Rapport fra tilsyn med bemanning og kompetanse ved Villa Vika AS 2011

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med barneverninstitusjonen Villa Vika. Denne rapporten beskriver tilsynet med funn og konklusjoner innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens bemanning og de ansattes kompetanse. Det ble ikke avdekket avvik eller merknad under tilsynet.

Dato: 09.12.2011

lngrid Skjetne
revisjonsleder

Torbjørn Lovaas
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Villa Vika AS i perioden 31.08.2011 - 03.11.2011. Revisjonen inngr som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige forsikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de omr der tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Villa Vika AS er en privat barneverninstitusjon i Malvik kommune. Villa Vika er godkjent for inntil 13 plasser for barn og unge i alderen 6-16 r ved inntak, for plassering utenfor hjemmet med hjemmel i barnevernloven §§ 4-4, 5. ledd, 4-12 og 4-6. Det er godkjent for plassering i alderen 6-18 år ved inntak i avdeling Lertrøveien 1. Plassene fordeler seg på avdelingene Lertrøveien 1med 4 plasser, Lertrøveien 3 med 1 plass, Serinabakken med 2 plasser, Vuluvegen med 4 plasser og Bjørnstad/Vikhammer med 2 plasser, Malvikvegen 1648 med 2 plasser. Furuhaugveien er godkjent som hybelleilighet for selvstendighetstrening hvor barnet opprettholder plassen ved en av institusjonens avdelinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.08.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Apningsmøte ble avholdt 03.11.2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.11.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av institusjonens bemanning og de ansattes kompetanse, jf forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 5.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller merknader ved tilsynet.

Den etterspurte dokumentasjonen fra tilsynet ble framlagt til avtalt tid. Tilsynet har merket seg at de ansatte har en samstemt forståelse av institusjonens målsetning og faglige forankring i arbeidet med barna, jf internforskriftens § 12a. Både dokumentasjon og intervju viser at Villa Vika har lagt betydelig vekt på kompetanseheving hos de ansatte for å tilpasse seg institusjonens målgruppe. I tråd med § 12c i internkontrollforskriften er institusjonen aktiv mht kunnskapsinnhenting og kompetanseheving overfor hele ansattegruppa. Barna synes å være i fokus i alle ledd og i alle deler av arbeidet via en egenevaluering av arbeidet, og systemet for hvordan institusjonen håndterer informasjon fra samarbeidspartnere og pårørende er kjent for de ansatte, jf § 12 g i internkontrollforskriften. De ansatte synes å ha trygghet i arbeidet og trygghet knyttet til håndtering av informasjon, og dette ansees å ha sammenheng med at det framkommer en tydelig og klar beskrivelse av ledernes tilstedeværelse i det faglige og praktiske arbeidet ved institusjonen. Tilsynet viser en entydighet i rutiner og prosedyrer ved institusjonen.

Tilsynets inntrykk er at det jobbes faglig godt ved institusjonen, men at institusjonen kunne hatt en noe tydeligere systematikk i internkontrollen.

6. Regelverk

• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon.
• Forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Prosedyrer/rutinebeskrivelser
• Godkjenningsdokument fra Buf-etat
• Internkontrollsystem
• Bemanning/stillingsplan
• Opplæringsplan
• Turnus

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Plan for tilsynsdagen.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne p pningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torbjørn Løvaas og Ingrid Skjetne