Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten ved Trondheim kommune, Barne- og familietjenesten, Heimdal 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Gjennomføring av undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3

Herunder følgende undertema:

Sikrer kommunen:

• at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• barns rett til medvirkning i undersøkelsen
• at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5.

Herunder følgende undertema:

Sikrer kommunen:

• at det foretas en tilstrekkelig evaluering
• barns rett til medvirkning i evalueringen
• at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1:

Trondheim kommune sikrer ikke at det i alle saker gjennomføres tilstrekkelige undersøkelser i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik 2:

Trondheim kommune sikrer ikke i alle saker at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Dato: 07.12.2011

Berit Hågensen
revisjonsleder

Jostein Magne Krutvik
revisor

Ingrid Skjetne
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune, Barne- og familietjenesten, Heimdal, i perioden 13.07.2011 – 26.10.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenestene i kommunene i 2011. Tilsynet er initiert av Statens helsetilsyn. Alle fylkesmannsembetene skal gjennomføre tilsyn i minst tre kommuner i inneværende år. Revisjonstemaene er like for samtlige kommuner.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 4.ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune er organisert under Kommunaldirektør for oppvekst og utdanning, som har rådmannsfunksjonen. Kommunen er organisert i en to-nivåmodell. Kommunaldirektøren har ansvar for overordnet planlegging og styring av sine områder.

Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune er delt inn i fire bydeler, hvor det finns følgende tjenester:

• kommunehelsetjeneste
• pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)
• sosiale tjeneste
• barneverntjeneste

Hver barne- og familietjeneste er organisert i en tiltaks- og en forvaltningsenhet. I tillegg består barne- og familietjenesten i Trondheim kommune av 3 byomfattende enheter: omsorgsenheten, ungdomsenheten og avlastningstjenesten for barn og unge.

Forvaltningsenhetene er en del av det offentlige servicekontoret i hver bydel, og mottar, vurderer og behandler henvisninger/søknader om ulike kommunale hjelpe- og omsorgstjenester til barn og unge og deres familier.

Forvaltningsenhetene har ansvar for mottak og gjennomgang av meldinger, undersøkelser og saksbehandling i henhold til Lov om barneverntjenester (bvl).

Tiltaksenhetene følger opp og utfører hjelpetiltak som igangsettes for hjemmeboende barn og deres familier i henhold til Lov om barneverntjenester.

Tilsynet fant sted ved Barne- og familietjenesten (BFT), Heimdal forvaltning.

BFT, Heimdal forvaltning har i alt 27 stillinger. Enheten har ungdoms-, småbarns-, skoleteam. Det er fagledere for mottak, undersøkelser/frivillige tiltak og for plasserte barn. Leder for BFT, Heimdal forvaltning rapporterer direkte til kommunaldirektøren.

Pr. 30.06.2011 mottok 262 barn hjelpetiltak av barneverntjenesten ved BFT, Heimdal forvaltning. Av disse var 148 plassert utenfor hjemmet etter bvl § 4-4, 5. ledd. 82 barn var under omsorg, jf bvl §§ 4-12 og 4-8, 2.- og 3.ledd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.06.2011 og 13.07.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 30.06.2011

Åpningsmøte ble avholdt 05.10.2011.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.10.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med to hovedtema:

• Om kommunen sikrer at barnevernundersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen gjennomfører tilstrekkelige undersøkelser som sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og om det blir foretatt konkrete og individuelle vurderinger før undersøkelsene konkluderes.
• Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen foretar tilstrekkelige og nødvendige evalueringer av barnas situasjon og om det foretas forsvarlige vurderinger før evalueringene avsluttes.

For begge tema ble det spesielt sett på om barnas rett til medvirkning ble sikret.

5. Funn

Det ble gitt følgende avvik:

Avvik 1:

Trondheim kommune sikrer ikke at det i alle saker gjennomføres tilstrekkelige undersøkelser i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Bvl § 6-9 som sier at en undersøkelse etter § 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfelle kan fristen være seks måneder.
• Bvl § 6-4,1. ledd som sier at opplysninger så langt som mulig skal innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.
• Bvl § 6-3, beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne.
• Bvl § 6-3, 2. ledd sier at et barn kan opptre som part i en sak og gjøre partsrettigheter gjeldende dersom det har fylt 15 år og forstår hva saken gjelder
• Forvaltningsloven § 11 d og ulovfestede regler om god forvaltningsskikk angående krav om løpende dokumentasjon i saksbehandlingen.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av saksmapper viser ikke i tilstrekkelig grad hva som er gjort og vurdert i sakene. Det er ulikt hva som dokumenteres og hvordan det dokumenteres.
• Gjennom intervju kommer det fram at det er ulik praksis når det gjelder å dokumentere saksopplysninger.
• Gjennom intervju kommer det fram at oppstart av undersøkelser som ikke er akutt, kan bli liggende i over 1 mnd, etter at det er besluttet å gjennomføre en undersøkelse.
• Gjennomgang av saksmapper og fristskjema fra inneværende år viser at det i flere saker går over 1 mnd fra meldingen er ferdig gjennomgått til undersøkelsen i saken iverksettes.
• Ved intervju og saksgjennomgang kommer det fram at det er ulik praksis for å få samtykke av partene til innhenting av opplysninger, bvl §§ 4-3, jf 4-4. Dette gjelder hvilke opplysninger som skal innhentes og av hvem en skal innhente opplysninger fra.
• Ved intervju og saksgjennomgang kommer det fram at det ikke innhentes samtykke fra barn over 15 år.
• Ved intervju kommer det fram at det gjennomføres samtaler med barn i undersøkelsesfasen, men at det ikke dokumenteres tilstrekkelig.
• Dokumentinnsyn viser at det ble gjennomført samtaler med barn i 17 av 20 saker. I 10 av 20 saker er innholdet i samtalen med barnet og barnets syn i saken ikke dokumentert eller den er mangelfullt dokumentert.
• I kun 1 av 20 saker er det dokumentert at barnet er informert og gitt anledning til å uttale seg i saken.

