Rapport fra tilsyn med politiattester og oppbevaring av økonomiske midler m.m. ved Trondheim kommune Gartnerhaugen videreføringsenhet 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens system for å ivareta myndighetskrav knyttet til politiattester for ansatte og oppbevaring av beboernes økonomiske midler m.m.

Det ble gitt ett avvik:

Avvik 1

Institusjonen har ikke samlet sett en god nok internkontroll gjennom sitt styringssystem og sine styringsdokumenter.

Dato: 15.12.2011

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Ingrid Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune, Gartnerhaugen videreføringsenhet i perioden 14.02.2011 - 14.12.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gartnerhaugen er en kommunalt eid barneverninstitusjon, lokalisert i Trondheim kommune. Institusjonen er i Buf-etat sitt vedtak av 14.10.-08 og siste regodkjenning av 25.11.2011 godkjent for inntil fem barn i alderen 16 til 18 år ved inntak. Godkjente plasseringshjemler er bvl § 4-4 5. ledd og § 4-12.

Målgruppen er ungdom på veg til en selvstendig tilværelse, og bor i egne leiligheter med tilsyn og oppfølging.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.12.2011.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.12.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens rutiner for å innfri myndighetskrav knyttet til politiattester for ansatte og oppbevaring av beboernes økonomiske midler m.m.

Både den praktiske gjennomføringen i institusjonen på de meldte områder, og institusjonens internkontroll og styringssystemer er gjenstand for tilsyn.

5. Funn

Avvik 1

Institusjonen har ikke samlet sett en god nok internkontroll gjennom sitt styringssystem og sine styringsdokumenter.

Institusjonen beskriver i den innsendte dokumentasjonen at internkontrollen ikke er på plass. Ny leder har iverksatt tiltak for å:

• “Gå igjennom gjeldende internkontroll for å sikre at alle dokumenter er oppdatert og gjeldende i henhold til lov, forskrift og rutiner”
• “Lage rutiner som sikrer at internkontrollsystemet er oppdatert
• “Lage rutiner som sikrer at alle ansatte kjenner gjeldende lov, forskrift og rutiner
• “Lage rutiner for risiko og sårbarhets analyse
• “Utvikle rutiner for bruk av Trondheim kommunes felles avvikssystem”

Tilsynet fikk bekreftet gjennom intervju at dagens praksis på institusjonen har manglende fokus på systematisk evaluering av rutiner og prosedyrer. Den evalueringen som skjer kan være en gjennomgang og evaluering av eksisterende tiltak og prosedyrer, når ulike problemstillinger dukker opp.

Tilsynet avdekket en uklar praksis om hvorvidt det sikres at politiattester foreligger før ansatte begynner i jobb. Dette var spesielt knyttet til endring av eksisterende arbeidsforhold. Institusjonens skriftlige rutiner på dette området var tilfredsstillende.

Tilsynet avdekket videre en til dels vag prosedyre knyttet til oppbevaring av økonomiske midler og eiendeler. Alle de intervjuede var kjent med at det var mulig å oppbevare økonomiske midler i en safe. Praksisen på dette området var entydig. Her var det også utarbeidet en kvitteringsliste for innskudd og uttak av safen.

Beboerne på institusjonen skal etter rutinebeskrivelsene også disponere en bod hver til oppbevaring av eiendeler. Her praktiserte institusjonen at det var personalet som disponerte nøklene til bodene. Det ble imidlertid ikke laget en fortegnelse over hva beboerne hadde i “sin“ bod.

Fylkesmannen oppfatter dette som at beboerne kan levere inn eiendeler til oppbevaring. Institusjonen skal da i trå med § 11 i rettighetsforskriften føre en oversikt over eiendeler som den mottar til oppbevaring for beboeren.

Fylkesmannen kunne ikke avdekke gjennom intervju eller ved dokumentasjons gjennomgang, at det hadde forekommet noen opplæring eller gjennomgang av gjeldende og nytt regelverk på de fagområdene som var i fokus ved dette tilsynet. Institusjonen mangler også en opplæringsplan, jf. internkontrollforskriften § 12c.

Det vises videre til Barne, ungdoms og familieetaten Region Midt-Norge sin rapport av 25.11.2011; “Rapport fra etterfølgende kontroll ved Gartnerhaugen”.

Her forutsettes det som ett av åtte punkt for opprettholdelse av godkjenningen at institusjonen” oversender en detaljert opplæringsplan som viser hvilke opplæringstiltak som skal gjennomføres siste halvdel av 2011 og første halvdel av 2012, herunder dato for gjennomføring. Frist 15.01.2012.”

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester:
  
  § 5-9. Rettigheter under opphold i institusjon som er omfattet av § 5-1 og private og kommunale institusjoner som er godkjent etter § 5-8§ 5-9. Rettigheter under opphold i institusjon som er omfattet av § 5-1 og private og kommunale institusjoner som er godkjent etter § 5-8
  
  § 5-10. Generelle krav til institusjoner og sentre for foreldre og barn
  
  § 6-10. Politiattest
  
• Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven, jf. barnevernloven § 6-10:
  
  § 2
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner, jf. barnevernloven § 5-10
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, jf. barnevernloven § 5-9
• Politiregisterloven:
  
  § 39. Politiattest for personer som skal ha omsorg for eller oppgaver knyttet til mindreårige (barneomsorgsattest)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Gartnerhaugen
  - Fakta om institusjonen
  - Målgruppe målsetting og metodikk
  - Materielle krav
  - Institusjonens lokalisering
  - Bemanning og kompetanse
  - Oppbevaring av private eiendeler og penge
  - Medisinsk tilsyn og behandling
  - Oppbevaring og behandling av personopplysninger
  - Beboernes rett til medvirkning
  - Internkontroll
  - Institusjonsplanens status
  - Oversikt over lovverk
  - Vedlegg til institusjonsplanen:
  
  Det var lagt ved 17 vedlegg til institusjonsplanen. Følgende fire var relevant for tilsynet:
  - Vedlegg 1a Organisasjonskart
  - Vedlegg 1b Ansatte informasjon
  - Vedlegg 5.3.2 Rutiner knyttet til fremleggelse av politiattest ved ansettelse
  - Vedlegg 6 Oppbevaring av private eiendeler og penger

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Politiattester på de fem sist tilsatte
• Registreringsskjema for oppbevaring av penger og eiendeler

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Ingrid Skjetne og rådgiver Torbjørn Løvaas