Rapport fra tilsyn med kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Buan Gård barneverninstitusjon 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag. Det ble gitt ett avvik etter tilsynet:

Avvik 1:

Institusjonen har ikke samlet sett en tilfredsstillende internkontroll gjennom sitt styringssystem og sine styringsdokumenter.

Fylkesmannen ønsker ftilsendt en plan for hvordan institusjonen kan rette opp i de påpekte forhold. Planen må vise hvordan institusjonen ønsker å utvikle internkontrollsystemet sitt. Frist for tilbakemelding er satt til: 01.06.2012.

Dato: 28.02.2012

Ingrid Skjetne
revisjonsleder

Torbjørn Løvaas
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Buan Gård barneverninstitusjon i perioden 04.01.2012 - 16.02.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende ar.

Fylkesmannen er gitt myndighet til føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel poppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Buan Gård barneverninstitusjon er en privat institusjon lokalisert i Orkdal kommune. Institusjonen er godkjent for fem barn i aldersgruppen 11 - 16 år ved inntak. Institusjonen er godkjent for plassering etter barnevernlovens §§ 4-4, 5. ledd, 4-12 og 4-6 dersom intensjonen er etterfølgende langtidsplassering.

Institusjonen ligger på en gård med flere bygninger, og som har flere bruksområder i tillegg til gårdsdrift.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.12.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.02.2012.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.02.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

• Institusjonens rutiner for bruk av kroppsvisitasjon av beboere
• Institusjonens rutiner for ransaking av beboernes rom og eiendeler
• Institusjonens rutiner for beslag av farlige gjenstander og rusmidler

5. Funn

Avvik 1:

Institusjonen har ikke samlet sett en tilfredsstillende internkontroll gjennom sitt styringssystem og sine styringsdokumenter.

Observasjoner:

Hva som er grunnlaget for å iverksette kroppsvisitasjon, ransaking og beslag, og hvem som skal fatte beslutningen framstår som samstemt ved institusjonen. Det framkommer derimot usikkerhet og utydelighet i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av kroppsvisitasjon, ransaking og beslag. Institusjonen har skriftlige rutiner som er hentet fra teksten i rettighetsforskriften, men rutiner for gjennomføring av kroppsvisitasjon, ransaking og beslag er lite detaljerte. Det framkommer også usikkerhet/utydelighet hva som skal gjøres med det som beslaglegges, og hvilken rolle politiet har i slike sammenhenger.

Institusjonen har mangelfull opplæring og mangelfulle rutiner på opplæring i aktuelt lovverk og forskrifter, jf internkontrollforskriften § 12b. Det er i stor grad lagt opp til at den enkelte ansatte selv skal sette seg inn i, ha kunnskap om og holde seg oppdatert på aktuelle lover og forskrifter. Gjeldende opplæringsplan for institusjonen er mangelfull. Det er ikke gitt opplæring eller oppdatering i rettighetsforskriften på flere år. Det er heller ikke lagt planer for opplæring eller vært fokus på ny rettighetsforskrift gjeldende fra 01.03.2012. Det er lite systematikk og fokus på evaluering av eget arbeid, jf internkontrollforskriften §12 c, d og e. Det framgår at det er fokus på arbeidet med det enkelte barnet, men i liten grad fokus på hvordan erfaringer i arbeidet med barna kan føre til forbedringer og endringer ved institusjonen. Institusjonens manglende evaluering av eget arbeid kan føre til at det utvikles en privat praksis hos den enkelte, særlig når en er kjent med at det er stor rad av «turnover» i institusjonen, og hele ledelsen ved institusjonen na skiftes ut på nytt.

Fylkesmannen vil påpeke at institusjonen bør iverksette tiltak på følgende områder:

• Gjennomgang av gjeldende internkontroll for å sikre at alle dokumenter er oppdatert og gjeldende i henhold til lov, forskrift og rutiner
• Lage rutiner som sikrer at internkontrollsystemet er oppdatert
• Lage rutiner som sikrer at alle ansatte kjenner gjeldende lov, forskrift og rutiner
• Lage rutiner for å avsløre sårbare punkter i institusjonsdriften
• Lage rutiner for å sikre at tilbakemeldinger om brudd på lov eller rutiner blir fulgt opp og benyttet til utvikling av institusjonen.

6. Regelverk

Lov om barneverntjenester § 5-9, fjerde ledd, bokstav a og b:

«Departementet kan gi forskrifter

a) til utfylling av bestemmelsene foran, herunder om bruk av tvangsmidler,

b) med sikte phindre at rusmidler eller farlige gjenstander bringes inn i institusjonen».

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §14. Kroppsvisitasjon:

«Styrer og stedfortreder kan, ved inntak eller under opphold i institusjonen, bestemme at det skal foretas kroppsvisitasjon ved begrunnet mistanke om at beboeren oppbevarer rusmidler eller farlige gjenstander. Kroppsvisitasjon kan bare omfatte kroppens overflater. Kroppsvisitasjon skal foretas av person av samme kjønn som beboeren.

Dersom beboeren ønsker det, skal kroppsvisitasjon gjennomføres med to ansatte tilstede.

Vedtak om kroppsvisitasjon skal protokollføres og begrunnes. Protokollen skal forelegges tilsynsmyndigheten».

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 16. Ransaking av rom og eiendeler:

«Institusjonens styrer eller stedfortreder kan beslutte at det skal foretas ransaking av beboerens rom og eiendeler ved begrunnet mistanke om at han eller hun oppbevarer rusmidler eller farlige gjenstander. Ransaking kan foretas ved inntak og under oppholdet.

Ransaking av rom og eiendeler skal foretas mens beboeren er tilstede, med mindre dette er uforholdsmessig vanskelig fordi beboeren har forlatt institusjonen uten samtykke, ikke ønskervære tilstede eller lignende.

Vedtak om ransaking av rom og eiendeler skal protokollføres og begrunnes. Protokollen skal forelegges tilsynsmyndigheten».

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 17. Beslaglegging og tilintetgjøring:

«Rusmidler og farlige gjenstander som blir funnet ved inntak eller under opphold i institusjonen, kan beslaglegges, overleveres politiet og tilintetgjøres. Ulovlige rusmidler og gjenstander skal overleveres politiet.

Vedtak om beslaglegging og tilintetgjøring skal protokollføres og begrunnes. Det skal fremghva som er beslaglagt eller tilintetgjort. Protokollen skal forelegges tilsynsmyndigheten».

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Buan gård med:
  - Generelle opplysninger om institusjonen
  - Målgruppe, m lsetting og metodikk
  - Bygning og materielt utstyr
  - Lokalisering
  - Bemanning og kompetanse
  - Oppbevaring av private eiendeler og penger
  - Medisinsk tilsyn og behandling
  - Oppbevaring og behandling av personopplysninger
  - Beboernes medvirkning
  - Internkontroll
• Prosedyrehåndbok
  - Behandlingsprosessen
  - Bygning og materielt utstyr
  - Bemanning og kompetanse
  - Oppbevaring av personlige eiendeler og penge 
  - Medisinsk tilsyn og behandling
  - Oppbevaring og behandling av personopplysninger
  - Rettigheter og bruk av tvang
• Vedleggsoversikt
• Arbeidsinstrukser

Dokumentasjon som ble gjennomg tt under revisjonsbesøket:

• Internkontroll-permen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torbjørn Løvaas
Ingrid Skjetne