Avvik 2:

Trondheim kommune sikrer ikke i alle saker at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Bvl § 4-5 om oppfølging av hjelpetiltak sier:
• ”Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig.”
• Bvl § 6-3 beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ved rapportering pr 30.06.2011 kommer det fram at 40 av i alt 262 barn som har hjelpetiltak mangler tiltaksplan, jf. § 4-5.
• Ved intervju kommer det fram at det pr. i dag utarbeides tiltaksplaner for alle barn som har hjelpetiltak, men at det mangler for noen av de som har hatt hjelpetiltak over tid og har fått fornyet tiltaket.
• Ved saksgjennomgang sees tiltaksplaner med generelle målsettinger. I flere tiltaksplaner mangler kriterier for hvordan målet skal nås, tidspunkt og hyppighet for evaluering.
• Ved saksgjennomgang finnes bare unntaksvis dokumentasjon på at barn blir hørt og deres rett til å uttale seg ved evaluering av saker.
• Ved saksgjennomgang finnes det ikke dokumentert at evaluering foregår i alle saker.
• Ved saksgjennomgang er det bare unntaksvis dokumentert at det blir gjennomført en oppsummering/samlet vurdering av om tiltakene var hensiktsmessige sett i forhold til barnets hjelpebehov.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter
• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

7. Vurdering av kommunens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf bvl § 2-1, 2. ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Barnevernloven inneholder også bestemmelser om styring og ledelse og disse må sees i sammenheng med kravene til internkontroll.

Trondheim kommune har et kvalitetssystem, som er nedfelt elektronisk i “Kvaliteket” som er tilgjengelig for ansatte i BFT. Systemet ivaretar muligheter for kvalitetsforbedringer og avviksmeldinger. Det er utarbeidet skriftlige rutiner/ prosedyrer innenfor alle områder på barnevernsfeltet. “Kvaliteket” er godt kjent blant de ansatte, og systemet for avviksmeldinger blir brukt. Møtearenaer er beskrevet, med hyppighet,omfang og deltakere. Lederavtalen er utarbeidet og avklarer felles resultatmål og resultatmål ved den enkelte enhet, samt hvilken støtte rådmannen skal gi for at målene nås.

Gjennom intervju og dokumentgjennomgang kommer det fram at praksis ikke alltid samsvarer med kommunens rutiner- og prosedyrebeskrivelser på alle områder. Dette gjelder spesielt evaluering av hjelpetiltak og iverksettelse av tiltak i hjemmet.

Ved intervju kommer det fram at ansatte og ledelse har oversikt over de områder som svikter, men at det ikke har vært satt inn tilstrekkelige korrigerende tiltak for å rette opp svikten. Dette gjelder spesielt manglende dokumentasjon og journalføring.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av 20 avsluttede undersøkelsessaker
• Kopi av 20 saksmapper med tiltak som er igangsatt
• Organisasjonskart som viser ansvar og oppgaver, funksjonsbeskrivelser, lederavtale
• Delegasjonsbestemmelser, underskriftsrutiner
• Liste over ansatte i barne- og familietjenesten
• Internkontrollbeskrivelse
• Kvalitetssystemet med beskrivelse av rutiner og prosedyrer
• Arbeidsplan i fht bruk av effektueringsverktøyet.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Utfyllende opplysninger i 3 av saksmappene som gjelder gjennomførte og avsluttede undersøkelser.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om formøte, dat. 06.06.2011.
• Varselbrev, dat. 13.07.2011.
• Etterspurt dokumentasjon mottatt 23.08.2011.
• E-poster om den praktiske gjennomføringen.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Aase Prytz Slettemoen	Enhetsleder BFT forvaltning	X	X	X
Lars Mostad	Rådgiver, Rådmannen	X	X	X
Runhild Gaare	Barnevernkonsulent/fagleder, BFT forvaltning	X	X	X
Astri Bryn	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning	X	X	X
Ann Christin Holbø	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning	X	X
Mona Andersen	Fagleder, BFT forvaltning	X	X
Beate Blom	Barnevernkonsulent, BFT tiltak	X	X	X
Helen Svea Olsen	Fagleder, BFT forvaltning	X	X	X
Bodil Solem	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning		X	X
Hilde Maaø Olsen	Enhetsleder, BFT tiltak	X
Stine E. Jensen	Fagleder, BFT forvaltning	X
Mona Johansen	Barnevernkonsulent, BFT tiltak	X		X
Bente Thronæs	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning	X
Unni Marie Lindbak	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning	X		X
Une B. Mikkelsen	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning	X		X
Marit Irene Sollie	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning			X
Torgeir Meder	Saksbehandler, BFT forvaltning			X
Heidi Eliassen	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning			X
Ingvill Lund	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning			X
Cilje Hinsverk	Ped.psyk. rådgiver,BFT forvaltning			X
Andrea Sandnes	Student, BFT forvaltning			X
Anita Meder	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning	X
Åshild Myrvang	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning			X
Maria Kroken	Barnevernkonsulent, BFT forvaltning			X
Camilla Nordmo	Student, BFT tiltak			X
Merete Lenes	BFT forvaltning			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Berit Hågensen, revisjonsleder
Ingrid Skjetne, revisor
Jostein Magne Krutvik, revisor