Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i Nav ved Nav Tydal 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.
• Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

I henhold til plan for tilsyn med sosialtjenesten i Sør-Trøndelag har Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomført tilsyn med sosialtjenesten i NAV i Tydal kommune.

Tilsynet er et ledd i landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav initiert av Statens helsetilsyn. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt.

Utgangspunktet for tilsynet er bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19, saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, forvaltningsloven og krav til internkontroll. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt 2 merknader.

Merknader

• NAV Tydal har et forbedringspotensial for å utarbeide, revidere og implementere prosedyrer for områder hvor det er avdekket risiko/sårbarhet.
• NAV Tydal har et forbedringspotensial i sin saksbehandling og dokumentasjon ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.

Dato: 07.03.2011

Ingrid Karin Hegvold
revisjonsleder

Merete Olufsen Bondø
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Tydal i perioden 14.12.2010 - 19.01.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tydal kommune er en fjellkommune med 857 innbyggere. Kommunen har todelt organisasjonsmodell med rådmann og tre fagsjefer. NAV er organisatorisk underlagt fagsjef helse, sosial og omsorg. Kommunestyret vedtok 15.05.08 å oppnevne et klientutvalg som behandler klager over administrative vedtak, søknad om sosiale lån og garantier over 20.000 etter § 5-1 og 10.000 etter 5-2 etter daværende sosialtjenestelov.

Tydal kommune og NAV Sør-Trøndelag har avtale om enhetlig administrativ og faglig ledelse. Leder skal ansettes på kommunale vilkår og er underlagt styringslinjene i kommunen og Arbeids- og velferdsetaten. Leder forholder seg til begge eiere. Det avholdes møte mellom rådmann i Tydal kommune og fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov, men minst to ganger pr. år.

NAV omfatter 0,5 årsverk kommune og 1,5 årsverk statlig. NAV Tydal har to ansatte hvorav leder som er kommunalt ansatt. Kommunens hovedoppgaver i NAV er spesifikt knyttet til lov om sosiale tjenester i NAV, rusomsorg, kommunale sysselsettingstiltak, gjeldsordning, bostøtte, støttekontakter og transportkuponger.

NAV Tydal er i større grad enn andre kommuner avhengig av å skaffe tiltaksplasser innen egen kommune som følge av beliggenhet, og i stedet for å kunne benytte arbeidsgivere, arbeidsplasser og AMO-kurs i nabokommuner. Manglende bussforbindelse er en viktig årsak til dette.

Det avholdes faste møter som blant annet sektormøter, avdelingsmøter og ledermøter internt i kommunen

Det er i 2010 etablert et lokalt brukerråd med representanter fra lokale organisasjoner. Det er gjennomført en brukerundersøkelse i NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.12.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.01.2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 19.01.2011.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Det skal legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Tilsynet hadde spesiell oppmerksomhet på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Merknad 1

NAV Tydal har et forbedringspotensial i å utarbeide, revidere og implementere prosedyrer for områder hvor det er avdekket risiko/sårbarhet.

Merknaden bygger på følgende:

• Tilsynet viser at ansvar og myndighet oppfattes noe uklart
• Delegasjonsreglementet er ikke oppdatert
• Det ble laget en kompetanseplan ved etableringen av NAV. Ved intervju fremkommer at denne ikke er fulgt opp i ettertid
• Systemet for avvikshåndtering er mangelfullt.
• Det er nylig utarbeidet en prosedyre ved søknader om akutt eller nødhjelp etter lov om sosiale tjenester i NAV. Prosedyren er ikke formelt behandlet og godkjent. Tilsynet avdekket at det ved ett tilfelle ble ytt mangelfull hjelp i forbindelse med at det ikke var personell til stede ved NAV-kontoret

Merknad 2

NAV Tydal har et forbedringspotensial i saksbehandling og dokumentasjon ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.

Merknaden bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av klientmappene fremstår sakene godt opplyst, men det kan være vanskelig å lese av vedtaket hva det er søkt om, søknaden mangler underskrift av søker, og det kan være vanskelig å se hvordan Nav har kommet frem til innvilget beløpsstørrelse.
• Det er intern ulik praksis for dokumentasjon av henvendelser
• Det fremkommer at NAV-kontoret har god kunnskap om klientene, men det fremkommer ikke alltid hvor opplysningene er hentet eller hvor de kan finnes
• Manglende skriftliggjøring i forbindelse med ett krisehjelpsvedtak, og i en mappe manglet krisehjelpsvedtaket. Dette ble senere funnet i en perm
• Det fremkommer av klientmappene at NAV-kontoret overfører ytelser til kreditor uten at det fremkommer at det er etter avtale med søker.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg

• Tilsynet viser at det:
  - gis opplysning, råd og veiledning
  - gjengjennomføres samtaler med søkere og det kartlegges etter behov
  - foretas individuelle vurderinger
• Nav Tydal er sårbar ved fravær ved kontoret. Kontoret har utarbeidet en praksis for å ivareta henvendelser ved å benytte kommunens servicetorg under fravær. Det inngås videre avtaler med fagsjef for helse, sosial og omsorg og rådmann for å ivareta evt. henvendelser om krisehjelp.
• Kommunen benytter et elektronisk kvalitetssystem CAF, som er et helhetlig kvalitetsverktøy som brukes i arbeidet med å brukerrette og utvikle offentlige virksomheter og brukes også til å måle og dokumentere resultatene av igangsatt forbedringsarbeid. Systemet er innført og er under implementering. Det gjennomføres nå en CAF-analyse for andre gang. Kommunen er i samarbeid med Værnesregionen om et felles avviks- og internkontrollsystem som innføres i 2011.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV
• Forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Tydal kommune - NAV Sør- Trøndelag med vedlegg
• Organisasjonskart Tydal kommune
• Delegasjonsreglement med vedlegg
• Overordnet virksomhetsplan for NAV Tydal (prioriterte mål og oppstartskriterier) med vedlegg
• Årsmelding 2009 NAV Tydal
• Oversikt over ansatte i NAV Tydal
• Mandat for tverrfaglig samarbeid med vedlegg
• Interne prosedyrer for behandling av søknad om økonomisk sosial stønad, NAV Tydal

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 13 klientmapper
• NAVS brukerundersøkelse fra desember 2010
• NAV Tydals målekort med indikatorer
• CAF. En kvalitetsmodell for offentlige virksomheter
• Systematisk kvalitetsutvikling i Tydal kommune, Rapport CAF egenvurdering 2009.
• Prosedyre for søknader om akutt økonomisk sosialhjelp.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn og program for tilsynsdagene av 14.12.10
• Dokumentasjon mottatt i brev av 30.06.2010.
• Div. e-poster om praktisk tilrettelegging av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Rådgiver June Iversen
Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold (revisjonsleder)