsatt.

Fylkesmannen mener at dette tilsynet viser at Skaun kommune ikke har tilfredsstillende styring på dette tjenesteområdet. Det er manglende skriftlig sammenheng mellom opplysninger i datasystemet Socio, mapper og vedtak.

Opplysninger som fremkommer under kartlegging, behandling av søknader, samarbeidsavtaler eller i møter, blir ikke skriftliggjort. Ved fravær ved kontoret er dette svært sårbart da opplysninger ikke er nedfelt verken i vedtak eller journal.

Det er ikke iverksatt tiltak for å avdekke og registrere brudd på rutiner, prosedyrer eller regelverk på området. Når det ikke er etablert et tilfredsstillende internkontrollsystem, svekkes kommunens mulighet til å evaluere sine tjenester og dermed kunne forbedre arbeidet slik at det blir i samsvar med regelverket.

Det kunne heller ikke spores at kommunen har gjort risikovurderinger over områder hvor det er fare for svikt, eksempelvis ved sykdom.

Styringsdialogen mellom Skaun kommune og Nav Skaun ivaretas bl.a. ved at Nav leder deltar i rådmannens ledermøter. Det er utarbeidet måleparametre/kvalitetsindikatorer for å vurdere kvalitet og måloppnåelse. Rådmannen etterspør

Nav-leder på rapporteringskrav om kommunale målekort kommunale indikatorer for eksempel i enhetsledermøte. Ellers sendes ut skriftlig krav til rapportering for eksempel i forbindelse med årsrapportering, budsjettarbeid og lignende. Det er mer uklart i hvilken grad styringsdialogen Nav-leder og saksbehandlere ivaretas for eksempel ved etterspørring på møter, systematisk situasjonsrapportering og lignende.

Nav Skaun er inne i en vanskelig periode med marginal bemanning og krav til innstramninger. I en slik situasjon blir det ekstra viktig med risiko- og sårbar-hetsanalyser av konsekvenser for bl.a. de kommunale tjenester.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Einar Løvseth	Nav-leder	X	X	x
Line Nordahl	Konsulent	X	X	X
Geir Evjen	Ass. rådmannen	X	X	X
Åsmund Larsen	Konsulent	X	X	X
Marit Storlimo	Rådgiver mottak	X	X	X
Ann Kristin Wilmann	Konsulent	X
Marit Berg Eldegard	Rådgiver			X
Elisabeth Fossum	Rådgiver			X
Azra Kapidzic	Rådgiver			X
Lars Landsem	Rådgiver		X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

June Iversen, rådgiver

Merete Olufsen Bondø, rådgiver

Liv Murberg, seniorrådgiver