Rapport fra tilsyn med bemanning og kompetanse ved Stormyra Ritell DA 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens styringssystemer for å ivareta krav til bemanning og institusjonens kompetanse.

Dato: 22.12.2011

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Ingrid Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stormyra Ritell DA i perioden 06.10.2011 – 15.11.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stormyra Ritell er lokalisert på Fosen, i Bjugn kommune. Institusjonen er godkjent for å ta i mot 16 barn i alderen 11 til 18 år. Hjemler for plassering kan være: barnevernlovens § 4-4 5. ledd, § 4-12, § 4-24, og §§ 2-6 og 4-25 når det er en intensjon om langsiktig plassering. Institusjonen har fire avdelinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.10.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.11.2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.11.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens system for å sikre at institusjonens bemanning og kompetanse er i trå med kravene i barnevernlogivingen.

5. Funn

Merknad 1:

Institusjonen bør tydeliggjøre og få en økt bevissthet om eget internkontrollsystem.

Forbedringsområder

Institusjonen har en utydelig opplæringsplan, med lite relevant teoretisk innhold. Det kan virke som om det er lite bevissthet hos ledelsen om bruk av planen som et styringsverktøy. Kvalitetssikringen av opplæringen av de ansatte er uklar. Det finnes registreringsskjema over kompetansebehov og ønsker til den enkelte ansatte, men dette brukes i liten grad som styringsdokument.

Tilsynet avdekket ulik kompetanse hos de ansatte om institusjonens målgruppe og mindre kunnskap om institusjonens målsetting. Det var videre samlet sett en svak bevissthet om institusjonens metodegrunnlag. Institusjonens internkontroll var det også relativt lite bevissthet og kunnskap om.

Positive funn:

Institusjonen har en god oppfølging av enkeltsaker og lav terskel for å sørge for veiledning fra institusjonens faste psykologkonsulenter.

Videre har de et godt system for evaluering av tiltakene. En daglig gjennomgang av dagens hendelser av kveldsvaktene, og hyppige samtaler med ledelsen om enkeltsaker bidrar til å sikre dette. Evalueringen skjer både systematisk og tilfeldig. Videre er det ukentlige møter i personalgruppa med gjennomgang av tiltakene.

Institusjonen har en tydelig struktur og ansvarsfordeling på skriftlig rapportering knyttet til det enkelte barn.

Tilsynet avdekket gjennom intervju og dokumentgjennomgang at det er stor trygghet i roller og fordeling av ansvarsoppgaver. Institusjonens organisering sørger for at beslutningstakerne alltid er tilgjengelige på institusjonen.

Institusjonen har en tydelig formulert målsetting, målgruppe og metodegrunnlag i trå med kravene i internkontrollforskriftens § 2.

Videre finner Fylkesmannen det positivt at institusjonen har en lav terskel for veiledning både ansatte i mellom og av psykologkonsulentene.

Institusjonen har en bemanningsnorm med fagutdannede som er i trå med regelverket.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 5-10
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i institusjon

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Stillingsinstruks for medarbeidere og Stormyra prosedyrer
• Opplæringsplan for ansatte
• Oversikt over alle ansatte med stillingsandel, funksjon og kompetanse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Skjema for opplæring av ansatte i barnevernlovgivingen og tilhørende forskrifter
• Skjema for opplæring av nytilsatte

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Rapporter etter tidligere tilsyn
• Godkjenningsvedtak fra Buf-etat Region Midt-Norge

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ingrid Skjetne og Torbjørn Løvaas