Rapport fra tilsyn med institusjonens krav til bemanning og ansattes kompetanse ved Våre Hjem as 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens styringssystemer for å ivareta krav til bemanning og institusjonens kompetanse.

Dato:

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Jostein Krutvik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Våre Hjem as i perioden 16.11.2011 - 07.12.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.11.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.12.2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.12.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens rutiner for å ivareta kravet til bemanning og ansattes kompetanse, herunder system for å ivareta institusjonens plikt til å føre internkontroll.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknad som følge av tilsynet.

Institusjonen sendte inn den etterspurte dokumentasjonen i en framstilling som var svært ryddig og oversiktlig. Dokumentasjonen inneholdt gode beskrivelser av bl.a miljøterapeutrollen, og ansvarsfordeling og oppgaver i institusjonen kom tydelig fram. Øvrig faglig dokumentasjon ga også gode beskrivelser.

Dokumentasjonen viste videre målgruppe og metoder for institusjonen. Det ble videre dokumentert at dette var gjennomgått på felles fagdager i institusjonen. Intervju viste at dett også var internalisert i personalgruppen.

Dokumentasjonen viste også at institusjonen har en plan for– og mål med eget forbedringsarbeid.

Institusjonen har lagt vekt på skolering av eget personale, og kunne vise til en god og relevant opplæringsplan, og mange felles fagdager. Institusjonen har også hatt et gruppe arbeid gående blant personalet, som har resultert i framlegg for øvrig miljøpersonale med sentrale tema. Institusjonen har også hatt felles veiledning av ulike sentrale fagpersoner. Medarbeider samtaler gjennomføres jevnlig.

Institusjonen har etablert, og er i ferd med å koble på alle avdelingene på et intranett system. Dette bidrar til å sikre tilgangen til informasjon på en god måte.

Videre ble det dokumentert, og vist i intervju, at institusjonen har fokus på nyttiggjøring av tilbakemeldinger fra beboere pårørende og øvrige samarbeidspartnere.

Institusjonen tilfredsstiller kravene til fagutdannete samlet sett. Graden av faglærte på de ulike avdelingene varierer noe, men tilsynet finner at lovens krav er i varetatt.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan med organisasjonskart
• Ledelsens rutiner for styring av institusjonen:
  o Møtestruktur og beslutningsstruktur
  o Våre Hjems strategimodell
  o Fokusområder/virksomhetsplan 2011
  o Mal for medarbeidersamtaler
  o Mal for personlige og faglige utviklingsmål for ledelsen
  o Metode for kompetanseutvikling i bedrifter
• Stillingsplan med oversikt over ansatte og deres formelle kompetanse
• Opplæringsplan for ansatte
  o Plan for kompetanseutvikling og opplæring for 2011
  o Rutiner – opplæringsprosess for nyansatte
  o Plan for opplæringsprogram for nyansatte
• Program for fagdager 2011
• Fagdokumentasjon
  o Kartleggingsskjema: tilknytning
  o Risikoanalyse: vold og trusler om vold
  o Miljøterapi: miljøterapeuten
  o Om målgrupper og metoder, fra fag dag 17.11.11
• ART
  o Intern organisering
  o Informasjonsbrev om ART
  o Program for ART gruppe våren 2011
• "Perm” fra fagdager
  o Program for IT kurs/opplæring
  o Samling av besvarelser og fremlegg som personalgruppen selv har lagt frem på fagdager i 2010 og 2011
• IT og elektronisk journal
  o Oversikt, skisse – IT infrastruktur for Våre Hjem
  o Journalskriving
• Fagråd og fagperm
  o Mandat for fagråd
  o Innholdsoversikt for fagperm
• HMS, med avtale med bedriftshelsetjeneste og eksempel på vernerunde
• Bibliotekliste

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Underdirektør Jostein Krutvik og rådgiver Torbjørn Løvaas