Rapport fra tilsyn med institusjonens bemanning og de ansattes kompetanse ved Storbuan Ungdomshjem 2011

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn i form av systemrevisjon med Storbuan Ungdomshjem. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens sikring av tilstrekkelig bemanning og kompetanse

Det ble ikke gitt avvik eller merknader som følge av dette tilsynet.

Dato: 22.12.11

Oda R. Reinfjord
revisjonsleder

Ingrid Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Storbuan Ungdomshjem i perioden 30.06.11- 27.09.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler først og fremst avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Storbuan Ungdomshjem er en statlig institusjon, godkjent for åtte ungdommer plassert etter barnevernloven §§ 4-4, 5. ledd, 4-12 og 4-6 dersom institusjonen er planlagt sted for etterfølgende langtidsplassering.

Storbuan Ungdomshjem endret målgruppen for institusjonen for drøyt ett år siden. I dag er målgruppen uintegrerte l disintegrerte ungdommer uten kjent rusproblematikk eller erfaring fra alvorlig kriminalitet. Fra 1.1.11har de ansatte ved institusjonen gått i "langturnus" der de ansatte er fordelt i fire team med tre 100%-stillinger og en nattvakt/kveldsvakt i 75% stilling.

Ifølge institusjonsplanen har Storbuan Ungdomshjem som målsetting å være en omsorgsbase preget av gode relasjoner, forutsigbarhet, langsiktig tenkning, mestringsbetingelser, løsningsorientering og riktig behandling til riktig tid. I tillegg til godt miljøterapeutisk arbeid med ungdommene er arbeid med familie­ og nettverk og relasjoner særlig vektlagt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.06.11.

Åpningsmøte ble avholdt 27.09.11.

Intervjuer: 5 personer ved institusjonen ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før og under tilsynsbesøket, er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Sluttmøte ble avholdt 27.09.11.

4. Hva tilsynet omfattet

• institusjonens rutiner for å sikre tilstrekkelig bemanning til enhver tid ved institusjonen
• institusjonens rutiner for å sikre nødvendig kompetanse i forhold til beboergruppen
• hvorvidt internkontrollen bidrar til å sikre tilstrekkelig og kompetent bemanning til enhver tid ved institusjonen

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Den etterspurte dokumentasjonen fra institusjonen ble framlagt i god tid før tilsynsbesøket.

Både dokumentasjonen og intervju viser at Storbuan Ungdomshjem har lagt betydelig vekt på å få til en vaktplan som vil gi ungdommene stabilitet og trygghet under oppholdet.

Det har vært satset bevisst på å rekruttere kompetanse tilpasset institusjonens nye målgruppe. Over 60 % av de faste ansatte har barnevernfaglig kompetanse.

Institusjonen har lagt stor vekt på kompetanseheving for å tilpasse seg institusjonens endrede målgruppe. Det har vært arbeidet målrettet for å skape en felles faglig plattform som utgangspunkt for det miljøterapeutiske arbeidet med ungdommene, og arbeidet aktivt med bevisstgjøring hos alle ansatte på institusjonens behandlingsmetoder. Det er etablert faste ordninger med både ekstern veilednin og intern faglig oppfølging i ulike møteformer og individuelt. Institusjonens målsetting om at alle miljøterapeutene skal ha ART-trener­ utdanning er snart oppnådd.

Gjennom intervju kom det fram at de ansatte har et bevisst forhold til institusjonens målsetting og faglige forankring. Det har vært lagt ned et stort arbeid i å utarbeide tydelige, skriftlige rutiner, sjekklister for oppgaveutførelse ved institusjonen med mer. Ved intervju kom det fram at disse er kjent og forstått i alle ledd i organisasjonen. Storbuan Ungdomshjem har en fast, tett og innarbeidet møtestruktur. Sammen med klare dokumentasjonsrutiner bidrar møtestrukturen til å sikre kontinuitet og faglighet i arbeidet rundt den enkelte ungdom. Storbuan Ungdomshjem gjennomfører årlige medarbeidersamtaler. Institusjonen har system for å vurdere, evaluere og endre både arbeidet med den enkelte ungdom og det overordnede arbeidet og rutinene ved institusjonen. Det er en målsetting i institusjonens forbedringsarbeid å nyttiggjøre seg erfaringer fra ungdommene, foreldrene og samarbeidspartene. Tilsynet fikk et klart inntrykk av at Storbuan Ungdomshjem har en internkontroll som er kjent og som fungerer etter intensjonen på det tilsette området.

6. Regelverk

• lov om barneverntjenester
• forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
• forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Institusjonsplan
• Kvalitetskontroll 2010 - brev av 19.04.11 fra BUF-etat
• Gjeldende godkjenningsdokument
• Stillingsplan
• Opplæring og kompetanseplan for Storbuan 2011
• Dokument for medarbeidersamtaler
• Protokoll, forhandlingsmøte i FAD - avtale om langturnus
• Kompetanse og stillingsoversikt over alle ansatte
• Rutine 7.1.1 Internkontroll
• Rutine 7.1.2 Sjekkliste for årlig gjennomgang og oppdatering av rutinehåndboka
• Rutine 1.2.4 Fagdag
• Rutine 4.2.10 Veiledning
• Rutine 4.2.8 Opplæring av nytilsatte
• Rutine 4.2.9 Avkryssingsskjema opplæring for nytilsatte
• Vaktfordeling/ turnus
• Kopi av turnusplan fra 22.08.11
• Oversikt over flere relevante internkontrollprosedyrer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Plan for tilsynsdagen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok
Ingrid Skjetne og Oda Reinfjord